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采购发票

采购发票是您从供应商处收到的账单，您需要据此进行付款。

采购发票与销售发票完全相反。在这里，您将费用计入供应商。创建采购发票与创建采购订单非常相似。

要访问采购发票列表，请前往：

首页 > 会计 > 应付账款 > 采购发票

  1. 前提条件

在创建和使用采购发票之前，建议先创建以下内容：

  • 物料
  • 供应商
  • 采购订单
  • 采购收货单（可选）
  1. 如何创建采购发票：

采购发票通常从采购订单或采购收货单创建。供应商的物料详情将被提取到采购发票中。但是，您也可以直接创建采购发票。

要在采购发票中自动提取详细信息，请点击从…获取物料。可以从采购订单或采购收货单中提取详细信息。

对于手动创建，请按照以下步骤操作：

  1. 前往采购发票列表，点击新建。
  2. 选择供应商。
  3. 过账日期和时间将设置为当前时间，您可以在勾选过账时间下方的复选框后进行编辑。
  4. 设置付款的到期日期。
  5. 在物料表格中添加物料和数量。
  6. 将提取单价和金额。
  7. 保存并提交。

2.1 创建采购发票时的其他选项

  • 是否已付款：如果已通过预付款分录支付了金额，您可以勾选“是否已付款”。如果已全额或部分付款，则应勾选此项。
  • 是否退货（贷项通知单）：如果客户已退回物料，请勾选此项。要了解更多详情，请访问贷项通知单页面。
  • 应用预扣税金额：如果所选供应商设置了预扣税类别，此复选框将启用。有关更多信息，请访问预扣税类别页面。

2.2 状态

  • 草稿：草稿已保存，但尚未提交到系统。
  • 退货：物料已退回给供应商。
  • 已开具贷项通知单：物料已退回，并已针对该发票开具了贷项通知单。
  • 已提交：采购发票已提交到系统，总账已更新。
  • 已付款：供应商已收到发票金额的全额付款，并且相应的付款分录已提交。
  • 部分付款：供应商已收到发票金额的部分付款，并且相应的付款分录已提交。
  • 未付款：采购发票尚未付款。
  • 逾期：付款的到期日期已过。
  • 已取消：由于某种原因，发票已被取消。
  1. 功能

3.1 会计维度

会计维度允许您根据特定的区域、分支机构、客户等标记交易。这有助于根据所选条件分别查看会计报表。要了解更多信息，请访问会计维度页面。

注意：项目和成本中心默认被视为维度。

3.2 暂挂发票

有时您可能需要暂挂发票，使其不被提交。

暂挂发票：启用此复选框以暂挂采购发票。这只能在提交发票之前进行。一旦启用了“暂挂发票”并提交了采购发票，状态将变为“暂时暂挂”。

一旦采购发票提交，并且您想要更改“释放日期”，则可以借助右上角的“暂挂发票”按钮。

如果您想要暂挂已提交的采购发票，则可以使用“阻止发票”选项进行暂挂；如果您想要再次解除阻止，则使用“解除阻止发票”选项。

这是发票级别的暂挂，供应商也可以被暂挂。在此处了解更多信息。

3.3 供应商发票详情

  • 供应商发票号：供应商可能会使用自己的编号来标识此订单。这仅供参考。
  • 供应商发票日期：供应商从他那端下达/确认您的订单的日期。

3.4 地址和联系人

  • 供应商地址：这是供应商的账单地址。
  • 联系人：如果供应商是一家公司，则如果在供应商表单中设置了联系人，则会在此字段中提取要联系的人员。
  • 发货地址：物料将被运送到的地址。

对于印度，可以记录以下详细信息用于 GST 目的：

  • 供应商 GSTIN
  • 供应地点
  • 公司 GSTIN

3.5 货币和价格表

您可以设置采购发票订单发送时使用的货币。该货币从采购订单中获取。如果您设置了价格表，则物料价格将从该价格表中获取。勾选“忽略定价规则”将忽略在“会计”>“定价规则”中设置的定价规则。

阅读关于价格表和多币种交易的更多信息。

3.6 外包或“供应原材料”

