分类： 数据管理

当您想要删除某个公司的交易记录，同时保留公司设置和主数据时，请在“公司”表单上使用删除交易记录功能。这在测试、演示数据录入或示例导入之后，当您希望开始录入真实交易记录而无需重新创建所有主数据时非常有用。

此操作会清除所选公司的交易数据。它不会删除公司、客户、供应商、物料、科目、仓库、成本中心或其他设置记录等主数据。

开始之前

• 在删除交易记录之前，请进行完整备份。此操作具有破坏性，除非从备份中恢复，否则应视为不可逆。
• 仅在您确定不再需要所选公司的交易记录时使用此功能。
• 确保在删除操作运行期间，没有用户正在为该公司创建或提交新的交易记录。
• 如果该公司已用于实际会计记账，请在删除数据前导出所需的分类账和报表。
• 确保您以拥有删除公司交易记录权限的用户身份登录。

会被删除的内容

ERPNext 会删除与所选公司关联的交易记录。这可能包括属于该公司的会计、库存、采购、销售、付款、制造和其他交易单据。

具体删除哪些记录取决于您站点中使用的模块以及为该公司创建的交易记录。

不会被删除的内容

主数据和设置记录会被保留。例如，仅因公司交易记录被删除，以下记录不会被删除：

• 公司
• 客户
• 供应商
• 物料
• 科目
• 仓库
• 成本中心
• 区域、客户组、供应商组和物料组

这使您可以保留公司的结构，并在交易记录清除后重复使用相同的主数据。

删除公司的交易记录

步骤 1：打开公司列表

从工作台搜索栏搜索公司，或从会计工作区打开公司列表。

步骤 2：打开公司记录

选择您要删除其交易记录的公司。在继续操作前，请仔细检查公司名称。

步骤 3：选择删除交易记录

在公司表单上，打开管理并点击删除交易记录。

步骤 4：验证您的密码

ERPNext 会要求您在继续操作前验证密码。仅当您确定已选择正确的公司并已进行备份时，才输入密码并点击验证。

验证后，ERPNext 会开始删除所选公司的交易记录。在删除过程中，请勿关闭站点或为该公司创建新的交易记录。

删除之后

• 打开关键交易列表，例如销售发票、采购发票、付款单、日记账分录、库存分录和销售订单，确认该公司的交易记录已被移除。
• 检查该公司的会计和库存报表，确保余额已按预期清除。
• 在创建新交易记录之前，审查保留的主数据，例如客户、供应商、物料、科目和仓库。
• 如果您计划开始全新的会计记账，请在录入新单据前验证期初余额、库存余额和会计年度设置。

何时使用此功能

当您希望保留设置和主数据，但移除某个公司的交易历史记录时，请使用此工具。常见示例包括演示数据清理、测试清理以及为已配置好的公司投入实际使用做准备。

何时不应使用此功能

• 请勿将其用作实际运营公司的常规数据清理工具。
• 当您只需要取消或冲销几个特定的交易记录时，请勿使用此功能。
• 如果您需要在同一站点内保留已删除交易记录的审计跟踪，请勿使用此功能。
• 在没有您知道可以恢复的备份的情况下，请勿使用此功能。

常见问题

• 交易记录仍然可见： 检查这些记录是否属于另一家公司，或者它们是否是主数据记录而非交易记录。
• 余额未清除： 重新检查所选公司的关联交易记录和报表。同时验证期初余额或库存余额是否已单独录入。
• 权限错误： 您的用户可能没有运行删除工具的权限。请系统管理员或管理员审查您的访问权限。
• 选错了公司： 如果错误地删除了另一家公司的交易记录，请立即停止并从备份中恢复。

推荐做法

在重要站点上使用此功能之前，先在测试站点上恢复最近的备份并在此运行删除操作。检查结果，确认所需的主数据仍然存在，然后仅在您对结果有信心时，再在主站点上重复该过程。

当您需要从电子表格中批量更新大量已有的 ERPNext 记录时，请使用数据导入功能。这对于修正字段值、补充缺失信息或在不逐个打开文档的情况下对多条记录应用相同更改非常有用。

批量覆盖会更新现有记录。当您选择更新现有记录时，它不会为每一行创建新记录。

开始之前

• 在进行更改之前，先导出或下载现有数据，以便有回滚参考。
• 在更新大量列表之前，先用少量记录测试导入。
• 在文件中保留记录标识列，例如 ID 或 name。ERPNext 使用它来查找要更新的记录。
• 只保留您想要更新的列以及必需的标识列。删除不必要的列，以减少覆盖错误字段的可能性。
• 在导入之前检查必填字段和链接字段。无效的值将阻止这些行导入。

