分类： 配置

里程碑跟踪

在版本 12 中引入

如果文档经历多个阶段，您可以基于其生命周期自动跟踪里程碑。

里程碑设置的配置可以在里程碑跟踪中进行，每个里程碑会在里程碑中更新。

要访问里程碑跟踪器，请前往：

首页 > 设置 > 里程碑跟踪器

1. 创建里程碑跟踪器

  1. 点击新建。
  2. 设置要跟踪的文档类型（例如：“问题”）。
  3. 设置表示阶段的字段（例如：“状态”）。

注意：里程碑阶段可以通过链接或选择属性来定义。

> 设置完成后，每当任何问题的状态发生变化时，都会创建一个新的里程碑记录。 > > 可以在视图的时间线中查看里程碑： > >

> 注意：里程碑独立于版本运行。 > >

2. 功能

>

里程碑可以成为报告和通知的重要来源。例如，如果潜在客户资格认定是“潜在客户”上的一个里程碑，里程碑可以帮助生成关于某个时期内被认定的潜在客户数量的报告。

>

2.1 将里程碑与仪表板结合使用

>

与仪表板一起使用时，里程碑可以帮助跟踪里程碑的趋势。例如，如果“资格认定”被跟踪为“潜在客户阶段”，则按资格认定筛选的里程碑仪表板将显示已认定潜在客户的趋势。

>

2.2 将里程碑与能量点结合使用

>

可以定义能量点规则，自动向达到里程碑的用户授予能量点。这可用于激励在各个级别对交易采取行动。

自动重复

自动重复功能可帮助您在指定时间段内自动创建某些单据。

从版本 12 开始，您可以自定义任何表单，使单据可重复。

例如：假设您对某些项目采用递延费用制度。这要求您每月创建相同的日记账分录，以贷记递延费用账户并借记费用账户。您可以先手动创建第一笔日记账分录，然后为其创建自动重复交易。

要访问自动重复功能，请前往：

首页 > 设置 > 自动化 > 自动重复

1. 如何设置自动重复

1.1 自定义表单

  1. 前往：首页 > 自定义 > 表单自定义 > 自定义表单。
  2. 选择您希望允许创建可重复单据的表单。
  3. 勾选“允许自动重复”，以允许为该表单创建可重复单据。这对于该单据类型在自动重复单据类型下的“参考单据”字段中显示是必要的。

1.2 设置自动重复

  1. 前往 首页 > 设置 > 自动化 > 自动重复 > 新建。
  2. 选择参考单据类型，例如日记账分录或销售发票等。
  3. 选择参考单据。这是您希望重复的单个单据。
  4. 设置开始日期和结束日期（可选）。 如果未指定结束日期，则将创建重复单据，除非自动重复被禁用。
  5. 设置创建可重复单据的频率 （每日、每周、每月、每季度、每半年、每年）。
  6. 保存。

1.3 直接从单据设置自动重复

您还可以通过单击工具栏菜单中的重复选项来设置单据自动重复。

注意：如果单据已设置为自动重复，则“重复”选项不可用。

单击“重复”后，将显示自动重复提示。填写详细信息，然后单击“保存”。

2. 功能

2.1 创建时提交

如果参考单据类型是可提交的，您将看到一个名为创建时提交的选项。如果勾选此项，您的单据将在创建时被提交。

2.2 通过电子邮件通知

如果您希望在创建重复单据时通知某些联系人，您可以在自动重复的“通知”部分勾选“通过电子邮件通知”。这将把自动生成的重复单据发送到指定的电子邮件地址。相关字段说明如下：

  • 收件人：定义接收重复单据创建电子邮件的收件人电子邮件地址。
  • 获取联系人：此按钮将获取与设置为自动重复的单据相关联的联系人，并填充到“收件人”字段。
  • 模板：您可以为电子邮件选择一个电子邮件模板。这也会填充“主题”和“消息”字段。
  • 主题：电子邮件的主题（例如：重复待办事项创建成功）。
  • 消息：要在电子邮件中发送的消息。
  • 预览消息：此按钮将显示消息的预览。
  • 打印格式：选择一种打印格式来定义应通过电子邮件发送给客户的单据视图。

注意：如果您为其设置自动重复的单据是可提交的，请确保在“打印设置”中启用了“允许打印草稿”，以便在自动重复通知电子邮件中收到新的重复单据。如果未启用，您将收到关于重复单据创建的通知，但不会附带该单据。

2.3 在特定日期重复

如果频率设置为每月、每季度、每半年或每年，则它将在相应月份的与自动重复“开始日期”相同的日期创建重复单据。如果您希望在其他日期创建重复单据，则可以设置以下选项之一：

  • 重复日：创建重复单据的月份中的日期。例如，如果频率为每月，您输入 7，则它将在相应月份的 7 日生成重复单据。
  • 在每月最后一天重复：此选项可用，因为每个月的最后一天不同。例如，在闰年，2 月的最后一天是 29 日，否则是 28 日。如果您勾选此选项，它将在相应月份的最后一天创建重复单据。

