覆盖数据

当您需要从电子表格中批量更新大量已有的 ERPNext 记录时，请使用数据导入功能。这对于修正字段值、补充缺失信息或在不逐个打开文档的情况下对多条记录应用相同更改非常有用。

批量覆盖会更新现有记录。当您选择更新现有记录时，它不会为每一行创建新记录。

开始之前

  • 在进行更改之前，先导出或下载现有数据，以便有回滚参考。
  • 在更新大量列表之前，先用少量记录测试导入。
  • 在文件中保留记录标识列，例如 ID 或 name。ERPNext 使用它来查找要更新的记录。
  • 只保留您想要更新的列以及必需的标识列。删除不必要的列，以减少覆盖错误字段的可能性。
  • 在导入之前检查必填字段和链接字段。无效的值将阻止这些行导入。

步骤 1：打开数据导入

  1. 从数据工作区转到数据导入，或搜索数据导入。
  2. 点击添加数据导入。
  3. 选择您想要更新的文档类型。

步骤 2：选择更新现有记录

  1. 在导入类型中，选择更新现有记录。
  2. 保持启用不发送电子邮件，除非您有意发送更新通知。
  3. 仅当导入的文档应在更新后立即提交时，才使用导入后提交。

步骤 3：准备导入文件

  1. 为所选文档类型下载或准备一个电子表格。
  2. 保持记录标识列不变。
  3. 在您想要覆盖的字段中输入新值。
  4. 删除不应更改的行。
  5. 根据导入屏幕选项，将文件保存为 CSV 或 Excel 格式。

如果某个字段不应更改，请将该列从导入文件中移除。这比保留带有陈旧值的额外列更安全。

步骤 4：上传并验证

  1. 将准备好的文件上传到数据导入记录。
  2. 启动导入预览或验证。
  3. 仔细检查行错误。如果 ERPNext 报告缺少链接、值无效或权限问题，请修正文件并重新上传。
  4. 仅在预览看起来正确后才启动导入。

哪些内容会被覆盖

ERPNext 会更新上传文件中存在的字段，以匹配记录。匹配基于文件中的文档标识符。对于链接字段，导入的值必须与现有的链接记录匹配。

常见问题

  • 未找到记录：检查 ID 或名称列是否存在，并且包含确切的现有文档 ID。
  • 链接验证失败：链接字段中的值不存在或拼写错误。
  • 缺少必填字段：必填字段为空，或者被空值覆盖。
  • 权限错误：您的用户角色没有更新所选文档类型或字段的权限。

对于重要记录，首先在少量样本上运行更新。验证结果后，再分批导入剩余行。保留原始导出文件和最终导入文件，以备审计之用。