预约设置

您可以在“预约设置”中找到所有与预约相关的设置。

1. 启用预约安排

勾选此复选框将启用预约安排,同时为网站用户(您的客户)启用 /book_appointment 路由。您的客户将看到一个门户视图。要了解更多信息,请访问“预约页面”。

2. 客服人员详情

在此部分,您可以添加客服人员的详细信息,例如他们的工作时间和假期。

2.1 时段可用性

您可以在此设置客服人员可用于接待预约的时间。这是按每周的每一天设置的。每一行代表一个连续的时间段,您可以为每周的每一天添加多个条目。

例如,如果您的客服人员周一至周五上午9点到下午5点工作,但下午1:30有半小时午餐休息。您需要为每天创建两个条目:一个从上午9点到下午1:30,另一个从下午2点到下午5点。

2.2 客服人员

这是将自动分配给预约的客服人员列表。一个时间段内可以存在的预约数量也取决于此列表中的员工人数。

2.3 假期列表

您可以在此链接一个[假期列表](https://erpnext.com/docs/v13/user/manual/en/human-resources/holiday-list)以应用于预约安排。如果某天是假期,则不允许在该天安排预约。

3. 预约详情

此部分包含预约本身的详细信息。

3.1 预约时长(分钟)

预约的时长(以分钟为单位)。这用于计算门户网站的预约时间段。更改此设置不会影响更改前已创建的预约。

3.2 通过电子邮件通知

勾选此复选框将在预约当天向预约参与者(即您的员工和客户)发送电子邮件。更改此复选框不会影响更改前已创建的预约。

3.3 可提前预约的天数

这是可以提前预约的天数。如果上面提供的假期列表在此数字计算出的日期之前结束,则预约安排将在假期列表结束之日停止。

4. 成功设置

4.1 成功重定向 URL

这是用户通过门户网站成功创建预约后将被重定向到的 URL。通过桌面界面创建预约时不会发生此重定向。 留空则重定向到首页。此 URL 相对于站点 URL,例如“about”将重定向到“https://yoursitename.com/about”。

新闻简报

新闻通讯是定期发送给特定订阅者群体的电子邮件。

在 CRM 的背景下,它是一种以信息和产品为重点的电子邮件,发送给现有和潜在客户,目的是温和地推动订阅者执行所需操作。

新闻通讯也可以用于向员工、投资者等分享信息。

在发送新闻通讯之前,您需要创建邮件组。

要访问新闻通讯列表,请前往:

首页 > 设置 > 邮件 > 新闻通讯

1. 如何创建新闻通讯

  1. 前往新闻通讯列表并点击新建。
  2. 在“收件人”表格中选择邮件组。
  3. 输入“主题”。
  4. 输入“消息”。
  5. “发布”新闻通讯,使其在网页上可用。
  6. 勾选“发送取消订阅链接”,如果您希望在邮件中包含取消订阅链接。
  7. “发送网页查看链接”将在邮件中包含一个链接,用于在网页上打开新闻通讯。此选项仅在新闻通讯已发布时可见。

以下是收到的包含取消订阅链接和网页打开链接的邮件截图。

2. 功能特性

2.1 创建订阅者组

您可以通过将订阅者分组到不同的邮件组中来管理他们。

您可以在新闻通讯的“收件人”表格中选择多个邮件组。

2.2 定时发送

您可以选择在未来的任何日期时间发送新闻通讯,通过按小时步长指定时间。

2.3 发送给订阅者前测试新闻通讯

新闻通讯准备好后,您可以提供一个“测试邮件地址”,然后点击“测试”。

您可以查看测试邮件中收到的新闻通讯,进行验证,然后通过点击“发送”将其发送给所有订阅者。

邮件组

邮件组是一个订阅者邮箱地址列表,用于向这些地址发送新闻简报。

您可以通过将订阅者分组到不同的组中来管理他们。

您可以根据现有客户和潜在客户所在的地区或他们感兴趣的产品,将他们分组。您也可以将所有员工的邮箱地址分组,以便与他们共享信息。

要访问邮件组列表,请前往:

