分类： 数据管理

问题： 我只需要导出特定会计年度的销售发票。

回答：

系统允许您使用任意筛选条件组合（包括日期范围），从列表视图或报表视图中提取数据。

列表视图

报表视图

个人数据删除工具允许用户删除其账户，并匿名化用户在使用 ERPNext 过程中生成的所有个人身份数据。也就是说，个人身份信息将被随机化处理。这包括您用户账户中的个人身份数据，例如：用户名、全名、出生日期、电话号码、手机号码、位置、兴趣、个人简介、电子邮件签名、电子邮件、联系人、地址、通讯记录等。它还包括来自潜在客户和商机的数据，以及您保存的详细信息，如电话号码、手机号码、传真、网站和姓名。

但是，这不包括法律要求企业必须保留的数据。

如何请求删除账户

1. 要开始删除用户账户和个人身份数据，您需要在 URL 字段中访问 [主机名]/request-for-account-deletion（例如 example.erpnext.com/request-for-account-deletion）。
2. 输入与您的 ERPNext 账户关联的电子邮件。提交请求后，您将收到一条成功响应。
3. 系统将向与该用户关联的电子邮件地址发送一封包含验证链接的邮件，用于删除数据。
4. 用户点击验证链接后，将显示一条确认消息。

删除用户个人数据的工作原理

删除数据的请求记录在文档类型“个人数据删除请求”中。

此文档类型维护三种状态，以完成用户数据的删除流程。

待验证

此状态表示用户已通过网页表单请求删除数据。但是，此请求的验证仍在等待中。从搜索栏中搜索“个人数据删除请求”。

待批准

这表示用户已通过电子邮件验证了请求。这将为系统管理员启用“删除数据”选项。

已删除

这表示系统管理员已点击“删除数据”按钮。这意味着用户的个人身份数据已被匿名化。

设置个人数据删除请求的服务级别协议

您还可以通过网站设置来设置个人数据删除请求的服务级别协议。这将显示在网页表单描述中。

• 前往网站设置
• 滚动到名为“账户删除设置”的部分
• 在账户删除服务级别协议（天数）字段中，设置用户请求账户删除将在多少天内得到处理。
• 如果您启用在我的账户页面显示账户删除链接，该表单链接将对网站“我的账户”页面上的用户可见。

个人数据下载工具使用户能够自动下载他们在使用 ERPNext 期间生成的所有个人数据。这包括来自您用户账户的个人身份信息，例如：用户名、全名、出生日期、电话号码、手机号码、位置、兴趣、个人简介、电子邮件签名、电子邮件、联系人、地址、通信记录等。它还包括来自潜在客户和商机的数据，以及您保存的详细信息，如电话号码、手机号码、传真、网站和姓名。

如何请求用户数据下载

1. 要开始下载数据，用户必须登录并在网址字段中访问 [主机名]/request-data（例如 erpnext.com/request-data）。
2. 提交请求后，您将收到成功响应。
3. 系统将向与用户关联的电子邮件地址发送一封包含数据下载链接的电子邮件。可供下载的文件格式为 JSON。

个人数据下载请求文档类型

该请求也会记录在“个人数据下载请求”文档类型中，通过电子邮件发送给用户的文件链接也会附加到该文档上。从搜索栏中搜索“个人数据下载请求”。

ERPNext 允许您删除与某个公司关联的所有交易记录，例如销售发票、销售订单、付款凭证等，同时保留主数据不变。

通常，用户会先设置好所有主数据，然后创建一些测试记录来试用或探索系统。之后，他们希望删除这些测试记录并重新开始。

交易删除记录

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此功能允许您删除指定公司关联的所有记录，但 排除文档类型 表格中列出的文档类型除外。

如果您确实想要清除交易记录，请按照以下步骤操作。但请注意，已删除的交易记录无法恢复。

1. 创建一个新的“交易删除记录”文档。
2. 输入您要删除记录的公司名称。
3. 根据需要修改“排除文档类型”表格。
4. 保存并提交。

摘要 表格会显示已删除记录的文档类型名称以及已删除的记录数量。

删除交易记录

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1. 前往 首页 > 会计 > 公司 并找到您的公司。
2. 在右上角的 管理 下，您会找到 删除交易记录 按钮。
3. 输入您的密码。
4. 输入公司名称以确认。