步骤 1：打开数据导入

1. 从数据工作区转到数据导入，或搜索数据导入。
2. 点击添加数据导入。
3. 选择您想要更新的文档类型。

步骤 2：选择更新现有记录

1. 在导入类型中，选择更新现有记录。
2. 保持启用不发送电子邮件，除非您有意发送更新通知。
3. 仅当导入的文档应在更新后立即提交时，才使用导入后提交。

步骤 3：准备导入文件

1. 为所选文档类型下载或准备一个电子表格。
2. 保持记录标识列不变。
3. 在您想要覆盖的字段中输入新值。
4. 删除不应更改的行。
5. 根据导入屏幕选项，将文件保存为 CSV 或 Excel 格式。

如果某个字段不应更改，请将该列从导入文件中移除。这比保留带有陈旧值的额外列更安全。

步骤 4：上传并验证

1. 将准备好的文件上传到数据导入记录。
2. 启动导入预览或验证。
3. 仔细检查行错误。如果 ERPNext 报告缺少链接、值无效或权限问题，请修正文件并重新上传。
4. 仅在预览看起来正确后才启动导入。

哪些内容会被覆盖

ERPNext 会更新上传文件中存在的字段，以匹配记录。匹配基于文件中的文档标识符。对于链接字段，导入的值必须与现有的链接记录匹配。

常见问题

• 未找到记录：检查 ID 或名称列是否存在，并且包含确切的现有文档 ID。
• 链接验证失败：链接字段中的值不存在或拼写错误。
• 缺少必填字段：必填字段为空，或者被空值覆盖。
• 权限错误：您的用户角色没有更新所选文档类型或字段的权限。

推荐做法

对于重要记录，首先在少量样本上运行更新。验证结果后，再分批导入剩余行。保留原始导出文件和最终导入文件，以备审计之用。

问题： 我只需要导出特定会计年度的销售发票。

回答：

系统允许您使用任意筛选条件组合（包括日期范围），从列表视图或报表视图中提取数据。

列表视图

报表视图

个人数据删除工具允许用户删除其账户，并匿名化用户在使用 ERPNext 过程中生成的所有个人身份数据。也就是说，个人身份信息将被随机化处理。这包括您用户账户中的个人身份数据，例如：用户名、全名、出生日期、电话号码、手机号码、位置、兴趣、个人简介、电子邮件签名、电子邮件、联系人、地址、通讯记录等。它还包括来自潜在客户和商机的数据，以及您保存的详细信息，如电话号码、手机号码、传真、网站和姓名。

但是，这不包括法律要求企业必须保留的数据。

如何请求删除账户

1. 要开始删除用户账户和个人身份数据，您需要在 URL 字段中访问 [主机名]/request-for-account-deletion（例如 example.erpnext.com/request-for-account-deletion）。
2. 输入与您的 ERPNext 账户关联的电子邮件。提交请求后，您将收到一条成功响应。
3. 系统将向与该用户关联的电子邮件地址发送一封包含验证链接的邮件，用于删除数据。
4. 用户点击验证链接后，将显示一条确认消息。

删除用户个人数据的工作原理

删除数据的请求记录在文档类型“个人数据删除请求”中。

此文档类型维护三种状态，以完成用户数据的删除流程。

待验证

此状态表示用户已通过网页表单请求删除数据。但是，此请求的验证仍在等待中。从搜索栏中搜索“个人数据删除请求”。

待批准

这表示用户已通过电子邮件验证了请求。这将为系统管理员启用“删除数据”选项。

已删除

这表示系统管理员已点击“删除数据”按钮。这意味着用户的个人身份数据已被匿名化。

设置个人数据删除请求的服务级别协议

您还可以通过网站设置来设置个人数据删除请求的服务级别协议。这将显示在网页表单描述中。

• 前往网站设置
• 滚动到名为“账户删除设置”的部分
• 在账户删除服务级别协议（天数）字段中，设置用户请求账户删除将在多少天内得到处理。
• 如果您启用在我的账户页面显示账户删除链接，该表单链接将对网站“我的账户”页面上的用户可见。

个人数据下载工具使用户能够自动下载他们在使用 ERPNext 期间生成的所有个人数据。这包括来自您用户账户的个人身份信息，例如：用户名、全名、出生日期、电话号码、手机号码、位置、兴趣、个人简介、电子邮件签名、电子邮件、联系人、地址、通信记录等。它还包括来自潜在客户和商机的数据，以及您保存的详细信息，如电话号码、手机号码、传真、网站和姓名。