设置“供应原材料”选项对于外包场景非常有用，即您提供原材料用于制造物料。要了解更多信息，请访问外包页面。

3.7 物料表

  • 扫描条码：如果您有条码扫描器，可以通过扫描条码在物料表中添加物料。阅读使用条码跟踪物料的文档以了解更多信息。
  • 物料编码、名称、描述、图片和制造商将从物料主数据中获取。
  • 制造商：如果物料由特定制造商生产，可以在此处添加。如果在物料主数据中设置了制造商，则会自动获取。
  • 数量和单价：选择物料编码后，其名称、描述和计量单位将被获取。“计量单位换算系数”默认为1，您可以根据从卖家收到的计量单位进行更改，更多信息请参见下一节。

如果设置了标准采购价，则会获取“价格表单价”。“上次采购单价”显示您上次采购订单中该物料的价格。如果在物料主数据中设置了单价，则会获取该单价。您可以附加一个物料税率模板，以对该物料应用特定的税率。

  • 物料重量：如果在物料主数据中设置了重量，则会自动获取，否则需要手动输入。
  • 价格表折扣：您可以按百分比或物料总金额对单个物料应用折扣。阅读应用折扣以获取更多详细信息。
  • 物料重量：每单位的物料重量详情和重量计量单位如果在物料主数据中设置则会获取，否则手动输入。
  • 会计详情：您可以根据需要在此处更改费用科目。
  • 递延费用：如果该物料的费用将在未来几个月内分期开票，则勾选“启用递延费用”。要了解更多信息，请访问递延费用页面。
  • 允许零估值率：勾选“允许零估值率”将允许提交采购收货单，即使该物料的估值率为0。这可能是样品物料或与供应商达成共识的情况。
  • 物料清单：如果为该物料创建了物料清单，则会在此处获取。这在外包时作为参考非常有用。
  • 物料税率模板：您可以设置一个物料税率模板，以对该特定物料应用特定的税额。要了解更多信息，请访问此页面。
  • 分页符：打印时，将在该物料之前创建一个分页符。

更新库存

注意：从版本13开始，我们引入了不可变分类账，这改变了ERPNext中取消库存交易和过账回溯库存交易的规则。在此了解更多信息。

如果您希望ERPNext自动更新您的库存，则应勾选更新库存复选框。因此，将无需采购收货单。

3.8 税费和费用

税费和费用将从采购订单或采购收货单中获取。

访问采购税费模板页面以了解更多关于税费的信息。

总税费和费用将显示在表格下方。

要通过税费类别自动添加税费，请访问此页面。

确保在税费和费用表格中正确标记所有税费，以便进行准确的估值。

运费规则

运费规则有助于设置物料的运输成本。成本通常随运输距离的增加而增加。要了解更多信息，请访问运费规则页面。

3.9 额外折扣

任何针对整个发票的额外折扣都可以在此部分设置。此折扣可以基于含税总额（即税/费用后）或净总额（即税/费用前）。额外折扣可以按百分比或金额应用。

访问应用折扣页面以获取更多详细信息。

3.10 预付款

对于高价值物料，卖家可以在处理订单前要求预付款。获取已收预付款按钮会打开一个弹出窗口，您可以从那里获取已支付预付款的订单。要了解更多信息，请访问预付款录入页面。

3.11 付款条款

发票的付款可以根据您与供应商的约定分期进行。如果在采购订单中设置了付款条款，则会自动获取。

要了解更多信息，请访问付款条款页面。

3.12 核销

当客户支付的金额少于发票金额时，会发生核销。这可能是一个小差额，例如0.50。在多个订单中，这可能会累积成一个较大的数字。为了会计准确性，这个差额金额会被“核销”。要了解更多信息，请访问付款条款页面。

3.13 条款与条件

在销售/采购交易中，可能存在某些条款和条件，供应商根据这些条款和条件向客户提供商品或服务。您可以将条款和条件应用于交易，它们将在打印文档时显示。要了解条款和条件，请点击此处。

3.14 打印设置

信笺抬头

您可以使用公司信笺抬头打印采购发票。在此处了解更多信息。

“合并相同项目”将合并项目表中多次添加的相同项目。这在打印时可以看到。

打印文档时，采购发票的标题也可以更改。您可以通过选择打印标题来实现。要创建新的打印标题，请转到：首页 > 设置 > 打印 > 打印标题。在此处了解更多信息。

3.15 GST 详情（适用于印度）

可以为 GST 设置以下详细信息：

  • GST 类别
  • 发票副本
  • 反向收费
  • 电子商务 GSTIN
  • ITC 资格
  • 已享受的 ITC 综合税
  • 已享受的 ITC 中央税
  • 已享受的 ITC 邦/联邦属地税
  • 已享受的 ITC 附加税