首页 > 设置 > 邮件 > 邮件组

1. 如何创建邮件组

  1. 前往邮件组列表,点击“新建”。
  2. 输入“标题”。
  3. 点击“保存”。
  4. 点击“操作” > “添加订阅者”。
  5. 输入邮箱地址。
  6. 点击“添加”。

2. 功能特性

2.1 从业务记录中导入邮箱地址

您可以从现有的业务记录中导入邮箱地址。

点击“操作” > “导入订阅者”,然后选择一个业务记录,例如“潜在客户”。点击“导入”,所有在该记录邮箱字段中填写的邮箱地址都会被导入。

2.2 邮件模板

您可以为邮件组指定确认邮件和欢迎邮件的模板。确认邮件用于确认某人订阅了您的新闻简报。当此人确认订阅后,会发送欢迎邮件。

确认邮件模板: 此邮件模板用于替换订阅新闻简报时发送的默认模板。当有人在邮件组网站上订阅时,会通过此模板生成并发送确认邮件。
欢迎邮件模板: 每当订阅者在确认后被添加到邮件组时,系统都会向他们发送此处设置的邮件模板。

邮件营销活动

邮件营销活动是一组按照特定时间表发送给潜在客户或联系人的协调邮件。

邮件营销活动仍然是接触您的客户、联系人或潜在客户并保持他们参与度的最有效方式之一。例如,您可以设置邮件营销活动来向客户介绍您的产品,每封邮件都揭示您产品的一个有趣功能。

要创建邮件营销活动,请前往:

首页 > 客户关系管理 > 营销活动 > 邮件营销活动

1. 前提条件

在创建和使用邮件营销活动之前,需要先创建以下内容:

  • 营销活动
  • 潜在客户 或 联系人 或 邮件群组

2. 如何创建邮件营销活动

  1. 前往邮件营销活动列表,点击新建。
  2. 选择您要为其设置邮件营销活动的营销活动。
  3. 设置邮件营销活动的“开始日期”。
  4. 在“邮件营销活动对象”中,选择您是要为潜在客户、联系人还是邮件群组设置邮件营销活动,以便发送给多个邮件联系人。
  5. 在“收件人”中,选择您要为其启动邮件营销活动的相应潜在客户、联系人或邮件群组。
  6. 在“发件人”中,选择系统中应作为邮件发件人的用户。
  7. 保存

上述邮件营销活动是针对以下营销活动的:

注意:营销活动中的 发送时间(天数) 字段指定了相对于邮件营销活动的 开始日期 发送邮件的日期。请注意上述邮件营销活动中的“结束日期”。它是“2019年7月26日”,即“开始日期”“2029年7月22日”之后的4天,因为营销活动时间表在第4天结束。

2.1 为一个营销活动创建多个邮件营销活动

您还可以通过营销活动仪表板,为同一营销活动的不同潜在客户或联系人创建新的邮件营销活动。

  1. 前往您要为其创建邮件营销活动的营销活动。
  2. 点击邮件营销活动前面的 +,为该营销活动创建一个新的邮件营销活动。

3. 功能特性

3.1 关联沟通记录

当邮件发送给相应的潜在客户或联系人时,沟通记录会关联到邮件营销活动文档。您可以查看文档中所有已发送的邮件。

3.2 取消订阅邮件营销活动

如果潜在客户或联系人不想继续接收有关该营销活动的邮件,他/她可以通过邮件中附带的取消订阅链接取消订阅邮件营销活动。

当潜在客户或联系人取消订阅时,邮件营销活动文档的状态会变为“已取消订阅”。

3.3 在邮件模板中使用潜在客户或联系人字段

邮件模板包含您在“邮件营销活动对象”字段中指定的文档上下文。如果您想在邮件模板中显示潜在客户或联系人文档中的字段,您需要使用 doc.fieldname 来实现。 例如,如果“邮件营销活动对象”是“联系人”,您可以在邮件模板中将联系人的“名字”提及为 doc.first_name,如下所示:

