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公司级命名系列

假设您有一个多公司设置，并且需要为不同公司的文档创建不同的命名系列。例如，您有三家公司：

  • 公司 A
  • 公司 B
  • 公司 C

需求是为销售发票、采购订单等文档创建特定于公司的命名系列。例如，对于销售发票，公司 A 的命名系列将是 SINV-A-0001，公司 B 的命名系列将是 SINV-B-0001。这可以通过按照以下步骤进行自定义轻松实现：

  1. 首先，转到您希望根据公司设置不同系列的文档类型（DocType），并打开其自定义表单（Customize Form）。在本例中，我们将从类型中选择销售发票（Sales Invoice）。

  2. 接下来，在公司（Company）字段下方，添加另一个字段并将其命名为“Abbr”。在其“从…获取”（Fetch From）输入中添加 company.abbr。

同时，保持此字段隐藏（如果需要）。

  1. 现在，在自定义表单（Customize Form）本身中，转到命名系列（Naming Series）行并展开它。在选项（Options）框中，在新行中添加另一个条目（以销售发票为例）SINV-.abbr.-.####，并将其设置为默认值。

完成后，点击更新（Update）。

现在，转到销售发票（Sales Invoice）并创建一个。选择公司（Company），命名系列将根据公司的缩写自动更新。

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设置当前编号系列值

命名系列功能允许您为文档的命名定义前缀。例如，如果销售订单的前缀是“SO”，那么系列将生成为 SO-00001、SO-00002……依此类推。点击此处了解如何在 ERPNext 中为交易/主数据自定义编号系列。

1. 设置当前值

命名系列功能还提供了一个工具，您可以为特定前缀设置当前值。这通常适用于您刚开始使用 ERPNext，并且在之前的系统中有旧交易记录，希望编号系列从旧系统结束的位置开始的情况。让我们通过一个场景来更好地理解这一点。

例如，您在旧系统中创建了 322 个销售订单，最高销售订单 ID 为 SO00322。在 ERPNext 中，您希望第一个保存的销售订单编号为 #323。要实现这一点，您应该按照以下步骤为 SO 系列设置当前值。

前往命名系列工具

设置 > 系统 > 命名系列

更新系列部分

选择前缀

根据我们的场景，销售订单的前缀将是“SO”。

当前值

如果您当前在账户中创建了 12 个销售订单，那么当前值将更新为 12。您可以将当前值编辑为 322，然后点击“更新系列编号”。

通过此设置，新销售订单的编号将从 #323 开始。

2. 因系列编号导致的错误

如果在保存交易时收到“重复名称”错误，例如，在保存物料价格时，您会收到如下错误信息：

Duplicate name Item Price RFD/00016

此错误信息表明，当您保存物料价格时，系统正尝试为该物料价格记录分配“RFD/00016”。但系统发现此 ID 的物料价格已存在于您的系统中。

此错误可能源于物料价格的系列/前缀的当前值被干扰，与实际当前值不同步。虽然物料价格的实际当前值可能是 20（或任何大于 16 的数字），但有人将该系列的当前值设置为 15。

要确认特定系列的实际当前值，您应检查相关文档（此处为物料价格）的报告，并查找具有最高值的物料价格 ID。

假设我们发现物料价格的实际当前值是 22，那么您前往命名系列，将物料价格前缀/系列的当前值设置为 22，并更新系列编号。

这些说明适用于 ERPNext 中所有用户可以自定义系列及其当前值的文档。

让我们考虑另一个场景来更好地理解这一点。当将文档分配给另一个用户时，错误信息显示：

Duplicate name ToDo TDI00014286

这表明待办事项（TDI）的系列/前缀的当前值已被干扰。您应按照以下步骤更正 TDI 前缀的当前值。

  1. 检查待办事项报告，找到最高的待办事项 ID 值。
  2. 设置 >> 设置 >> 命名系列
  3. 检查更新系列的 B 部分
  4. 为待办事项选择前缀“TDI”
  5. 确保待办事项的最高编号已更新为命名系列中的当前值。如果没有，请更正当前值，并点击“更新系列编号”。