分类： 邮件与通知

自动邮件报告

自动邮件报告会自动发送所选文档的报告。

您可以设置自动邮件报告，以定期发送报告。这些报告必须是已保存的任何类型（报表生成器、脚本或查询报告）的报告。

您可以在以下位置找到自动邮件报告：

首页 > 设置 > 自动邮件报告

  1. 如何创建自动邮件报告
  1. 转到自动邮件报告列表，点击新建。
  2. 选择您要为其生成邮件的报告。
  3. 选择您要为其创建此报告的用户（权限将应用于此用户）。
  4. 设置您希望接收此报告的电子邮件地址以及报告的发送频率。邮件将在午夜发送。如果是每周/每月/每年频率，日期将重复。

5. 保存。

您可以通过点击“下载”或“立即发送”来测试报告。以下是您将收到的总分类账报告的邮件示例：

  1. 功能

2.1 筛选数据

  • 仅在有数据时发送：如果启用，当报告中没有数据时，将不会发送邮件。
  • 仅发送过去 X 小时内更新的记录：如果设置为 24，邮件将仅包含过去 24 小时内更新的记录。
  • 行数：邮件中要发送的行数。最大值为 500。

2.2 报告筛选条件

如果您的报告有筛选条件，您将能够看到它们。点击表格进行编辑：

例如，如果邮件是关于报告“项目计费摘要”，请选择项目。这里的日期范围是“项目计费摘要”的日期范围。

2.3 消息

还可以添加一条消息与邮件报告一起发送。例如，“这是您的月度项目计费摘要报告：”

您还可以更改创建报告的文件格式。可用选项包括 HTML、XLSX 和 CSV。

  1. 邮件摘要
  2. 文档关注

从任意文档发送邮件

在 ERPNext 中，您可以通过打开任意文档后，点击菜单 > 电子邮件，将该文档作为电子邮件（附带 PDF 附件）发送。

注意： 您需要先设置好发件邮箱账户才能使用此功能。

点击发送后，邮件会被添加到邮件队列中。它将处于“正在发送”状态，直到发送成功。邮件的状态会显示在队列中；如果发送失败，可以点击“立即发送”重新发送。

发送电子邮件时，有以下选项可供使用：

  • 收件人： 邮件的接收者。
  • 发件人： 如果用户有多个发件邮箱账户，可以选择使用哪一个。多个发件邮箱账户可以通过在用户文档的“用户邮箱”表中添加来配置。
  • 抄送： 邮件的副本。当您希望某人了解对话内容，但不需要直接向其发送邮件时，此功能很有用。
  • 密送： 密件抄送与抄送类似，但邮件线程中的其他人都看不到邮件也发送给了密送收件人。当您向许多互不相识的人发送邮件时，此功能可用于隐藏某些人的电子邮件地址。
  • 邮件模板： 您可以创建预设模板来发送标准回复。系统中已提供发货通知、请假状态通知和请假审批通知的邮件模板。您可以通过“自定义表单”设置默认邮件模板。
  • 发送副本给我： 这会将邮件副本发送到您的邮箱地址。这有助于确保邮件已无误发送。
  • 发送已读回执： 勾选此复选框后，如果收件人已阅读邮件，您将收到通知。如果有多个收件人，即使只有一人阅读了邮件，您也会收到通知。
  • 附加文档打印件： 附加您通过电子邮件发送的文档的 PDF 文件。
  • 选择附件： 可以在此处添加任何其他附件。

以下两个字段是打印屏幕上显示的字段：

  • 选择打印格式： 文档的打印格式。在此处了解有关打印格式的更多信息。
  • 选择语言： 生成 PDF 时使用的语言。
  1. 邮件域名
  2. 邮件账户
  3. 邮件收件箱

