付款分录是表明已为发票付款的记录。
付款分录可以针对以下交易进行。
- 销售发票
- 采购发票
- 销售订单（预付款）
- 采购订单（预付款）
- 费用报销
- 内部转账
在 ERPNext 中，用户可以通过两种方式记录付款：
以下是帮助理解流程的图表：
销售流程：
采购流程：
要访问付款分录列表，请前往：
首页 > 会计 > 应收/应付账款 > 付款分录
- 前提条件
也可以直接创建付款分录，之后再关联到订单/发票。在创建和使用付款分录之前，建议先创建以下内容：
- 客户
- 供应商
- 银行账户
如果您遵循销售/采购流程，则需要以下内容：
- 销售订单（预付款）
- 采购订单（预付款）
- 销售发票
- 采购发票
设置：
会计科目表
公司（用于默认账户）
如何创建付款分录
在提交可以创建付款分录的单据时，您会在创建按钮下找到付款选项。
- 更改过账日期。
- 付款类型将根据您来源的交易自动设置。类型包括“收款”、“付款”和“内部转账”。
- 参与方类型、参与方、参与方名称将自动获取。
- 付款账户和收款账户将根据公司表单中的设置自动获取。
- 付款金额将从发票中获取。
- 保存并提交。
2.1 手动创建付款
手动创建的付款分录不会关联任何订单/发票。通过这种方式进行的付款将记录在客户/供应商的账户中，以后可以使用付款对账工具进行对账。
前往付款分录列表，点击新建。
选择参与方类型以及相应的客户/供应商。
选择付款银行账户/现金账户和收款银行账户/现金账户。如果是银行转账，请输入支票号码和日期。
输入付款金额。
保存并提交。
功能特性
3.1 设置付款方式
付款方式：输入此项有助于根据使用的付款方式对付款分录进行分类。付款方式可以是银行、现金、电汇等。
提示：在付款方式主数据中，可以设置默认账户。此默认付款账户将自动填入付款分录。
3.2 付款方/收款方
- 参与方类型：可以是客户、供应商、员工、股东、学生或非政府组织成员。
- 参与方：进行付款分录的具体参与方。
- 参与方名称：参与方的名称，自动获取。
- 公司银行账户：您公司的银行账户。
- 参与方银行账户：参与方的银行账户。
- 联系人：如果参与方是一个组织，可以在此处存储联系人。
3.3 账户
- 参与方余额：当前付款分录中来自客户或供应商发票的应收或应付总金额。已付金额为正数，如果支付了预付款，则为负数。
- 付款账户：提交付款时，将从该账户扣除金额。
- 收款账户：提交付款分录时，金额将添加到的会计科目表账户。
- 账户货币：这些账户的货币将根据账户设置自动获取，无法在此处编辑。要了解有关多货币交易的更多信息，请访问此页面。
- 账户余额：所选账户所有发票的总余额。
付款金额：此字段显示当前付款分录的总金额。
注意：创建付款分录时，默认银行账户将按以下顺序获取（如果已设置）：
- 公司表单
- 付款方式默认账户
- 客户/供应商默认银行账户
- 在付款分录中手动选择
3.4 参考
获取未结发票
此功能可用于通过一个付款分录向多张销售发票付款。创建新的付款分录时，点击获取未结发票按钮或获取未结订单按钮，系统将自动获取该参与方的所有未结发票和未结订单。您需要输入“付款金额”才能看到此按钮。在此处，可以选择日期范围和要获取的发票。
如果该方尚未全额付款，请在“已分配”字段中输入已支付的金额。
如果为客户创建付款分录，付款金额将分配给销售发票。同样，为供应商创建付款分录时，付款金额将分配给采购发票。
付款参考表
- 类型：付款是针对销售订单、销售发票还是日记账分录。
- 名称：在此处获取/选择特定的交易 ID。
- 总金额：该行中一张发票/日记账分录的总金额。
- 未结金额：此发票应收/应付的金额。
- 已分配：如果已付金额小于发票金额，则仅将已付金额分配给付款分录中获取的发票。付款可以分期进行，例如，如果有三张金额分别为 20、20、20 的发票，已付金额为 60，则此已付金额将平均分配。也可能涉及付款条款。
什么是未分配金额？