这将在交易删除记录文档类型中提交一条记录。

重命名单个文档

您可以通过进入 菜单 > 重命名 来重命名 ERPNext 中的文档。只有拥有所需权限的用户才能看到此选项。

重命名工具

或者，使用 重命名工具，您可以一次性更正或更改多个文档 ID。您一次最多可以重命名 500 条记录的 ID。

假设您发现手动命名规则导致库存报告过于冗长。您需要将 500 个旧物料代码转换为新的命名标准。现在要重命名这些物料：

步骤 1：创建电子表格

在电子表格文件中，将旧物料 ID 输入第一列，新物料 ID 输入第二列。将电子表格文件保存为不带标题的 .csv 格式。

旧名称	新名称
大号蓝色衬衫	SHIRT-BLUE-L
小号红色衬衫	SHIRT-RED-S
中号白色衬衫	SHIRT-WHT-M
AA 电池 4 节装	BATT-AA-04
AAA 电池 8 节装	BATT-AAA-08

步骤 2：上传数据文件

要上传数据文件，请在搜索栏中搜索“重命名工具”。

选择要重命名的文档类型。此处，文档类型应为“物料”。然后浏览并上传数据文件，点击“重命名”。

“批量重命名作业”会显示每个条目的处理进度，从排队状态到完成或失败。

合并文档

您还可以通过重命名来合并文档。例如，如果您有一个名为“张三”的客户和一个名为“张三1”的重复客户，您可以进入其中任何一个，点击“菜单 > 重命名”，然后勾选“与现有合并”复选框。这将合并两个文档的所有关联文档。

要使用重命名工具批量执行此操作，请将“合并”列更改为“1”或“TRUE”，然后上传此文件以触发重命名。

旧名称	新名称	合并
张三1	张三	1

批量更新允许您一次性更新某个文档类型中所有文档的特定字段。

要访问批量更新，请前往：

首页 > 批量更新

假设您有20份报价单，其中都选择了“所有地区”，现在您想将地区更改为“法国”。无需手动逐一更新每份报价单，您可以使用批量更新一次性更新所有20份报价单。

操作步骤如下：

1. 前往批量更新。
2. 选择文档类型，例如“报价单”。
3. 选择要更新的字段，例如“地区”。
4. 输入一个有效的新值用于更新。
5. 输入任何适用的条件，例如：{“status”:”Draft”} 将仅影响处于“草稿”阶段的文档。
6. 选择限制数量，即要更新的文档（报价单）数量。
7. 点击“保存”。

在 ERPNext 中，您可以手动下载数据库备份。

要获取最新的数据库备份，请前往：

首页 > 下载备份

可供下载的备份每八小时更新一次。点击链接即可在指定时间下载备份。

如果您想设置一次可供下载的备份数量，请点击“设置备份数量”，这将导航至“系统设置”，您可以在其中设置数量。

备份完成后下载备份

下载文件备份

点击“下载文件备份”将发送一封电子邮件，其中包含私人和公共文件的备份链接。必须配置电子邮件才能使用此功能。

获取备份加密密钥

要获取备份加密密钥，请点击指定按钮。在系统密码验证通过后，系统将为您提供加密密钥。

自动备份到云存储

您还可以将备份自动化，直接上传到云存储平台。目前，ERPNext 支持：

1. Amazon S3
2. Dropbox
3. Google Drive

“数据导出”功能可帮助您将任意文档类型中的数据提取为 CSV 或 Excel 格式。

要访问数据导出，请前往此处。

首页 > 数据导出

如何使用数据导出

1. 前往“数据导出”文档类型。
2. 选择要从中提取数据的文档类型。
3. 选择文件格式，CSV 或 Excel。
4. 如果希望导出时不包含任何标题注释和列描述，请勾选复选框。
5. 选择要导出的字段；红色字段为必填项。
6. 您还可以添加筛选条件，仅选择特定数据。例如，“地区 = 亚洲”将导出所有地区设置为“亚洲”的客户。
7. 点击“导出”以下载文件。