将邮件关联到文档

在 v12 版本中引入

一封电子邮件可以关联到 ERPNext 中的多个文档。

这可以通过以下两种方式实现：

  • 在联系人、客户、供应商中的邮件聚合。
  • 自动邮件关联。
  1. 客户和供应商的邮件聚合

邮件聚合发生在联系人、客户和供应商中。从联系人发送或接收的所有电子邮件都可以在该联系人的时间线中查看，也可以关联到客户或供应商的时间线。要启用邮件聚合，请执行以下操作：

  1. 在联系人中，分别添加客户或供应商的链接。

2. 现在，当向与客户或供应商关联的联系人发送或从其接收电子邮件时，该电子邮件将关联到联系人“链接”部分中提到的客户或供应商。

  1. 自动将邮件关联到文档

自动邮件关联将电子邮件关联到系统为文档生成的唯一电子邮件地址所指定的文档。如果使用该唯一电子邮件地址发送或接收电子邮件，系统会将该电子邮件关联到该文档。

  1. 在电子邮件帐户中启用自动邮件关联。此功能一次只能用于一个电子邮件帐户。

2. 启用此功能后，您将看到一个使用电子邮件帐户中提到的电子邮件 ID 生成的唯一电子邮件 ID。 3. 现在，您可以通过点击该电子邮件 ID 来复制它，并使用该唯一电子邮件 ID 发送或接收电子邮件。如果一封电子邮件在收件人或抄送部分包含此唯一电子邮件 ID，系统会将该电子邮件关联到指定的文档。

注意：不支持与密送进行邮件关联。您必须将唯一电子邮件作为收件人添加到收件人或抄送中。

  1. 自动邮件报告
  2. 从任何文档发送电子邮件
  3. 文档关注

邮件收件箱

一旦添加了电子邮件账户，即可访问电子邮件收件箱。

经营企业涉及与客户、供应商等各方以及公司内部其他成员进行大量事务性电子邮件往来。电子邮件收件箱功能允许您将所有业务邮件拉取到您的 ERPNext 账户中。通过将业务邮件与其他事务详情整合在一起，ERPNext 成为一个单一平台，让您可以在一个地方访问所有业务信息。

在 ERPNext 中，您可以为每个系统用户配置电子邮件收件箱。以下是为用户配置电子邮件收件箱的详细步骤。

1. 创建用户

您只能为系统用户配置电子邮件收件箱。因此，请确保您已将您自己和同事添加为用户，并为他们分配了所需的权限。

要了解如何添加新用户，请访问用户页面。

2. 创建电子邮件域名

以下服务的电子邮件域名已内置支持，您可以直接继续创建电子邮件账户。在此处了解更多关于创建电子邮件域名的信息。

  • Gmail
  • Yahoo
  • Sparkpost
  • SendGrid
  • Outlook.com
  • Yandex.mail

要能够从其他电子邮件服务（如 WebMail 或 Gmail）向您的 ERPNext 账户发送和接收邮件，您需要设置一个电子邮件域名主数据。在此主数据中，需要填写电子邮件网关详细信息，例如 SMTP 地址、端口号、IMAP/POP3 地址等。如果您曾经配置过本地电子邮件客户端（如 Outlook），则电子邮件域名主数据需要类似地填写这些详细信息。

要添加新的电子邮件域名，请访问：

首页 > 设置 > 电子邮件 > 电子邮件域名 > 新建

在此处了解更多关于电子邮件域名的信息。一旦您为您的电子邮件服务配置了电子邮件域名，它将用于为您 ERPNext 账户中的所有用户创建电子邮件账户。

3. 电子邮件账户

根据用户的电子邮件 ID 创建一个电子邮件账户。对于每个需要将其电子邮件账户与 ERPNext 集成的用户，都需要为其创建一个电子邮件账户主数据。

如果您正在为您的同事创建电子邮件账户，但不知道其电子邮件密码，请勾选“等待密码”字段。根据此设置，用户（为其创建电子邮件账户的用户）在访问其 ERPNext 账户时，将收到输入电子邮件密码的提示。

