借方和贷方是每笔会计分录的两个方面。它们并不代表好与坏，也不代表资金流入和流出。它们描述的是金额如何改变一个账户。在 ERPNext 中，每笔会计交易的借方总额和贷方总额必须相等。
你可以在不手动输入大多数借方和贷方的情况下使用 ERPNext。但理解它们仍然有助于你查看会计账簿、正确配置账户以及诊断意外的余额。
从会计等式开始
资产负债表建立在以下等式基础上：
资产 = 负债 + 所有者权益
收入增加利润，从而增加所有者权益。费用减少利润，从而减少所有者权益。这给出了五类账户的正常行为：
| 账户类别 | 代表内容 | 增加方式 | 减少方式 | 常见示例 |
|---|---|---|---|---|
| 资产 | 公司拥有或控制的资源 | 借方 | 贷方 | 现金、银行存款、应收账款、存货、设备 |
| 负债 | 公司欠付的金额 | 贷方 | 借方 | 应付账款、贷款、应交税费 |
| 所有者权益 | 所有者的剩余权益 | 贷方 | 借方 | 资本、留存收益 |
| 收入 | 一个期间内赚取的价值 | 贷方 | 借方 | 销售收入、服务收入 |
| 费用 | 一个期间内消耗的价值 | 借方 | 贷方 | 租金、工资、销售成本 |
一个有用的记忆技巧是：资产和费用通常在借方增加；负债、所有者权益和收入通常在贷方增加。
通常这个词很重要。一个账户可能包含双方的分录。客户付款会贷记应收账款，因为它减少了资产。销售退货会借记销售收入，因为它减少了收入。
借方和贷方不是付款方向
考虑三个事件：
- 客户支付一张发票。银行存款被借记，因为银行存款资产增加。应收账款被贷记，因为客户欠付的金额减少。
- 你向供应商付款。应付账款被借记，因为负债减少。银行存款被贷记，因为银行存款资产减少。
- 你用现金购买一台笔记本电脑。设备被借记，因为资产增加。银行存款被贷记，因为另一项资产减少。
因此，同一个银行存款账户可以根据其余额是增加还是减少而被借记或贷记。
常见的 ERPNext 交易如何实现平衡
示例使用简化值并省略了四舍五入。你公司中的账户名称可能有所不同。
赊销
Nova Electronics Trading 开具一张金额为 1,000 美元加 80 美元税款的销售发票，并将在以后收款。
| 账户 | 借方 | 贷方 |
|---|---|---|
| 应收账款 | 1,080 | |
| 销售收入 | 1,000 | |
| 应交税费 | 80 | |
| 合计 | 1,080 | 1,080 |
应收账款增加，因为客户欠付更多。收入和应交税费也增加。已提交的销售发票会根据其项目、税费和配置的账户自动创建这些分录。
收到客户付款
客户支付 1,080 美元。
| 账户 | 借方 | 贷方 |
|---|---|---|
| 银行存款 | 1,080 | |
| 应收账款 | 1,080 | |
| 合计 | 1,080 | 1,080 |
银行存款增加，客户的债务减少。付款条目还会将此金额链接到发票，使其未结余额变为零。
赊购
Nova 收到一张金额为 600 美元的办公设备供应商发票。
| 账户 | 借方 | 贷方 |
|---|---|---|
| 办公设备 | 600 | |
| 应付账款 | 600 | |
| 合计 | 600 | 600 |
设备资产和供应商负债同时增加。如果该采购属于运营费用，则借方应记入费用科目。
向供应商付款
| 科目 | 借方 | 贷方 |
|---|---|---|
| 应付账款 | 600 | |
| 银行存款 | 600 | |
| 合计 | 600 | 600 |
负债和银行存款资产同时减少。
向客户交付库存
假设一台售价为 1000 美元的笔记本电脑，其估价成本为 700 美元。在永续盘存制下，交货时需将成本与销售分开记录：
| 科目 | 借方 | 贷方 |
|---|---|---|
| 销售成本 | 700 | |
| 库存资产 | 700 | |
| 合计 | 700 | 700 |
销售成本作为费用增加；库存作为资产减少。此分录可来自交货单或更新库存的销售发票。
在供应商发票之前收到库存
当货物在开票前收到时：
| 科目 | 借方 | 贷方 |
|---|---|---|
| 库存资产 | 700 | |