那么发送的邮件将如下所示:

3.4 状态指示

状态表示邮件营销活动的阶段,各种状态包括:

  • 已计划:当邮件营销活动尚未开始,但已安排在未来的“开始日期”。
  • 进行中:在营销活动的“开始日期”和“结束日期”之间,活动将被标记为“进行中”。
  • 已完成:在营销活动的“结束日期”之后,状态将更改为“已完成”。
  • 已取消订阅:当潜在客户或联系人取消订阅该营销活动时。

  1. 营销活动
  2. 潜在客户
  3. 联系人

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每周自动转发

ERPNext 中库存估价错误的自动重过账


1. 这是什么功能?

有时,针对某个物料的库存价值可能会变得不正确。这通常发生在针对同一物料和仓库的多笔库存交易在非常接近的时间(或回溯日期)内录入时,系统最终从错误的较早交易中计算了库存价值。

当这种情况发生时:

  • 您报表中显示的库存价值与应有值不匹配,或者
  • 库存价值与会计价值(总账中的库存分类账)不再一致。

通常,修复此问题意味着需要有人打开相关报表,找出错误的条目,并手动触发“重过账”来重新计算它们。

此功能可自动完成此清理工作。一旦您启用它,系统会每周检查您的库存,并在发现当前会计年度中存在不正确的价值时,自动重过账受影响的物料以进行纠正——无需手动操作。


2. 什么时候应该使用它?

如果您的业务符合以下任何情况,请启用此功能:

  • 您录入大量库存交易,尤其是针对相同物料和仓库的许多交易。
  • 您经常进行回溯日期或更正性的库存录入。
  • 您之前曾在库存分类账差异报表或库存与账户价值比较报表中发现不匹配,并且不得不手动修复。
  • 您希望库存价值与会计价值保持对账一致,而无需每周有人检查。

在以下情况不应依赖它:

  • 如果您只有少量库存交易,并且很少看到估价问题,您可能不需要它(您仍然可以为了安心而启用它——如果没有需要修复的问题,它什么也不做)。
  • 它不能替代正确的设置。如果底层配置错误(请参阅第6节),该功能会告知您,而不是静默地重过账。

3. 它具体检查和修复什么?

每周,系统会针对每个公司查看两个标准报表:

报表 它捕获的问题
库存分类账差异 库存数量/价值在内部变得不一致的物料(“错误的先前交易”问题)。
库存与账户价值比较 其中库存价值与过账到库存科目的会计价值不匹配的凭证。

对于在当前会计年度内发现的任何问题,它会自动创建一个重过账来重新计算并纠正这些价值。

重要提示:它仅对当前会计年度进行操作。较早的期间被有意保留不变(这些期间通常已结账/审计,重过账可能会干扰已定案的账目)。如果您需要更正以前的年度,请手动且有目的地进行。


4. 如何启用(分步指南)

  1. 在搜索栏中,转到库存重过账设置。
  2. 找到错误估价的自动重过账部分。
  3. 勾选复选框“自动重过账不正确的估价条目(每周)”。
  4. 保存。

就这样。该功能默认关闭,因此在您勾选此框之前不会发生任何事情。一旦勾选,它会在后台每周自动运行一次——您无需手动启动它。

要再次关闭它,只需取消勾选该框并保存。


5. 运行后会发生什么?