如果您正在为用户创建用于电子邮件收件箱的电子邮件账户，请将“附加到”字段留空。

阅读电子邮件账户文档以获取有关如何设置的更多详细信息。

4. 在用户主数据中关联电子邮件账户

一旦为用户创建了电子邮件账户，请在用户主数据中选择该电子邮件账户。这将确保从该电子邮件 ID 拉取的邮件仅对您 ERPNext 账户中的此用户可访问。

您可以将多个电子邮件与一个用户关联。

5. 使用电子邮件收件箱

如果您已按照上述说明正确配置了电子邮件收件箱，则在用户登录后，将显示电子邮件收件箱图标。这将引导用户进入 ERPNext 账户内的电子邮件收件箱视图。该电子邮件地址收到的所有邮件都将被获取并列出在电子邮件收件箱视图中。用户将能够打开邮件并对其执行各种操作。

5.1 文件夹

在 ERPNext 中，您可以将多个电子邮件账户与单个用户关联。要切换到不同电子邮件账户的收件箱并访问其他文件夹（如已发送邮件、垃圾邮件、已删除邮件），请点击左侧栏中的电子邮件收件箱选项。

5.2 操作

对于收件箱中的邮件，您可以执行各种操作，例如回复、转发、标记为垃圾邮件或删除。

您可以根据邮件上下文，将邮件重新关联到诸如问题、潜在客户、商机等文档。选择文档类型和要关联邮件的文档。

  1. 电子邮件账户
  2. 发送电子邮件
  3. 电子邮件域名

邮件暂存箱

当您收到来自潜在客户、客户、供应商或其他业务伙伴的电子邮件时，您可能希望将这些邮件附加到 ERPNext 中相应的记录上。一种方法是保存邮件并将其作为附件上传。然而，这可能会变成一个繁琐的过程。ERPNext 通过其“邮件投递箱”功能提供了一种更好的处理方式。

启用后，ERPNext 中的每条记录都会拥有自己唯一的电子邮件地址，您可以将邮件转发到该地址。您可以点击该电子邮件地址将其复制到剪贴板，然后将其添加到您要发送的邮件的“收件人”、“抄送”或“密送”字段中。

1. 启用邮件投递箱功能

在电子邮件账户中，勾选“启用邮件投递箱”。

2. 复制任意记录中的唯一电子邮件地址

一旦启用了邮件投递箱功能，唯一电子邮件地址就会在所有记录中显示。您可以点击该地址，地址将被复制到剪贴板。您可以直接将其粘贴到“收件人”、“抄送”或“密送”字段中并发送邮件。

3. 时间线中的邮件

收到邮件后，ERPNext 会将其附加到相应的记录中，并显示在该记录的时间线中。

  1. 电子邮件域名
  2. 电子邮件账户
  3. 电子邮件收件箱

邮件摘要

邮件摘要功能让您能直接在收件箱中定期获取关于销售、支出及其他关键数据的更新。

邮件摘要是高层管理者追踪“已预订销售额”、“已收款金额”或“已开票数”等大数字的绝佳方式。

要设置邮件摘要，请前往：

首页 > 设置 > 邮件摘要

  1. 为邮件摘要输入一个名称。
  2. 设置邮件发送的频率。
  3. 添加或移除收件人。
  4. 选择要包含在摘要中的项目。
  5. 保存。

示例：

  1. 自动邮件报告
  2. 发送邮件

邮件模板

每封发送的邮件都不同，但某些邮件可以标准化，通常称为邮件模板或标准回复。

要访问邮件模板列表，请前往：

首页 > 设置 > 邮件 > 邮件模板

1. 如何创建邮件模板

  1. 前往邮件模板列表，点击新建。
  2. 为此邮件模板输入一个名称。
  3. 为此邮件模板输入一个主题。
  4. 回复是该模板中包含的标准邮件内容。
  5. 保存。