| 已收未开票库存 | 700 |
采购收货单记录库存和一项临时负债。后续的采购发票借记“已收未开票库存”，贷记“应付账款”。这清除了收货应计项目，并建立了供应商余额。
记录即时支付的费用
Nova 支付 120 美元用于互联网服务。
| 科目 | 借方 | 贷方 |
|---|---|---|
| 互联网费用 | 120 | |
| 银行存款 | 120 |
费用增加，银行存款资产减少。这可以通过采购发票后付款，或根据所需的控制和凭证通过适当的付款或日记账工作流来记录。
记录折旧
| 科目 | 借方 | 贷方 |
|---|---|---|
| 折旧费用 | 100 | |
| 累计折旧 | 100 |
折旧费用增加。累计折旧是一个备抵科目，正常余额在贷方，因此它减少了资产的账面净值，而不改变其原始成本科目。
备抵科目与异常余额
备抵科目用于抵销另一个科目，同时保持单独可见。常见示例包括累计折旧、销售退回、采购退回和折让。
科目也可能出现非预期的余额，但这并不一定意味着错误：
- 客户应收款出现贷方余额，可能表示预收款或多付款。
- 供应商应付款出现借方余额，可能表示已支付的预付款。
- 银行存款出现贷方余额，可能表示透支。
- 收入科目可能因贷项通知单或更正而被借记。
在断定符号错误之前，请调查原始凭证和业务含义。
参与方与科目如何协同工作
ERPNext 通常为多个客户使用一个共享的应收科目，为多个供应商使用一个共享的应付科目。每笔分类账分录上的参与方类型和参与方用于标识谁的余额发生了变化。
这就是会计科目表不需要为每个客户设置一个分类账科目的原因。应收账款和应付账款报表结合了科目过账、参与方和付款参考，以显示发票级别的未结金额和账龄。
维度不会改变借方和贷方
成本中心、项目或其他会计维度用于标记分录以便分析。它不会替代科目，也不会改变金额是借方还是贷方。
例如，一个租金费用科目可以分摊到零售、在线销售和行政成本中心。总分类账保持平衡，而损益表可以按管理报告需求进行筛选或分组。
在 ERPNext 中复核分录
提交交易后：
- 打开原始单据。
- 选择 查看 > 会计分类账。
- 确认借方和贷方总额相等。
- 检查每个科目是否与经济业务匹配。
- 核实应收或应付行中的往来单位。
- 审查成本中心、项目、财务账簿及其他适用维度。
- 打开总分类账，查看科目上下文中的分录。
使用试算平衡表确认所选期间内借方总额与贷方总额保持相等。相等证明数学平衡，但并不能证明每个科目选择都是正确的。
何时使用日记账分录
在需要进行真正的会计调整时使用日记账分录，例如预提、准备、重分类、期初余额和已批准的核销。
对于常规操作，优先使用专用交易单据：
- 销售发票用于客户开票
- 采购发票用于供应商开票
- 付款分录用于收款、付款和内部转账
- 交货单、采购收货单或库存分录用于库存移动
- 资产交易用于资本化、折旧、销售和处置
专用单据会自动计算税金、更新未结金额、保留业务参考信息，并执行手动日记账分录可能绕过的验证。
常见错误
| 错误 | 更好的方法 |
|---|---|
| 将借方视为收到的款项 | 识别科目类别，然后判断该科目是增加还是减少。 |
| 将贷方视为负数金额 | 将借方和贷方理解为分录的两边，而非正负号。 |
| 为每个客户创建一个应收科目 | 使用共享的应收科目，并通过往来单位来识别客户，除非需要单独设置科目。 |
| 用不相关的日记账分录修正发票 | 尽可能更正、退回、取消或修改原始单据，以确保业务和会计记录一致。 |
| 仅检查总额是否平衡 | 同时核实科目、往来单位、日期、维度、参考信息、税金和币种。 |
常见问题
为什么银行收款显示为借方？
银行是资产。收到款项会增加该资产，资产增加记借方。
为什么销售收入是贷方？
收入会增加利润和权益。因此，收入科目通常通过贷方增加。
可以输入负数的借方吗？
ERPNext 通常通过分录的另一方来体现相反效果。请遵循相关单据的退货或冲销流程，而不是强行输入负值。
每笔交易是否只影响两个科目？
- 复式记账要求总额相等，而非恰好两行。一张包含多种税金、收入科目、折扣和库存影响的发票可能会生成多笔总账分录。
相关主题
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