如何请求用户数据下载

1. 要开始下载数据，用户必须登录并在网址字段中访问 [主机名]/request-data（例如 erpnext.com/request-data）。
2. 提交请求后，您将收到成功响应。
3. 系统将向与用户关联的电子邮件地址发送一封包含数据下载链接的电子邮件。可供下载的文件格式为 JSON。

个人数据下载请求文档类型

该请求也会记录在“个人数据下载请求”文档类型中，通过电子邮件发送给用户的文件链接也会附加到该文档上。从搜索栏中搜索“个人数据下载请求”。

ERPNext 允许您删除与某个公司关联的所有交易记录，例如销售发票、销售订单、付款凭证等，同时保留主数据不变。

通常，用户会先设置好所有主数据，然后创建一些测试记录来试用或探索系统。之后，他们希望删除这些测试记录并重新开始。

交易删除记录

此功能允许您删除指定公司关联的所有记录，但 排除文档类型 表格中列出的文档类型除外。

如果您确实想要清除交易记录，请按照以下步骤操作。但请注意，已删除的交易记录无法恢复。

1. 创建一个新的“交易删除记录”文档。
2. 输入您要删除记录的公司名称。
3. 根据需要修改“排除文档类型”表格。
4. 保存并提交。

摘要 表格会显示已删除记录的文档类型名称以及已删除的记录数量。

删除交易记录

1. 前往 首页 > 会计 > 公司 并找到您的公司。
2. 在右上角的 管理 下，您会找到 删除交易记录 按钮。
3. 输入您的密码。
4. 输入公司名称以确认。

这将在交易删除记录文档类型中提交一条记录。

重命名单个文档

您可以通过进入 菜单 > 重命名 来重命名 ERPNext 中的文档。只有拥有所需权限的用户才能看到此选项。

重命名工具

或者，使用 重命名工具，您可以一次性更正或更改多个文档 ID。您一次最多可以重命名 500 条记录的 ID。

假设您发现手动命名规则导致库存报告过于冗长。您需要将 500 个旧物料代码转换为新的命名标准。现在要重命名这些物料：

步骤 1：创建电子表格

在电子表格文件中，将旧物料 ID 输入第一列，新物料 ID 输入第二列。将电子表格文件保存为不带标题的 .csv 格式。

步骤 2：上传数据文件

要上传数据文件，请在搜索栏中搜索“重命名工具”。

选择要重命名的文档类型。此处，文档类型应为“物料”。然后浏览并上传数据文件，点击“重命名”。

“批量重命名作业”会显示每个条目的处理进度，从排队状态到完成或失败。

合并文档

您还可以通过重命名来合并文档。例如，如果您有一个名为“张三”的客户和一个名为“张三1”的重复客户，您可以进入其中任何一个，点击“菜单 > 重命名”，然后勾选“与现有合并”复选框。这将合并两个文档的所有关联文档。

要使用重命名工具批量执行此操作，请将“合并”列更改为“1”或“TRUE”，然后上传此文件以触发重命名。

批量更新允许您一次性更新某个文档类型中所有文档的特定字段。

要访问批量更新，请前往：

首页 > 批量更新

假设您有20份报价单，其中都选择了“所有地区”，现在您想将地区更改为“法国”。无需手动逐一更新每份报价单，您可以使用批量更新一次性更新所有20份报价单。

操作步骤如下：

1. 前往批量更新。
2. 选择文档类型，例如“报价单”。
3. 选择要更新的字段，例如“地区”。
4. 输入一个有效的新值用于更新。
5. 输入任何适用的条件，例如：{“status”:”Draft”} 将仅影响处于“草稿”阶段的文档。
6. 选择限制数量，即要更新的文档（报价单）数量。
7. 点击“保存”。

在 ERPNext 中，您可以手动下载数据库备份。

要获取最新的数据库备份，请前往：

首页 > 下载备份

可供下载的备份每八小时更新一次。点击链接即可在指定时间下载备份。

如果您想设置一次可供下载的备份数量，请点击“设置备份数量”，这将导航至“系统设置”，您可以在其中设置数量。

备份完成后下载备份

下载文件备份

点击“下载文件备份”将发送一封电子邮件，其中包含私人和公共文件的备份链接。必须配置电子邮件才能使用此功能。

获取备份加密密钥

要获取备份加密密钥，请点击指定按钮。在系统密码验证通过后，系统将为您提供加密密钥。

自动备份到云存储

您还可以将备份自动化，直接上传到云存储平台。目前，ERPNext 支持：

1. Amazon S3
2. Dropbox
3. Google Drive