关联单据类型：（可选）与此模板关联的单据类型。

1.1 如何使用邮件模板

您可以在从 ERPNext 发送的邮件中，在文档邮件部分的“抄送、密送和邮件模板”字段中使用此邮件模板。ERPNext 将根据所选模板获取主题和回复内容。

您可以通过自定义表单为每种文档类型设置默认邮件模板。

1.2 如何获取字段名

您可以在邮件模板中使用的字段名是您发送邮件时所在文档中的字段。您可以通过自定义表单并选择文档类型（例如销售订单）来查找任何文档的字段。

1.3 使用 HTML 构建模板

有一个 Use HTML 复选框，您可以切换以从文本编辑器切换到代码编辑器。这可以更精细地控制邮件正文，并使其更容易用于 Jinja 中的循环等功能。

1.4 模板化

模板使用 Jinja 编译。要了解更多关于 Jinja 的信息，请访问此页面。

  1. 邮件账户
  2. 邮件收件箱

电子邮件账户

您可以将电子邮件帐户与 ERPNext 同步，以便从 ERPNext 发送和接收电子邮件。

您可以在 ERPNext 中管理多个传入和传出电子邮件帐户。必须至少有一个默认的传出帐户和一个默认的传入帐户。如果您使用的是 ERPNext 云服务，默认的传出电子邮件由我们设置。

要访问电子邮件帐户，请前往：

首页 > 设置 > 电子邮件帐户

  1. 前提条件

在创建电子邮件帐户之前，您需要一个电子邮件域名。但是，如果您使用的是下面列出的服务之一，则可以跳过创建电子邮件域名的步骤，然后在此处创建以进行设置

  • Gmail
  • Yahoo
  • Sparkpost
  • SendGrid
  • Outlook.com
  • Yandex.mail
  1. 如何创建电子邮件帐户
  1. 前往电子邮件帐户列表，点击“新建”。
  2. 输入包含域名的电子邮件地址。需要先创建域名才能创建电子邮件帐户。如果您要同步的电子邮件来自此处列出的某些提供商，则无需创建域名。
  3. 输入电子邮件帐户密码。
  4. 保存。如果凭据正确，电子邮件帐户将被同步。

对于某些服务（如 Gmail），您可能需要启用双重验证并使用应用专用密码。

2.1 创建电子邮件帐户时的其他选项

  1. 使用不同的电子邮件登录 ID：使用备用的电子邮件登录名和密码来访问此帐户。例如，如果您有 [email protected]，并且希望用户使用另一个电子邮件 ID 访问此电子邮件，则应勾选此复选框。收件人将看到 [email protected] 作为发件人。

  2. 等待密码：如果您代表他人创建此帐户且不知道密码，请勾选此复选框。当其他用户登录时，系统会提示他们输入密码。

  3. 对密码使用 ASCII 编码：勾选此项将对密码使用 ASCII 编码。

  4. 电子邮件帐户的配置

3.1 默认电子邮件帐户

ERPNext 默认会为多个电子邮件帐户创建模板。并非所有模板都已启用。要启用它们，您必须设置有效的电子邮件帐户详细信息。

电子邮件帐户有两种类型：传出和传入。传出电子邮件帐户使用 SMTP 服务发送电子邮件，而电子邮件则通过 IMAP 或 POP 从您的收件箱中检索。大多数电子邮件提供商（如 Gmail、Outlook 或 Yahoo）都提供这些服务。

3.2 传入电子邮件帐户

要设置传入电子邮件帐户，请勾选启用传入并设置您的 POP3 设置。如果您使用的是流行的电子邮件服务，这些设置将为您预设。

传入电子邮件提供以下选项：

  1. 使用 IMAP
  2. 使用 SSL
  3. 附件限制
  4. 默认传入：如果勾选，所有发送到您公司（例如：[email protected]）的回复都将发送到此帐户。
  5. 电子邮件同步选项：是同步所有电子邮件还是仅同步未读的电子邮件。
  6. 初始同步数量：首次同步的电子邮件数量。

