当采购的物品入库时，会根据库存/固定资产账户中采购物品的价值进行会计分录。当您销售并交付这些物品时，会记入一笔等于物品采购成本的费用（销售成本）。
随着采购收货单增加库存余额，仓库账户被借记，而一个名为已收货但未开票的调整账户被贷记。同时，在税费和费用表中，对于用于估值目的而增加的金额，会在类别为“估值”或“总计和估值”的科目中记入一笔负费用，以避免重复记入费用。
收到供应商发票后，您将根据采购收货单创建采购发票。此时，已收货但未开票账户被借记，从而抵消已收货但未开票账户中的余额。
已收货但未开票账户中的余额表示已创建采购收货单但尚未开票的物品价值。