  • 系统会静默地为需要更正的物料/凭证创建重过账物料估价条目。这些在后台运行并更新库存价值。
  • 您可以通过打开重过账物料估价列表来查看已重过账的内容。
  • 它被设计为可以安全地重复运行:对于已经在更正中的内容,它不会创建重复的重过账。

您通常不需要做任何事情——更正后的价值会在重过账完成后直接显示出来。


6. 它无法自行修复的一件事——以及您如何知道

某些不匹配并非由计算顺序引起,而是由设置错误引起:仓库链接到了错误类型的科目。

要使库存会计正常工作,仓库必须链接到一个科目类型为“库存”的科目。如果仓库指向了其他类型的科目(例如普通的费用或应收科目),那么无论重过账多少次,价值也永远不会匹配——问题出在配置上,而不是计算上。

当该功能检测到这种情况时,它不会浪费时间重新过账。相反,它会向系统管理员发送通知,描述以下内容:

  • 受影响的凭证,
  • 涉及的仓库,以及
  • 设置错误的科目。

收到此通知后应如何处理:

  1. 打开消息中提到的仓库。
  2. 检查与该仓库关联的科目。
  3. 确保该科目的科目类型为“库存”(或将仓库链接到正确的库存科目)。
  4. 保存。下一次每周运行(或手动重新过账)即可对账数值。

7. 须知事项(限制与提示)

  • 日记账分录永远不会自动重新过账。 ERPNext 不会重新过账日记账分录,因此,如果手动对库存科目创建了日记账分录,由此产生的任何库存/科目差异将不会被此功能处理。请手动审核并更正。
  • 仅限当前会计年度。 较早的期间会被有意跳过。
  • 每周运行一次。 这是一个计划性的清理任务,而非即时修复。如果您需要紧急更正,仍可以像以前一样手动触发重新过账。
  • 大型公司: 每周检查会检查每个物料-仓库组合,因此在非常大的数据库上,它会作为后台任务运行,可能需要一些时间——这是正常的,不会影响日常工作速度。
  • 通知可能会重复: 如果配置错误的仓库科目未修复,您可能会在接下来每周的运行中收到相同的通知,直到问题被纠正为止。

8. 快速常见问题解答

问:它会在不告知我的情况下更改我的科目或库存吗?
它会通过重新过账(这是 ERPNext 重新计算库存价值的标准、受支持的方式)来更正库存估值。它仅对当前年度中确实错误的条目进行操作。对于配置问题,它会发出通知,而不是更改任何内容。

问:永久启用此功能安全吗?
是的。当没有问题时,它只会发现无事可做,从而不执行任何操作。

问:我能看到它做了什么吗?
可以——请查看重新过账物料估值列表,以查看已创建的重新过账记录。

问:我开启了此功能,但没有任何反应。
它按每周计划运行,而不是立即执行。此外,如果您的库存值已经正确,它就没有任何操作可执行。

问:谁会收到“错误科目”通知?
拥有系统管理员角色的用户。

销售退货

要在 ERPNext 中处理来自现有销售发票的销售退货,打开原始已提交的发票,点击“创建”>“退货”,并将物料数量设置为负数。保存并提交以冲销会计分录、生成贷项通知单并更新库存。

分步退货流程

按照以下工作流程轻松处理客户退货:

  1. 找到发票:前往销售发票列表,打开客户退货所对应的原始已提交销售发票。
  2. 发起退货:点击发票右上角的 创建 按钮,然后选择 退货。
  3. 调整数量:系统会生成一张新的销售发票/退货草稿。将退货物料的 数量 字段更新为负值。如果只退回部分数量,请编辑负数以反映具体的退货数量。
  4. 更新库存:如果退货商品实际退回仓库,请确保勾选 更新库存 复选框。您可能需要指定正确的 仓库、批次号 或 序列号。
  5. 保存并提交:核对费率、税费和客户详细信息,然后点击 保存 和 提交。

提交后,ERPNext 将自动创建贷项通知单,以贷记客户的应收账款余额、借记相应的收入或税务科目,并增加您的库存余额。

合同

合同是供应商与客户之间关于销售产品或服务的具有法律约束力的协议。

合同具有法律执行力,因为它符合法律的要求和批准。协议通常涉及商品、服务、金钱或其中任何一项的承诺的交换。

要访问合同列表,请前往:

