当提交会计或库存交易时，ERPNext 会创建分类账分录。原始单据描述了业务中发生的情况；生成的条目记录了其财务影响。理解这种联系有助于您验证设置、调查余额，并为工作流选择正确的单据。
flowchart LR
A["Draft document"] -->|"Submit"| B["Submitted document"]
B --> C["GL Entries"]
B --> D["Payment Ledger Entries"]
B --> E["Stock Ledger Entries, when applicable"]
C --> F["Financial reports"]
D --> G["Outstanding and ageing reports"]
E --> H["Stock balance and valuation reports"]
交易何时影响账簿
草稿通常没有分类账影响。提交时，ERPNext 会验证过账日期、公司、货币、科目、成本中心、维度、总额和借贷平衡。如果验证成功，则会创建适用的条目。
过账日期 决定了会计期间。单据的创建日期和提交时间可能不同。如果涉及库存，过账时间 也会影响用于库存估值的顺序。
如果允许取消，取消已提交的交易会逆转其分类账影响。ERPNext 不会简单地删除原始历史记录。这支持不可变分类账，并使过账和冲销的顺序可追溯。要更正并替换单据，请取消它并创建一个修正副本。
分类账服务于不同目的
| 分类账 | 主要目的 | 常见来源 |
|---|---|---|
| 总分类账 | 按科目记录借方和贷方金额 | 发票、付款、日记账分录、库存交易、资产、工资 |
| 付款分类账 | 跟踪应收应付参考、分配和未结金额 | 发票、付款、贷项通知单、日记账分录 |
| 库存分类账 | 按物料和仓库跟踪数量、入库率、估值率和库存价值 | 收货、发货、库存条目、更新库存的发票 |
一份单据可能影响多个分类账。例如，更新库存的销售发票在总分类账中记录收入和应收款，在库存分类账和总分类账中减少库存，并在付款分类账中创建客户的未结金额。
常见交易影响
以下条目显示了正常模式。实际科目名称来自公司、物料、物料组、仓库、业务伙伴和税务配置。
销售发票
提交销售发票通常记录：
| 科目 | 借方 | 贷方 |
|---|---|---|
| 客户应收款 | 发票总额 | |
| 收入 | 净销售额 | |
| 销项税应付 | 税额 |
客户的未结金额保持开放，直到被支付、分配、核销或冲销。
如果启用了更新库存，同一张发票也会减少库存：
| 科目 | 借方 | 贷方 |
|---|---|---|
| 销售成本 | 估值成本 | |
| 库存资产 | 估值成本 |
如果没有更新库存，交货单通常会分别记录库存和成本影响。
采购发票
提交采购发票通常记录：
| 科目 | 借方 | 贷方 |
|---|---|---|
| 费用或资产 | 净采购额 | |
| 可抵扣进项税 | 税额 | |
| 供应商应付款 | 发票总额 |
当与采购收货单一起使用永续盘存时，采购发票可以清空已收货但未开票科目，而不是再次借记库存。这可以防止同一收货被重复资本化。
付款条目
收款付款条目通常借记银行或现金，并贷记客户应收科目。付款付款条目借记供应商应付科目，并贷记银行或现金。内部转账在两个现金或银行账户之间转移价值。
付款分配与现金过账是分开的。一笔付款可以：
- 结算一张发票；
- 分摊到多张发票；
- 部分结算一张发票；
- 保持未分配以供日后使用；
- 记录为针对订单的预付款。
使用付款对账将现有付款或贷项连接到发票，而无需再次记录资金。
贷项通知单和借项通知单
退货销售发票，通常称为贷项通知单，会根据所选退货选项冲销或减少销售、税金、应收款和库存的影响。退货采购发票，通常称为借项通知单，会根据所选退货选项冲销或减少采购、税金、应付款和库存的影响。
尽可能针对原始发票创建退货。关联引用可提高可追溯性，并更新原始单据的已退货和未结金额。
日记账分录
日记账分录用于过账由授权用户输入的借方和贷方行。它适用于预提、准备、重分类、期初分录、核销、账户间转账以及其他没有更具体交易类型的调整。
不要仅仅为了节省时间而用通用的日记账分录替代销售发票、采购发票或付款单。专门的单据包含客户/供应商、税金、物料、到期日、库存行为以及操作参考信息，这些是手工分录可能无法提供的。
交货单和采购收货单
在永续盘存制下：
- 交货单贷记仓库的库存资产账户，借记销售成本。
