分类： 批量操作

覆盖数据

当您需要从电子表格中批量更新大量已有的 ERPNext 记录时，请使用数据导入功能。这对于修正字段值、补充缺失信息或在不逐个打开文档的情况下对多条记录应用相同更改非常有用。

批量覆盖会更新现有记录。当您选择更新现有记录时，它不会为每一行创建新记录。

开始之前

  • 在进行更改之前，先导出或下载现有数据，以便有回滚参考。
  • 在更新大量列表之前，先用少量记录测试导入。
  • 在文件中保留记录标识列，例如 ID 或 name。ERPNext 使用它来查找要更新的记录。
  • 只保留您想要更新的列以及必需的标识列。删除不必要的列，以减少覆盖错误字段的可能性。
  • 在导入之前检查必填字段和链接字段。无效的值将阻止这些行导入。

步骤 1：打开数据导入

  1. 从数据工作区转到数据导入，或搜索数据导入。
  2. 点击添加数据导入。
  3. 选择您想要更新的文档类型。

步骤 2：选择更新现有记录

  1. 在导入类型中，选择更新现有记录。
  2. 保持启用不发送电子邮件，除非您有意发送更新通知。
  3. 仅当导入的文档应在更新后立即提交时，才使用导入后提交。

步骤 3：准备导入文件

  1. 为所选文档类型下载或准备一个电子表格。
  2. 保持记录标识列不变。
  3. 在您想要覆盖的字段中输入新值。
  4. 删除不应更改的行。
  5. 根据导入屏幕选项，将文件保存为 CSV 或 Excel 格式。

如果某个字段不应更改，请将该列从导入文件中移除。这比保留带有陈旧值的额外列更安全。

步骤 4：上传并验证

  1. 将准备好的文件上传到数据导入记录。
  2. 启动导入预览或验证。
  3. 仔细检查行错误。如果 ERPNext 报告缺少链接、值无效或权限问题，请修正文件并重新上传。
  4. 仅在预览看起来正确后才启动导入。

哪些内容会被覆盖

ERPNext 会更新上传文件中存在的字段，以匹配记录。匹配基于文件中的文档标识符。对于链接字段，导入的值必须与现有的链接记录匹配。

常见问题

  • 未找到记录：检查 ID 或名称列是否存在，并且包含确切的现有文档 ID。
  • 链接验证失败：链接字段中的值不存在或拼写错误。
  • 缺少必填字段：必填字段为空，或者被空值覆盖。
  • 权限错误：您的用户角色没有更新所选文档类型或字段的权限。

对于重要记录，首先在少量样本上运行更新。验证结果后，再分批导入剩余行。保留原始导出文件和最终导入文件，以备审计之用。

删除公司交易

ERPNext 允许您删除与某个公司关联的所有交易记录，例如销售发票、销售订单、付款凭证等，同时保留主数据不变。

通常，用户会先设置好所有主数据，然后创建一些测试记录来试用或探索系统。之后，他们希望删除这些测试记录并重新开始。

交易删除记录

此功能允许您删除指定公司关联的所有记录，但 排除文档类型 表格中列出的文档类型除外。

如果您确实想要清除交易记录，请按照以下步骤操作。但请注意，已删除的交易记录无法恢复。

  1. 创建一个新的“交易删除记录”文档。
  2. 输入您要删除记录的公司名称。
  3. 根据需要修改“排除文档类型”表格。
  4. 保存并提交。

摘要 表格会显示已删除记录的文档类型名称以及已删除的记录数量。

删除交易记录

  1. 前往 首页 > 会计 > 公司 并找到您的公司。
  2. 在右上角的 管理 下，您会找到 删除交易记录 按钮。
  3. 输入您的密码。
  4. 输入公司名称以确认。

这将在交易删除记录文档类型中提交一条记录。

批量重命名

重命名单个文档

您可以通过进入 菜单 > 重命名 来重命名 ERPNext 中的文档。只有拥有所需权限的用户才能看到此选项。

重命名工具

或者，使用 重命名工具，您可以一次性更正或更改多个文档 ID。您一次最多可以重命名 500 条记录的 ID。

假设您发现手动命名规则导致库存报告过于冗长。您需要将 500 个旧物料代码转换为新的命名标准。现在要重命名这些物料：

步骤 1：创建电子表格

在电子表格文件中，将旧物料 ID 输入第一列，新物料 ID 输入第二列。将电子表格文件保存为不带标题的 .csv 格式。

旧名称 新名称
大号蓝色衬衫 SHIRT-BLUE-L
小号红色衬衫 SHIRT-RED-S
中号白色衬衫 SHIRT-WHT-M
AA 电池 4 节装 BATT-AA-04
AAA 电池 8 节装 BATT-AAA-08

步骤 2：上传数据文件

要上传数据文件，请在搜索栏中搜索“重命名工具”。

选择要重命名的文档类型。此处，文档类型应为“物料”。然后浏览并上传数据文件，点击“重命名”。

“批量重命名作业”会显示每个条目的处理进度，从排队状态到完成或失败。

合并文档

您还可以通过重命名来合并文档。例如，如果您有一个名为“张三”的客户和一个名为“张三1”的重复客户，您可以进入其中任何一个，点击“菜单 > 重命名”，然后勾选“与现有合并”复选框。这将合并两个文档的所有关联文档。

要使用重命名工具批量执行此操作，请将“合并”列更改为“1”或“TRUE”，然后上传此文件以触发重命名。

旧名称 新名称 合并
张三1 张三 1

批量更新

批量更新允许您一次性更新某个文档类型中所有文档的特定字段。

要访问批量更新，请前往：

首页 > 批量更新

假设您有20份报价单，其中都选择了“所有地区”，现在您想将地区更改为“法国”。无需手动逐一更新每份报价单，您可以使用批量更新一次性更新所有20份报价单。

操作步骤如下：

  1. 前往批量更新。
  2. 选择文档类型，例如“报价单”。
  3. 选择要更新的字段，例如“地区”。
  4. 输入一个有效的新值用于更新。
  5. 输入任何适用的条件，例如：{“status”:”Draft”} 将仅影响处于“草稿”阶段的文档。
  6. 选择限制数量，即要更新的文档（报价单）数量。
  7. 点击“保存”。