通过关联电子邮件自动创建文档

此功能会在电子邮件发送到特定预配置电子邮件时创建文档。

例如，您可以将 [email protected] 链接到“问题”文档类型。完成此操作后，每当电子邮件发送到 [email protected] 时，系统将自动创建一个“问题”文档。

同样，如果您链接 [email protected]，当电子邮件发送到 [email protected] 时，系统会自动创建一个“求职者”文档。

在文档中启用自动链接功能会将电子邮件链接到文档，要了解更多信息，请点击此处。

3.4 传出电子邮件帐户

所有从系统发送的电子邮件，无论是用户联系他人、通过通知发送还是通过事务性电子邮件发送，都将通过传出电子邮件帐户发送。

要设置传出电子邮件帐户，请勾选启用传出并设置您的 SMTP 服务器设置。如果您使用的是流行的电子邮件服务，这些设置将为您预设。

传出电子邮件提供以下选项：

  1. 使用 TLS

  2. 端口

  3. 禁用 SMTP 服务器身份验证

  4. 添加签名：默认签名会附加到每封电子邮件的末尾。

  5. 默认传出：通知和批量电子邮件将通过此传出服务器发送。

  6. 始终使用帐户的电子邮件地址作为发件人：此帐户的电子邮件地址将作为传出电子邮件的发件人。

  7. 在电子邮件中发送取消订阅消息：发送一个链接，用于取消订阅从此帐户发送的电子邮件。

  8. 跟踪邮件状态：跟踪您的邮件是否已被收件人打开。请注意，如果您发送给多个收件人，即使只有一位收件人阅读了邮件，也会被视为“已打开”。

  9. 启用自动回复：如果启用，请输入自动回复消息。

  10. 将外发邮件附加到已发送文件夹：如果使用自定义邮件服务器（如 Zimbra 或 CPanel），SMTP 不会自动将邮件附加到已发送文件夹。启用此选项将确保所有邮件明确附加到邮件账户的已发送文件夹。

  11. 对外发邮件使用 SSL：使用 SSL 作为外发邮件的标准。默认端口为 465。

  12. ERPNext 如何处理回复

在 ERPNext 中，当您向联系人（如客户）发送邮件时，发件人将是发送邮件的用户。在回复至属性中，邮件地址将是默认接收账户的地址（如 [[email protected]](mailto:[email protected])）。ERPNext 会自动从接收账户中提取这些邮件，并将其标记到相关的通信记录中。

自行实施者注意：对于外发邮件，您应设置自己的 SMTP 服务器，或注册使用 SMTP 中继服务（如 mandrill.com 或 sendgrid.com），这些服务允许发送大量事务性邮件。常规邮件服务（如 Gmail）会限制您每天发送的邮件数量。

如果在配置邮件账户时遇到错误，请参考此页面。

  1. 视频
  1. 邮件收件箱
  2. 邮件摘要
  3. 自动邮件报告
  4. 发送邮件
  5. 邮件域名

邮箱域名

Email Domain 是您在 ERPNex 和其他 Frappe 应用中为电子邮件服务设置的电子邮件网络/服务账户的显示名称。

如果您使用的是此处列出的服务之一，可以直接跳转到电子邮件账户创建。

您可以在 ERPNext 中配置电子邮件域，以便轻松设置所有电子邮件账户。要找到电子邮件域设置，请前往：

首页 > 设置 > 电子邮件域

我的电子邮件域是什么？： 您可能已从互联网服务提供商或 IT 服务提供商处购买了电子邮件服务。例如，如果您通过类似 http://mail.yourcompany.com 的 URL 访问您的企业邮箱，那么 yourcompany.com 应被用作您的电子邮件域。如果您从最初输入的示例 Email Address 开始，ERPNext 会尝试从那里猜测 Email Domain。