导出数据后，您可以使用同一文件通过数据导入功能导入数据。

在版本 12 中引入

当在 ERPNext 中创建新公司时，其会计科目表会默认按照预设结构生成。但如果您有自己的会计科目表，可以使用会计科目表导入器进行导入。

它允许您根据需求创建自己的会计科目表，并将其导入系统。

该公司的任何现有会计科目表都将被覆盖。请确保您选择的公司没有任何已有的交易记录，否则您将收到验证错误。

要访问，请前往：

首页 > 入门指南 > 会计科目表导入器

1. 如何导入会计科目表

1. 选择您要为其导入会计科目表的公司。
2. 点击“下载模板”按钮下载模板。选择您要下载模板的文件类型。选择模板类型并点击“下载”。“示例模板”包含预填的示例数据，以便您了解如何填写模板。您可以直接在“示例模板”中编辑数据，或下载“空白模板”以获取全新模板。 会计科目表导入

1. 下载模板后，按照下方示例模板所示填写模板中的详细信息。请确保为“销售成本”、“折旧”、“固定资产”、“应付账款”、“应收账款”、“库存调整”等账户类型创建账户。这些账户的根类型必须是资产、负债、收入、费用或权益之一。 要了解有关“账户类型”和“根类型”的更多信息，请点击此处

点击“附件”上传模板。

会计科目表导入

上传模板后，您将能够在图表预览部分看到会计科目表的预览。

会计科目表导入

如果预览中一切看起来正确，请点击右上角的“导入”，账户将被创建。

会计科目表导入

要验证已创建的账户，您可以前往会计科目表，查看该公司新创建的账户。

会计科目表导入

ERPNext 中的数据导入工具允许用户使用 CSV 或 Excel 文件将记录导入系统。

它提供了一种便捷的方式，可以一次性上传或更新大量数据，尤其是主数据，无需手动输入。

该工具通常在系统初始设置、数据迁移或需要批量更新时使用。通过使用数据导入工具，用户可以确保更快的数据输入，同时保持记录之间的一致性。

要访问数据导入工具，请导航至：

首页 > 数据

‎ 或者，转到要导入的文档，然后点击菜单 > 导入

在开始导入过程之前，请确保所有必需的数据已正确准备，并符合预期的格式。数据导入工具支持两种主要操作：

插入新记录

ERPNext 中的数据导入工具允许用户使用预定义的模板将批量记录上传到系统。本文档概述了导入新记录的逐步过程。

1. 导航至数据导入
2. 选择文档类型和导入类型为插入新记录。
3. 点击保存，然后下载模板。

下载模板

我们有一个选项可以下载模板，用于插入记录或更新记录。

1. 点击下载模板会打开一个对话框。

下载模板对话框

在插入新记录时，模板应为空白。如果系统中已有一些记录，您可以选择导出类型为“5条记录”，以查看在模板中输入数据所需的格式。

4. 选择导出类型后，每个字段都会出现在列表中。必填字段会在名称旁边显示一个红色的星号*。条件字段（例如依赖于或自动命名相关）会显示一个小的信息图标——指向它即可阅读注释。
5. 已勾选但非必填的字段是那些开启了包含在导入模板中的字段——在文档类型或自定义表单中设置——因此它们默认显示在列表中，而不需要是必填的。
6. 点击导出，获取导出的文件。
7. 现在，将您的模板保存为 Excel 或逗号分隔值 (CSV) 文件。

在插入新记录时，您可以将 ID 列留空。导入此模板时，每一行都会在系统中创建一条记录。

8. 一旦模板更新完毕并准备好数据，我们就可以导入它。

导入模板

数据添加到下载的模板后，请遵循以下步骤：

1. 更新模板文件后，返回数据导入表单，点击附件按钮附加文件。 附加文件以进行导入
2. 选择模板文件，点击上传，上传成功后，点击开始导入。有多种导入数据的方式；您可以参考此处。
3. 工作表上传后，系统会验证该工作表，并在导入数据之前将结果显示在屏幕上。
4. 如果模板中有任何错误，它们将显示在警告部分。警告将按行或列及其编号进行分类，以便您可以轻松地在模板中追踪并解决它们。在导入数据之前，您必须解决所有警告。
5. 解决警告后，再次点击开始导入以导入数据。数据成功导入后，您将在导入日志部分看到创建的每条记录的日志。