在 ERPNext 中创建付款分录时，如果已付金额大于发票总金额，则多余金额将存储在客户/供应商的账户中。因此，此金额当前处于“未分配”状态。未分配金额可用于未来的发票。
例如，您创建了一张总额为 1,000 的销售发票，客户支付了 1,500。将来为此客户再次创建一张 1,000 的发票时，可以使用之前多付的 500。
3.5 扣减或损失
当针对发票创建付款分录时，实际已付金额与发票未结金额之间可能存在差异。此差异可能是由于四舍五入错误或货币汇率变动造成的。您可以在此处设置一个账户，用于记录此差异金额。
损失/扣减可以核销。让我们看一个例子：已付金额为 25，但已分配金额为 30，因为根据发票应收取 30。在这种情况下，“差异金额”将为 5。此差异金额可能由于折扣或货币汇率而产生。要提交付款分录，差异金额必须为 0。这可以通过使用生成差异分录按钮进行调整。该金额将在核销账户中调整。
3.6 核销
当已付金额小于已分配金额时，会发生核销。即，剩余金额被视为杂项费用损失或不会支付。这被视为损失。
3.5 提交后
保存并提交付款分录。提交后，发票中的未结金额将更新。
如果付款分录是针对销售订单或采购订单创建的，则其中的“预付款”字段将更新。当针对这些交易创建发票时，付款分录将自动更新到该发票中，以便您可以针对预付款分录分配发票金额。
对于收款，账户过账将按如下方式进行。
对于付款：
- 其他情况
4.1 多币种付款分录
如果您希望以外币维护应收/应付账户，则创建外币（与公司币种不同）账户，并将其链接到对方账户。例如：
ERPNext 允许您以多种币种维护账户和开票。如果发票以对方币种开具，则发票中也会输入公司本位币与对方币种之间的货币汇率。
注意：需要创建单独的债务人/债权人账户，并在销售发票/订单中选择该账户，以便货币汇率正常工作。例如，如果客户来自美国，请创建一个名为“美国债务人”的应收账户。
当针对该发票创建付款分录时，将获取当前汇率，但您可以在付款时设置货币汇率以匹配您的记录。
点击设置汇兑损益按钮，自动添加一行以核销差异金额。
由于货币汇率不断波动，可能导致付款金额与发票总额存在差异。此差异金额可以记录在汇兑损益金额中。
也可以通过创建新的付款分录来独立于发票进行付款。
要了解有关管理多币种交易的更多信息，请访问此页面。
4.2 内部转账
内部转账用于同一公司账户之间的资金转移。例如，如果来自美国的客户使用 PayPal，将资金从 PayPal 转移到银行账户可视为内部转账。
以下内部转账可以通过付款分录进行管理。
- 银行 – 现金
- 银行 – 银行
- 现金 – 现金
- 现金 – 银行
4.3 管理不同的付款场景
对于未付发票，未结金额 = 总计。创建付款分录时，未结金额的值将减少。
在大多数情况下，除了零售销售外，开票和付款是独立的活动。付款方式有多种组合。这些情况同时适用于销售和采购。
- 可以预付（100%提前支付）。
- 发货后付款。可以在交货时或交货后几天内支付。
- 部分预付，部分在交货时或交货后支付。
- 可以针对多张发票一起付款。
- 可以针对多张发票一起预付（并可以分摊到各张发票）。
ERPNext 允许您管理所有这些场景。所有会计分录（总账分录）都可以针对销售发票、采购发票或预付款的付款分录进行（在特殊情况下，也可以通过销售发票生成发票）。
针对某张发票的未结清总额，是“针对”（或关联到）该发票的所有会计分录的总和。这样，您可以在付款分录中合并或拆分付款，以管理各种场景。
4.4 付款分录与日记账分录的区别
使用日记账分录需要理解哪个账户将被借记或贷记。在付款分录中，这些由后台管理，因此对用户来说更简单。
付款分录在管理外币付款方面更高效。
可以使用支票打印格式从付款分录中打印支票。
日记账分录仍可用于：
- 更新账户的期初余额。
- 固定资产折旧分录。
- 在没有实际付款的情况下，调整销售发票的贷项通知单和采购发票的借项通知单。
相关主题
- 付款请求
- 付款条款
- 销售发票
- 采购发票