使用条码追踪物料

条形码是一种解码为垂直间隔线条的值。条形码扫描器是输入设备,类似于键盘。当扫描条形码时,数据会出现在计算机屏幕上光标所在的位置。

物料主数据

要设置特定物料的条形码,您需要打开该物料记录。您也可以在创建新物料时输入条形码。

一旦在物料主数据中更新了条形码字段,就可以使用条形码来获取物料。此功能仅在交货单、销售发票、采购收货单和库存盘点交易中可用。

特定计量单位的条形码

您还可以为同一物料的不同包装类型(如件和箱)指定不同的条形码。在物料条形码表中选择计量单位,以便在扫描物料时自动选中该计量单位。

使用手机/智能手机扫描并添加物料

登录您的 ERPNext 账户,进入物料主数据,您就可以直接在智能手机上扫描条形码并添加物料!

物料编码

如果您已经拥有一个拥有大量实物产品的成熟业务,您可能已经对物料进行了编码。如果还没有,您可以选择。我们建议,如果您的产品很多且名称较长或复杂,最好进行编码。如果产品较少且名称简短,则建议将物料编码与物料名称保持一致。

物料编码一直是一个敏感话题,甚至为此引发过争论(并非玩笑)。根据我们的经验,当物料数量达到一定规模时,没有编码的生活将是一场噩梦。

1. 优势

  • 标准化的命名方式。
  • 减少重复的可能性。
  • 明确的定义。
  • 有助于快速查找是否存在类似物料。
  • 随着更多类型的引入,物料名称会越来越长,而编码则更简短。

2. 挑战

  • 您必须记住编码!
  • 新团队成员上手更难。
  • 您需要不断创建新编码。

3. 示例

您应该有一个简单的手册或速查表来对物料进行编码,而不是仅仅按顺序编号。每个字母都应代表某种含义。示例如下:

如果您的业务涉及木制家具,则可以按以下方式编码:

物料编码汇总表(示例)

第一个字母:“材料” 第三个字母:“尺寸”

  • W – 木材 – 0 – 小于1毫米
  • H – 五金件 – 1 – 1毫米至5毫米
  • G – 玻璃 – 2 – 5毫米至10毫米
  • U – 软包 – 3 – 10毫米至10厘米
  • P – 塑料

第二个字母:“类型”

对于木材: 对于五金件:

  • S – 板材 – S – 螺丝
  • B – 棒材 – N – 螺母
  • L – L型材 – W – 垫圈
  • M – 模压件 – B – 支架
  • R – 圆材

最后几个字母可以是顺序编号。因此,通过查看编码 WM304,您就知道它是一种尺寸小于10厘米的木制模压件。

4. 标准化

如果有不止一个人负责命名物料,每个人的命名风格都会不同。有时,即使是同一个人,也可能忘记之前是如何命名的,从而创建出重复的名称,例如 “木制板材3毫米” 还是 “3毫米木制板材”?

5. 合理化

保持最少的物料种类是一个好习惯,这样可以维持最低库存、简化管理等等。当您计划开发新产品,并想知道是否已在其他产品中采购某个零件时,物料编码将帮助您快速判断是否在其他产品中使用了类似的原材料。

我们相信,如果进行这项小小的投入,它将帮助您在业务增长时实现合理化,尽管如果物料较少,不进行编码也是可以的。

  1. 物料组
  2. 物料属性
  3. 物料价格
  4. 物料变体

允许超额交货/开票

创建交货单时,系统会验证物料数量是否与销售订单中的数量一致。如果物料数量已增加,您将收到超量交货或收货的验证消息。

以销售场景为例,如果您希望能够交付比销售订单中更多的物料,则应在物料主数据中更新“允许超量交货或收货百分比”。

创建发票时,系统还会根据先前交易(如销售订单)验证物料价格。从采购订单创建采购收货单或采购发票时同样适用。更新“允许超量交货或收货百分比”将影响所有销售和采购交易。

例如,如果您订购了 100 个单位的物料,且该物料的超量收货百分比为 50,则您最多可以创建 150 个单位的采购收货单。

在库存设置中更新“允许超量交货或收货百分比”的全局值。在此处更新的值将适用于所有物料。

  1. 前往 库存 > 设置 > 库存设置
  2. 设置 Limit Percentage。
  3. 保存库存设置。

关联库存仓库与账户

需要跟踪仓库中存储的库存价值。

每个仓库通过仓库中的“科目”字段链接到会计科目表中的一个分类账。

如果仓库中的“科目”字段为空,则考虑该仓库父级中提到的科目。如果通过层级追溯无法确定科目,则考虑公司记录中提到的默认库存科目。

创建公司时,会计科目表中默认会创建一个名为“库存在手”的分类账。

会计科目表 > 资产 > 流动资产 > 库存资产 > 库存在手。

如果需要,您可以在“库存资产”组下创建额外的分类账。

库存余额与库存账户余额同步

问题: 创建交易时,收到如下验证消息。此错误的原因是什么,如何解决?

