销售周期始于商业承诺，止于客户付款。并非每份单据都会生成会计凭证。销售订单记录您已同意销售的内容，而交货单、销售发票和付款分录则记录后续的财务事件。
以下示例使用常见的会计科目名称，并排除销售税，以便于理解分录。您的会计科目名称可能有所不同。ERPNext 会根据您为公司、物料、物料组、仓库和交易配置的科目进行过账。
了解总账何时发生变化
当会计或库存交易被提交时，ERPNext 会生成总账分录。保存草稿不会影响总账。
| 单据 | 典型的账务影响 | 其代表的含义 |
|---|---|---|
| 销售订单 | 无总账分录 | 承诺按约定的数量和价格供应商品或服务。 |
| 库存物料的交货单 | 借记销售成本；贷记库存商品 | 库存已离开公司，其估值变为费用。 |
| 销售发票 | 借记应收账款；贷记销售收入。若适用税费，则贷记应交税费。 | 确认收入，客户现在欠付发票金额。 |
| 付款分录（收款） | 借记银行或现金；贷记应收账款 | 收到款项，客户的未结余额减少。 |
借方和贷方是同一事件的两个方面。例如，收到客户付款会增加银行存款，因此借记银行。同时，它减少了客户的应收余额，因此贷记应收账款。
示例 1：销售成品的制造公司
假设一家制造商以每部 699 美元的价格向 Cedar Commerce 销售两部成品手机，总售价为 1,398 美元。ERPNext 将这两部成品手机估值定为 866.76 美元。制造成本在此销售周期开始前已累计计入库存。
1. 提交销售订单
已提交的销售订单记录客户对两部成品手机的订购。它保留了商业承诺，但不确认收入、不减少库存，也不创建应收款项。
账务影响： 无。
2. 提交交货单
交货单确认成品已离开仓库。ERPNext 将其当前估值从库存资产中移除，并将该估值确认为销售成本。
| 科目 | 借方 | 贷方 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 销售成本 | $866.76 | 库存成本变为费用。 | |
| 库存商品 | $866.76 | 公司持有的库存价值减少。 |
借方金额基于估值，而非客户售价。这就是为什么交货单过账 866.76 美元，而客户将被开具 1,398 美元的发票。
3. 提交销售发票
销售发票确认收入，并创建客户应付的金额。
| 科目 | 借方 | 贷方 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 应收账款（债务人） | $1,398.00 | 客户现在欠公司款项。 | |
| 销售收入 | $1,398.00 | 确认销售产生的收入。 |
忽略税费和其他成本，从这两个事件中可见的毛利润为 531.24 美元：销售收入 1,398.00 美元减去销售成本 866.76 美元。
4. 收取客户付款
当客户支付全部发票金额时，提交一笔“收款”类型的付款分录，并将其分配到该销售发票。
| 科目 | 借方 | 贷方 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 银行 | $1,398.00 | 收到的款项增加了银行存款余额。 | |
| 应收账款（债务人） | $1,398.00 | 客户欠付的金额被结清。 |
付款分录不会再次确认销售收入。销售发票已经记录了收入。付款只是将余额从应收账款转移到银行。
示例 2：服务公司
假设一家服务公司同意为 Bluewave Systems 执行 20 次设备设置服务，每次收费 150 美元。合同总价值为 3,000 美元。
服务通常不涉及库存移动，因此此工作流可以直接从销售订单进入销售发票和付款录入。除非公司将其用作服务交付的操作确认，否则无需交货单。
1. 提交销售订单
销售订单记录约定的范围、数量、费率和交付日期。它不会产生收入或应收账款。
总账影响： 无。
2. 提交销售发票
完成约定的工作后，提交销售发票。由于该项目是非库存服务，此发票不会生成库存余量或销售成本条目。
| 科目 | 借方 | 贷方 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 应收账款（债务人） | $3,000.00 | 客户欠付所开具发票的服务费用。 | |
| 销售收入或服务收入 | $3,000.00 | 确认服务收入。 |
员工成本、承包商费用、差旅费及其他交付费用通过各自的工资、费用、采购或日记账工作流进行记录。它们不会仅仅因为提交了服务销售发票而自动过账为销售成本。
3. 收取客户付款
付款录入的基本效果与商品销售相同。
| 科目 | 借方 | 贷方 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 银行 | $3,000.00 | 公司银行余额增加。 | |
| 应收账款（债务人） | $3,000.00 | 客户的未结余额已结清。 |
比较两种工作流
| 阶段 | 制造或库存商品 | 服务 |
|---|---|---|
| 销售订单 | 无总账影响 | 无总账影响 |
| 交货 | 交货单减少库存余量并借记销售成本 | 通常无库存交货单或库存过账 |
| 发票 | 借记应收账款并贷记销售收入 | 借记应收账款并贷记销售收入或服务收入 |
| 付款 | 借记银行并贷记应收账款 | 借记银行并贷记应收账款 |
如果启用更新库存后提交库存商品的销售发票，ERPNext会将交货单的库存效果与销售发票的收入和应收账款效果合并。结果有效，但公司在审计跟踪中会缺少单独的交付单据。
如果用户在没有销售订单的情况下直接创建销售发票，销售发票仍会生成相同的总账条目。缺少的是更早的商业承诺、订单跟踪以及订购数量与开票数量之间的关联。
常见问题
提交销售订单会影响总账吗？
销售订单是一种商业承诺。它可能影响订单、交货、预留和开票报告，但不会创建借方或贷方条目。
为什么销售成本与销售价格不同？
销售成本使用项目的库存估值。销售收入使用向客户收取的价格。差额构成毛利润。
包含销售税时有什么变化？
应收账款按发票总额借记。销售收入按净收入贷记，适用的税负债科目按向客户收取的税额贷记。
服务公司可以使用交货单吗？
可以，如果公司需要单独的操作记录来确认服务交付。非库存服务的交货单不会减少库存余量。许多服务公司直接从销售订单开具发票。
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