首页 > 销售管道 > 合同

1. 如何创建合同

  1. 前往合同列表,点击新建。
  2. 选择客户。
  3. 输入合同条款。也可以创建模板以便轻松获取条款。
  4. 保存。

当事人用户:您公司中与客户联系的员工。

1.1 状态

  • 未签署:合同尚未由客户签署。
  • 有效:合同已签署,并在合同期内有效。
  • 无效:合同已超出合同期,不再有效。

2. 功能

2.1 合同期

合同有效的开始和结束日期。

2.2 签署人详情

当勾选“已签署”复选框以表示客户已签署并接受合同时,此部分将显示。

  • 签署人:输入签署合同的人员姓名。
  • 签署日期:合同签署的日期。

2.3 合同详情

在合同条款字段中输入合同条款。您可以创建合同模板,并选择该模板以获取合同条款。

2.4 履行详情

如果合同要求供应商(您方)履行某些义务,则可以在履行条款表中记录相关详情。

  • 要求:输入需要履行的要求。例如,“安装”。
  • 备注:可以在此处输入关于要求的任何备注。

2.5 合同模板

合同模板是合同的标准大纲,不包含具体细节。您可以通过以下方式创建新模板:

首页 > 客户关系管理 > 合同模板

您可以使用 Jinja 创建模板。例如:

The parties enter into this contract on {{ start_date }}.

当您使用此模板创建新合同时,{{ start_date }} 会被替换为输入到同名字段中的日期。

2.6 参考

如果合同可以链接到 ERPNext 中的交易。选择交易类型和具体交易。可以链接的文档包括:

  • 报价单
  • 项目
  • 销售订单
  • 采购订单
  • 销售发票
  • 采购发票

  1. 报价单
  2. 采购订单
  3. 销售订单
  4. 采购收货单
  5. 交货单
  6. 销售发票
  7. 采购发票

销售阶段

销售阶段表示商机在销售周期中所处的层级。

通常,高价值交易在成交前会经历多个阶段。您需要在一段时间内培育高价值商机,才能成功完成销售。

您可以创建销售阶段,并在每个商机中选择其所处的阶段,随着商机的培育不断更新。这有助于您概览每个阶段中有多少商机。

要访问销售阶段,请前往:

首页 > 客户关系管理 > 设置 > 销售阶段

  1. 如何创建销售阶段

  1. 前往销售阶段,点击新建。
  2. 输入阶段名称。

系统允许您维护不同销售阶段的列表。

预约

预约是指潜在客户与贵公司员工之间预先安排的会面。

预约文档类型可用于安排和管理与潜在客户或商机的互动。

要访问预约列表,请前往:

首页 > CRM > 销售管道 > 预约

1. 前提条件

  1. 预约设置
  2. 节假日列表
  3. 员工
  4. 潜在客户
  5. 电子邮件

2. 如何创建预约

  1. 前往预约列表,点击新建
  2. 选择预约的预定时间
  3. 输入客户详细信息
  4. 在关联文档中,如果您已为该客户创建了潜在客户,可以在此处设置。否则,系统将根据上一步的客户详细信息自动创建一个新的潜在客户。
  5. 保存。

2.1 通过网站创建预约

您的客户/潜在客户可以使用网页 yoursitename.com/book_appointment 创建预约。

首先,他们需要设置日期和时间。

然后,添加更多详细信息:

系统会将客户电子邮件与系统中的潜在客户进行匹配,如果找到匹配项,则会将其与文档关联。 如果未找到潜在客户,则预约将被标记为“未验证”,并向客户发送一封电子邮件以确认其邮箱地址。

3. 功能特性

3.1 自动分配

预约会根据预约设置中的 Agents 列表自动分配给员工。系统会分配当天预约数量最少且预定时间空闲的客服人员来处理该预约。

3.2 电子邮件确认

如果系统中没有匹配的潜在客户,系统将向预约中的电子邮件地址发送一封邮件,以确认该邮箱地址是否有效。确认后,系统将同时创建一个新的潜在客户和该预约。