导入中的验证和错误

重复名称

如果我们尝试添加具有重复名称的记录，将会抛出如下错误：

重复名称错误

映射缺失的列

当我们在下载模板时添加了额外的列，或者重命名了要导入的模板中的列时，可能会抛出无法匹配列的错误。

要解决此问题，我们可以点击映射列，并手动将列映射到文档中的相应列。

导入子表记录

ERPNext 中的数据存储在类似电子表格的表中，包含列和行数据。每个表单（如销售订单）都有多个字段，例如客户、公司等。它还有像项目表、税费表等这样的表。在数据导入中，销售订单中的字段集被视为主表，而子表（项目表）中的行则被视为用于数据导入的子表。

ERPNext 中的每个表单都可以关联多个子表。子表与父表链接，并在任何属性有多个值时实现。例如，一个项目可以有多个价格，一张销售发票可以有多个项目、税费等。

当您导出包含子表的文档时，例如，每个子行会单独显示在一行上，但它们都关联到同一个父行。父列中的后续值将保持空白。您必须确保在通过数据导入功能导入时，此顺序不会被破坏。

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子记录导入

更新记录

假设您想批量更新系统中的客户数据。第一步是下载包含数据的模板。

1. 我们首先下载模板。在此过程中，由于我们要进行更新，可以使用筛选器提取确切的记录，然后重新导入以进行更新。
2. 首先，选择文档类型和导入类型为更新现有记录，然后保存。
3. 尝试下载模板时，可以应用筛选器，如下所示。
4. 点击导出。
5. 现在，根据模板，现有记录如下所示：

6. 现在，修改模板中的值，并将文件保存为Excel或CSV格式。

数据导入方式

从Google Sheets导入

您可以通过以下步骤直接从Google Sheets导入数据：

1. 将模板上传或复制到Google Sheets中。
2. 在表格中输入或更新数据。
3. 确保Google Sheet设置为公开访问。
4. 确认后，在数据导入页面使用Google Sheets链接继续导入。

Google Sheets数据文件

使用Google Sheets导入后

从文件系统导入

1. 在数据导入页面，有两个可用选项：

• 附加文件
• 使用Google Sheets导入

2. 点击附加后，您将看到多个上传选项：
3. 可用的上传选项

• 我的设备
  直接从本地计算机上传文件。
• 库
  选择已上传并存储在系统文件库中的文件。
• 链接
  提供托管在网上的文件的直接网址。

4. 根据文件存储位置选择相应选项，然后继续上传。

导入后提交

在ERPNext中，文档类型主要分为两种：主数据和交易。主数据是像客户和任务这样的记录，只能保存，不能提交。交易如销售订单、采购发票是可提交的文档，可以提交。

当您选择可提交的文档类型进行导入时，可以勾选导入后提交，以便在导入后提交文档。

不发送邮件

假设您在系统中创建了一个通知，每当创建线索时都会发送一封邮件。现在，如果您批量导入线索，将会发送大量邮件，这可能不是您想要的。您可以禁用此选项以避免发送邮件。

附加说明

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上传限制

可导入的记录数量没有硬性限制。但您应尽量一次只上传几千条记录。导入大量记录（例如50,000条）可能会显著降低系统使用者的系统速度。

CSV文件

CSV（逗号分隔值）文件是一种数据文件，您可以将其上传到ERPNext以更新各种数据。来自流行电子表格应用程序（如MS Excel或Open Office电子表格）的任何电子表格文件都可以保存为CSV文件。

如果您使用Microsoft Excel且包含非英文字符，请确保将文件保存为UTF-8编码。

对于旧版本的Excel，没有明确的方法保存为UTF-8。因此，请将文件保存为CSV，然后在记事本中打开，再另存为“UTF-8”。（或者升级您的Excel！）