如果您希望在 ERPNext 账户上发送和接收电子邮件，您需要正确设置一个 Email Domain。您可能正在使用 Gmail 或 Yahoo 等免费邮件服务。在这种情况下，您无需创建域，只需从列表中选择一个服务提供商即可。但是，您可能需要允许 ERPNext 访问您的 Gmail 账户。

ERPNext 会使用 example.com 创建一个模板 Email Domain 供您参考。如果您希望在 ERPNext 账户中使用新域，则应添加它。

重要提示： 如果您的实际邮件账户 ID 与稍后在 Email Account 设置中使用的工作电子邮件地址不同，则在创建不同的工作邮件账户以与您的服务通信时，您需要使用选项 Use different Email ID，并使用相关的密码！

1. 如何创建电子邮件域

  1. 前往电子邮件域列表，点击新建。

  2. 输入示例电子邮件地址。在此处输入您的企业电子邮件地址。例如，如果您的电子邮件 ID 是 [email protected]，则应输入此地址。

  3. 电子邮件服务器。这是您购买的邮件服务器或电子邮件服务的 URL。例如，可能是 mail.yourcompany.com 或 imap.yourcompany.com。

  4. 使用 IMAP。IMAP 和 POP 是大多数邮件服务器用于接收电子邮件的两种服务。如果您的电子邮件服务器允许对接收的电子邮件使用 IMAP 服务，请保持此选项选中。否则，请取消选中。

  5. 使用 SSL。如果您的邮件服务器使用 SSL（安全套接层）通信，请保持此选项选中。

我是否有 SSL？： 您可能已从 IT 服务提供商处购买了 SSL 证书，并且他们可能已为您的邮件服务器设置了 SSL。如果您在通过浏览器访问邮件服务器时使用“https”，则您可能已设置 SSL。

  1. 对出站邮件使用 SSL。如果您的邮件服务器对出站邮件使用 SSL，请启用此选项以明确对出站电子邮件使用 SSL。默认端口为 465。

  2. 将出站电子邮件附加到已发送文件夹。如果您未使用 Gmail 和类似服务提供的标准邮件服务器，您可能需要启用此选项，将所有出站电子邮件附加到电子邮件账户的收件箱中。（推荐用于 Zimbra 和 CPanel 等电子邮件服务器）。

  3. 附件限制 (MB)。您可以限制从 ERPNext 发送的电子邮件中文件附件的大小。

  4. SMTP 服务器是您电子邮件服务器的出站电子邮件服务地址。

  5. 如果您的 SMTP 服务支持 TLS 以增强安全性，请勾选使用 TLS。

  6. 默认端口。SMTP 服务通常设置在端口 25 上。如果您的电子邮件服务器设置在单独的端口号上，您可以在此处进行设置。

1.1 保存域后

一旦您点击保存，ERPNext 会验证这些设置，然后电子邮件域才会被保存。有时这可能需要几秒钟，您可能需要等待。然后，此电子邮件域将在电子邮件账户屏幕中名为“域”的下拉菜单中可用。

已输入所有内容但仍无法设置电子邮件域？

如果您已输入并验证了上述设置，但仍无法设置电子邮件域，您可以联系您账户内的 ERPNext 支持以获取帮助。

  1. 电子邮件账户
  2. 电子邮件收件箱

邮件设置

在 ERPNext 中配置电子邮件有一个流程，可以极大地增强系统内的沟通和生产力。通过配置您的电子邮件设置，您可以直接从 ERPNext 无缝发送和接收电子邮件，从而能够高效地与客户、供应商和团队成员进行通信，以保持透明度。

此外，用户可以个性化电子邮件模板、设置自动回复和安排电子邮件通知，从而提高生产力并简化 ERP 系统内的通信工作流程。

  • 电子邮件域名
  • 电子邮件账户
  • 电子邮件模板
  • 电子邮件摘要
  • 新闻简报
  • 通知
  • 自动电子邮件报告
  • 从文档发送电子邮件
  • 将电子邮件链接到文档