- 采购收货单借记仓库的库存资产账户，贷记已收货但未开票的库存。
这些单据通常不会创建客户应收款或供应商应付款。开票发生在提交发票时。
库存分录和库存盘点
库存分录用于更改物料收货、发货、调拨、生产和重新包装操作的库存数量和价值。调拨可以在仓库账户之间转移价值。生产分录消耗组件价值，并将产生的价值添加到产成品中。
库存盘点用于设置在某个时间点的盘点数量和估价率。当永续盘存制启用时，差额会过账到已配置的库存调整账户。
资产与折旧
购买或资本化一项资产会将其价值记录在资产账户中。已提交的折旧分录借记折旧费用，贷记累计折旧。资产的销售、处置、报废和价值调整会根据资产的当前账面价值和收益创建额外的分录。
工资与费用
工资分录通常借记工资和福利费用，贷记应付工资。向员工付款会清除对银行的负债。费用报销单记录已批准的费用和应付给员工的金额；后续付款会清除该应付款项。
递延收入与费用
当在发票项目上配置了递延会计时，发票首先过账到递延账户。然后，ERPNext 通过计划好的会计分录，在配置的服务期间内确认收入或费用。这会将开票日期与确认期间分离开来。
外币交易
ERPNext 存储客户/供应商或账户的币种金额及其在公司本位币中的价值。发票使用其过账日期的汇率。如果结算使用不同的汇率，差额会作为汇兑收益或损失过账。
汇率重估用于调整符合条件的未结外币余额，以便在选定日期进行报告。重估分录应与支付过程中产生的已实现汇兑差额区分开来。
承诺单据与分类账单据
并非所有已提交的业务单据都会过账会计分录。
| 单据 | 业务影响 | 通常的分类账影响 |
|---|---|---|
| 报价单 | 向潜在客户或客户提供的报价 | 无 |
| 销售订单 | 客户承诺与履行计划 | 无，但关联的预付款会单独记录 |
| 采购订单 | 对供应商的承诺 | 无，但关联的预付款会单独记录 |
| 交货单 | 货物已交付 | 在永续盘存制下产生库存和成本分录 |
| 采购收货单 | 货物已接收 | 在永续盘存制下产生库存和收货预提分录 |
| 销售发票 | 向客户开票 | 收入、税金、应收款以及可选的库存 |
| 采购发票 | 供应商开票 | 费用或资产、税金、应付款以及可选的库存 |
| 付款单 | 资金流动 | 银行或现金以及客户/供应商账户 |
即使订单不影响总分类账，它们也会影响运营报告。它们可以预留或计划库存、跟踪履行情况、建立付款计划，并为预付款提供参考。
从单据追踪金额到报表
- 打开已提交的交易。
- 使用 查看 > 会计分类账 检查其总分类账分录。
- 确认借方总额等于贷方总额，并且过账日期、科目、客户/供应商、成本中心、项目和维度都正确。
- 如果涉及库存，打开 库存分类账 并比较数量和估价影响。
- 在总分类账中查看该科目和凭证。
- 当涉及未结金额时，查看应收账款或应付账款。
- 打开相关的财务报表，并在需要进一步分析时深入查看该金额。
如果源单据正确但科目错误，请检查公司默认设置、物料和物料组默认设置、仓库科目、往来单位科目、税模板和规则。在过账其他交易前修正配置。
直接创建的下游单据可以改变什么
ERPNext 允许在无订单或收货单的情况下直接创建许多下游单据。直接发票虽然有效，但会丢失上游引用及其操作控制。
- 直接销售发票向客户开票，但不会更新销售订单的开票百分比。
- 直接交货单减少库存，但不会更新订单的已交货百分比。
- 直接采购发票生成应付款，但不会更新采购订单的开票百分比。
- 直接更新库存的发票将库存和开票合并，因此没有单独的交货或收货单据。
仅当业务不需要省略的承诺、审批、履行或审计里程碑时，才选择较短的路径。请参阅按业务类型划分的会计工作流以选择工作流。
故障排除
| 问题 | 检查内容 |
|---|---|
| 已提交的单据缺少预期的总账分录 | 确认该单据是承诺单据还是分类账单据，然后检查永续盘存和库存更新设置。 |
| 使用了错误的收入或费用科目 | 按优先级顺序检查物料、物料组、公司和往来单位的默认设置。 |
| 发票已付款但仍显示未结 | 检查付款分录的引用和分配；必要时对未分配的付款进行对账。 |
| 库存台账和总分类账数值不一致 | 检查回溯库存分录、估值重过账、已取消凭证以及库存与科目余额对比报告。 |
| 回溯更正被阻止 | 检查“冻结截至”日期、会计期间限制、权限以及请求的过账日期。 |
相关主题
- 会计入门
- 理解借方和贷方
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