答案: 由于您的公司主数据中启用了永续盘存,因此需要同步库存分类账和库存账户(分类账)余额。此错误消息表明,由于之前的条目,库存和账户余额不匹配。
要继续操作,您可以通过创建日记账分录轻松同步库存余额和库存账户余额。点击验证消息中的“创建日记账分录”按钮,更新相关账户并提交日记账分录。

无法启用序列号和批号

有时,您可能不希望一开始就将库存作为批次和/或序列号进行跟踪,而是希望在后期阶段再开始这样做。
系统设计上,一旦进行了库存交易,就不允许您激活这些选项。您可以在此处阅读有关为何禁用这些选项的更多信息。
要重新启用这些选项,您可以删除该物料的所有库存交易,或者如果不可行,您可以复制相同的物料,并在勾选这些选项的情况下入库该库存。
步骤:****1. 首先,您需要使用库存对账工具将当前物料出库(使当前库存为零)。您也可以通过制作类型为物料出库的库存条目来出库该物料。 2. 然后,使用物料入库单,入库序列化库存。有关此操作的帮助,请参考以下链接:序列化和批次物料的期初库存余额录入 3. 禁用旧物料,使其无法在后续交易中被再次选择。

注意: 如果您希望保留相同的物料代码,您需要重命名现有物料,然后根据实际物料代码创建新物料。否则,您将使用新代码来维护该物料。

维护库存字段在物料主数据中冻结

在物料主数据中,您可能会发现以下字段的值被冻结。

  1. 维护库存
  2. 有批次号
  3. 有序列号

对于某个物料,一旦创建了库存分类账条目,这些字段的值就会被冻结。这是为了防止用户更改值,从而导致实际库存与系统中该物料的库存水平不匹配。

对于序列化物料,由于其库存水平是根据可用序列号的数量计算的,中途将物料设置为非序列化会破坏同步,并且报告中显示的物料库存水平将不准确,因此“有序列号”字段被冻结。

要使这些字段再次可编辑,您应删除该物料的所有库存交易记录。对于序列化和批次物料,您还应删除该物料的序列号和批次号记录。

交货单负库存错误

问题:提交交货单时,收到消息提示物料库存不足,但我们在仓库中确实有该物料的可用库存。

答案:提交交货单时,系统会根据交货单的过账日期和过账时间检查库存水平。您可能在仓库中有该物料的库存。但如果您创建的是回溯日期的交货单,且在交货单的过账日期和过账时间该物料在仓库中不可用,则您很可能会收到关于负库存的错误消息。您可以参考库存分类账报告来确认这一点。

如果是这种情况,您应编辑交货单的过账日期和时间,确保其晚于物料入库条目的过账日期和时间。

序列号命名

序列号是分配给每个物料单位的唯一值。序列号有助于跟踪物料的保修和到期详情。通常,高价值物品如机器、计算机、昂贵设备都会进行序列化管理。

要使物料序列化,请在物料主数据中勾选有序列号。

在ERPNext中,有两种方式可以生成序列号。

###1. 采购物料的序列化

如果采购的物料带有OEM(原始设备制造商)应用的序列号,您也可以在ERPNext中沿用相同的序列号。在创建采购收货单时,您需要扫描或手动输入物料的序列号。提交采购收货单后,系统将根据为物料提供的序列号在后台创建序列号。如果使用OEM的序列号,则在物料主数据中,序列化的前缀不应填写。根据此场景,前缀字段应留空。

如果收到的物料已有序列号条码,您可以直接扫描该条码以在采购收货单中输入序列号。点击此处了解更多信息。

提交序列化物料的采购收货单或库存分录后,序列号将自动生成。

生成的序列号将更新到每个物料上。

###2. 制造物料的序列化

要序列化制造物料,您可以在物料主数据中定义序列号生成的系列。按照该系列,系统将在进行生产分录时为物料创建序列号。

####2.1 序列号系列

当物料设置为序列化时,将允许您为其指定系列。

####2.2 序列化物料的生成分录

提交制造物料的生产分录后,系统将按照物料主数据中指定的系列自动生成序列号。

管理计量单位中的分数

UoM 代表计量单位。UoM 的一些例子包括:数量(个)、公斤、升、米、箱、纸箱等。

有些 UoM 不能包含小数位数值。例如,如果某商品是电视机,其 UoM 为“个”,那么我们不能有 1.5 台电视机或 3.7 台电脑。这些商品的数量值必须是整数。

您可以配置特定 UoM 是否允许小数位数值。默认情况下,所有 UoM 都允许小数位数值。若要限制某个 UoM 的小数位或分数值,请按照以下步骤操作。

UoM 列表

要查看 UoM 列表,请前往:

库存 > 设置 > UoM

从 UoM 列表中,选择需要限制小数位数值的 UoM。假设该 UoM 是“个”。

配置

在 UoM 主数据中,您会找到一个名为“必须为整数”的字段。勾选此字段,即可限制用户在使用此 UoM 的商品数量字段中输入小数位数值。

验证

在创建交易时,如果您为 UoM 已勾选“必须为整数”的商品输入分数值,您将看到如下错误提示:

Quantity cannot be a fraction at row #