采购周期始于您承诺向供应商购买商品，止于向供应商付款。并非每份单据都会生成会计分录。采购订单记录承诺，而采购收货、采购发票和付款条目则记录随之而来的库存、负债、费用和现金影响。
以下示例使用常见的会计科目名称，并排除税费，以便于理解分录。您的会计科目名称可能有所不同。ERPNext 使用为公司、物料、物料组、仓库和交易配置的科目。
了解总账何时发生变化
当会计或库存交易提交时，ERPNext 会生成总账分录。保存草稿不会影响总账。
| 单据 | 典型的总账影响 | 代表的含义 |
|---|---|---|
| 采购订单 | 无总账分录 | 承诺按约定的数量、价格和时间表购买商品或服务。 |
| 库存物料的采购收货 | 借记 库存商品；贷记 已收货未开票 | 库存已收到，但供应商发票可能尚未到达。 |
| 针对采购收货的采购发票 | 借记 已收货未开票；贷记 应付账款 | 临时的收货负债被结清，确认的金额变为应付给供应商的款项。 |
| 服务的采购发票 | 借记相关费用；贷记 应付账款 | 确认服务成本，并欠供应商发票金额。 |
| 付款条目，付款 | 借记 应付账款；贷记 银行或现金 | 供应商负债减少，资金流出公司。 |
借方和贷方是同一事件的两个方面。例如，向供应商付款会减少应付账款，因此借记应付账款。同时也会减少银行存款，因此贷记银行存款。
示例 1：制造公司采购库存物料
假设一家制造商以每个 520 美元的价格从 Apex Devices 购买五个库存控制的电子单元，总计 2,600 美元。当采购的库存包括原材料、零部件、消耗品或成品时，相同的会计流程同样适用。
1. 提交采购订单
采购订单记录公司同意购买的内容、供应商、价格、仓库和预计收货日期。它不会增加库存、产生费用或创建应付供应商款项。
总账影响： 无。
2. 提交采购收货
采购收货确认库存已实际到货。ERPNext 增加库存资产，并在 已收货未开票 中记录等额的临时负债。
| 科目 | 借方 | 贷方 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 库存商品 | $2,600.00 | 公司控制的库存增加。 | |
| 已收货未开票 | $2,600.00 | 货物已到达，但供应商发票尚未确认为应付账款。 |
已收货未开票 是一个过渡科目。它允许实物收货和供应商发票在不同日期入账，而不会丢失收货产生的负债。
3. 提交采购发票
当供应商发票针对采购收货进行记录时，ERPNext 将金额从临时收货负债转移到供应商的应付账款科目。
| 科目 | 借方 | 贷方 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 已收货未开票 | $2,600.00 | 采购收货产生的临时负债被结清。 | |
| 应付账款（债权人） | $2,600.00 | 确认的金额现在应付给供应商。 |
发票上不会重复借记库存商品，因为采购收货已经增加了库存。综合收货和发票来看，库存商品保持借记状态，应付账款保持贷记状态，而已收货未开票则归零。
4. 向供应商付款
提交付款类型的付款条目，并将其分配到采购发票。
| 科目 | 借方 | 贷方 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 应付账款（债权人） | $2,600.00 | 应付给供应商的款项被结清。 | |
| 银行 | $2,600.00 | 资金从公司银行账户中支出。 |
付款单不会增加库存，也不会再次确认采购。这些影响已由采购收货单和采购发票记录。付款仅结清供应商应付款项。
示例 2：服务公司采购服务
假设一家服务公司从 Vertex Components 购买十次设备设置支持服务，每次 $200。供应商总收费为 $2,000。
非库存服务不会增加库存，因此通常无需创建库存采购收货单。公司可以直接从采购订单进入采购发票和付款单。仅当业务需要单独的操作确认（证明服务已交付）时，才使用收货或验收流程。
1. 提交采购订单
采购订单记录服务范围、数量、费率、供应商和预计完成日期。它不会产生费用或供应商应付款项。
总账影响： 无。
2. 提交采购发票
当供应商发票被接受时，ERPNext 会确认服务费用并创建供应商应付款项。
| 科目 | 借方 | 贷方 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 行政或专业服务费用 | $2,000.00 | 服务成本在当期确认。 | |
| 应付账款（债权人） | $2,000.00 | 公司现在欠供应商款项。 |
选择能够描述服务内容并支持有用报告的费用科目。例如，法律工作可使用法律费用，租金可使用办公室租金，外包实施可使用专业服务或适当的项目费用科目。
3. 支付供应商款项
供应商付款的基本效果与库存采购相同。
| 科目 | 借方 | 贷方 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 应付账款（债权人） | $2,000.00 | 供应商应付款项已结清。 | |
| 银行 | $2,000.00 | 银行余额减少。 |
比较两种工作流程
| 阶段 | 制造或库存采购 | 服务采购 |
|---|---|---|
| 采购订单 | 无总账影响 | 无总账影响 |
| 收货单 | 借记库存（在手中），贷记已收货未开票 | 通常无库存收货或库存过账 |
| 发票 | 借记已收货未开票，贷记应付账款 | 借记所选费用科目，贷记应付账款 |
| 付款 | 借记应付账款，贷记银行 | 借记应付账款，贷记银行 |
如果提交库存项目的采购发票时启用了更新库存，ERPNext 可以将采购收货单的库存效果与采购发票的应付款效果合并。简化后的过账为借记库存（在手中）并贷记应付账款。这对于直接采购很有用，但会从审计跟踪中移除单独的收货单文档。
如果直接创建采购发票而没有采购订单，它仍会生成正常的会计分录。缺少的是更早的采购承诺、审批流程、预计交付跟踪以及订购、收货和开票数量的比较。
常见问题解答
提交采购订单会影响总账吗？
- 采购订单记录采购承诺。它不会创建库存、费用、税费、应付款项或银行分录。
为什么使用“已收货未开票”科目？
它用于衔接收到库存与收到供应商发票之间的时间差。采购收货单贷记该科目，关联的采购发票借记该科目。当收货与发票匹配时，该科目应结清。
包含采购税时有什么变化？
应付账款按供应商发票全额贷记。采购或费用金额借记到其正常科目，可抵扣进项税借记到配置的税务资产科目。不可抵扣税款可能成为项目成本或费用的一部分，具体取决于配置和当地法规。
为什么“已收货未开票”科目有余额？
检查是否有尚未开票的采购收货单、未引用正确收货单的采购发票、数量或费率差异、退货以及倒签取消。使用采购收货单和采购发票的引用关系来核对差异。
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