3.16 更多信息

  • 是否为期初分录：如果这是影响您账户的期初分录，请选择“是”。例如，如果您在年中从其他 ERP 系统迁移到 ERPNext，您可能希望使用期初分录来更新 ERPNext 中的账户余额。
  • 备注：可以在此处添加有关采购发票的任何其他备注。

3.17 提交后

提交采购发票后，可以针对它创建以下文档：

  1. 日记账分录
  2. 付款分录
  3. 付款请求
  4. 到岸成本凭证
  5. 资产

  1. 更多

4.1 会计影响

与销售发票类似，在采购发票中，您必须为项目表中的每一行输入费用或资产账户。这有助于指明项目是资产还是费用。您还可以更改成本中心。这些也可以在项目主数据中设置。成本中心可以在公司级别设置。

采购发票将按以下方式影响您的账户：

  • 典型复式记账“采购”的会计分录（总账分录）：
  • 借方：
    • 费用或资产（净总额，不含税）
    • 税费（如果是增值税类型，则为资产，否则再次为费用）
  • 贷方：
    • 供应商

4.2 勾选是否已付款时的会计处理

如果勾选了是否已付款，ERPNext 还将进行以下会计分录：

借方：

  • 供应商

贷方：

  • 银行/现金账户

要在“提交”后查看采购发票中的分录，请点击“查看分类账”。

4.3 采购是“费用”还是“资产”？

如果项目在购买时立即消耗，或者它是服务，那么采购就成为“费用”。例如，电话费或差旅费是“费用”——它们已经被消耗了。

对于具有价值的库存项目，这些采购还不是“费用”，因为它们在库存中时仍然有价值。它们是“资产”。如果它们是原材料（用于某个流程），则在该流程中被消耗的那一刻起，它们就成为“费用”。如果它们要出售给客户，则在运送给客户时成为“费用”。

4.4 源头扣税

在许多国家，法律可能要求您在向供应商付款时扣税。这些税款可能基于标准税率。在此类计划下，通常如果供应商超过某个付款门槛，并且产品类型应纳税，您可能需要扣除一些税款（您代表供应商将其缴回给政府）。

为此，您需要在“税务负债”或类似项下创建一个新的税务账户，并按每笔交易必须扣除的百分比贷记此账户。

4.5 暂停采购发票的付款

有两种方法可以暂停采购发票的付款：

  • 日期范围暂停
  • 明确暂停

明确暂停

明确暂停会无限期地暂停采购发票。要执行此操作，请在采购发票表单的“暂停发票”部分，勾选“暂停发票”复选框。在“暂停原因”文本字段中，输入注释说明暂停发票的原因。

如果您需要暂停已提交的发票，请点击“制作”按钮，然后点击“阻止发票”。此外，在弹出的对话框中添加注释说明暂停发票的原因，然后点击“保存”。

日期范围暂停

日期范围暂停会将采购发票暂停到指定日期。要执行此操作，请在采购发票表单的“暂停发票”部分，勾选“暂停发票”复选框。接下来，在弹出的对话框中输入解除日期，然后点击“保存”。解除日期是文档暂停到期的日期。

保存发票后，您可以通过点击“暂停发票”下拉按钮，然后点击“更改解除日期”来更改解除日期。此操作将弹出一个对话框。

选择新的解除日期并点击“保存”。您还应在“暂停原因”字段中输入注释。

请注意以下事项：

  • 所有被搁置的采购将不会包含在付款条目的参考表中。
  • 发布日期不能是过去的日期。
  • 您只能对未付款的采购发票进行冻结或解冻操作。
  • 只有在发票未付款的情况下，您才能更改发布日期。

4.6 费用的暂估会计（仅适用于非库存物料）

在许多情况下，服务已接收且费用已发生，但该服务的采购发票在次月才开具，因此这笔费用不会计入您当月的财务报表（如损益表），因为发票尚未处理。暂估会计可帮助您解决此问题。以下是设置暂估会计的步骤。

  1. 在公司主数据中启用暂估会计，并设置默认暂估科目

  1. 为一项非库存物料创建采购收货单

针对采购收货单的会计分录如下：

  1. 根据采购收货单创建采购发票。针对采购发票的会计分录将按常规过账。

过账采购发票后，针对采购收货单的会计分录将被冲销。

  1. 销售发票
  2. 按物料计税
  3. 付款条目
  4. 付款请求
  5. 询价单
  6. 采购订单
  7. 采购收货单