2.4 为自动重复选择工作日的功能

在版本 13 中引入

频率为每周的自动重复允许您选择希望创建重复单据的日期。

2.5 仪表板

您可以在自动重复单据的仪表板中查看自动重复计划。如果您未指定结束日期，则计划将仅显示下一个计划日期。

2.6 侧边栏上的自动重复频率

当文档设置为自动重复时，您可以在侧边栏看到自动重复的频率。 您可以点击状态来查看关联的自动重复文档。

2.7 禁用自动重复

如果您勾选此字段，将停止创建重复文档，并取消自动重复文档与参考文档的关联。

分配规则

在版本 12 中引入

分配规则允许您设置文档自动分配给用户。

为了在负责支持工作的员工之间自动分配支持工单，可以使用分配规则。

要访问分配规则，请转到：

首页 > 设置 > 分配规则

1. 如何创建分配规则

要设置自动分配：

  1. 转到分配规则列表，点击新建。
  2. 选择您要自动分配的文档类型（例如 问题）。
  3. 编写将添加到待办事项中的“描述”。
  4. 选择分配的条件。 您可以在 Assign Rule、Close Rule 和 Unassign Rule 中编写简单的 Python 表达式以实现自动分配。您将可以访问文档的所有属性，并可以使用 >、<、== 等运算符，以及像 and 和 or 这样的多个条件。

示例：

  • status == "Open"
  • issue_type == "Technical" and priority=="High" and status == "Open"
  1. 选择分配规则。

  • 轮询：按顺序将每个文档分配给一个用户。
  • 负载均衡：将新文档分配给分配数量最少的用户。

选择此分配规则将应用的用户列表：

  • 基于字段：在 v13 中引入，此规则可用于将文档分配给在配置字段中设置的用户。

选择用户链接字段，该字段将决定此分配规则将应用于谁：

  1. 保存。

您可以在描述字段中使用文档的属性，这些属性将成为分配的一部分。优先级更高的分配规则将首先应用。

示例：

高优先级问题 文件上传不起作用 已分配给您。

1.1 多个分配规则

您还可以为每种文档类型设置多个自动分配，优先级最高的将首先应用。

优先级更高的分配规则

1.2 设置分配的截止日期

您可以根据参考文档中的日期字段自动设置分配的截止日期。

示例：

如果您想根据问题的“解决截止日期”来设置问题分配的截止日期，可以通过在分配规则的 Due Date Based On 选项中选择“解决截止日期”字段来实现。

注意：

  • 如果尚未选择“文档类型”，或者所选文档类型没有“日期”或“日期时间”字段，则“基于截止日期”选项将不可用。
  • 当参考文档中的“基于截止日期”字段值更新时，分配/待办事项中的截止日期也会随之更新。
  1. 工作流
  2. 工作流操作

自动化

ERPNext 中的自动化是一项颠覆性的功能，尤其在简化里程碑跟踪、任务分配、重复性任务和事件监控等复杂流程时。这些 ERPNext 的自动化功能不仅节省时间和精力，还能提升整个组织的整体效率和生产力。

  • 分配规则
  • 自动重复
  • 里程碑跟踪

在主数据上设置工作流

工作流通常设置在可提交的文档上。一旦文档被批准，它会根据设置的工作流自动提交。然而，有时企业确实存在需要审批主数据（如物料、物料价格、定价规则等）的场景。

在 ERPNext 中，这些主数据是不可提交的。因此，即使被拒绝，它们有时仍然处于激活状态，您可以在交易中使用它们。在本文中，我们以物料主数据为例。我们将在物料上设置一个简单的工作流，并使其仅在批准后才激活。为此，请按照以下步骤操作：

  1. 确保您要设置工作流的主数据具有启用/禁用复选框。如果默认情况下不存在此复选框，您需要通过自定义表单创建一个，并按如下方式设置默认值：
  1. 如果复选框是“禁用”，则设为 0
  2. 如果复选框是“启用”，则设为 1

在我们的案例中，物料主数据有一个名为“已禁用”的复选框。我们在物料 DocType 的自定义表单中将默认值设置为 1，如下所示。

这意味着每次创建新物料时，除非被批准，否则默认情况下它将处于禁用状态（如下面的截图所示）。

  1. 接下来，设置工作流。

在状态表中，批准时，请确保将“已禁用”（或已启用）复选框更新为 0（如果是启用，则更新为 1），如下所示。

这将确保每当物料被批准时，物料将自动启用，并且您可以在交易中使用它。

查看下面的 GIF 以详细了解工作流：

设置工作流的简单步骤

当公司对文档有多个审批层级时，可以设置工作流。
在 ERPNext 中，您可以进入工作流列表 –> 新建 –> 命名工作流并定义：1. 状态 2. 转换规则。

  1. 状态：

当文档被传递到不同审批层级时，每个层级会根据用户角色定义相应的状态。

  1. 转换规则：

例如：销售用户只能创建报价单，并且可以将其保存在草稿状态。然后，可以将其发送给销售经理进行审批，拥有此角色的用户可以批准或拒绝该报价单，之后报价单要么进入草稿状态（如果被拒绝），要么进入最终的已批准状态。

错误消息：文档在提交前无法取消。
[这是用户在提交文档前定义了“已取消”状态时常见的错误。文档状态 1 表示文档将在该状态下被提交，因此文档状态 2 的状态应仅在文档状态 1 的状态之后的转换中定义。]
先设置一个简单的工作流，然后告诉我们您对工作流的更多想法！我们乐于看到用户满意！！;)

授权规则

授权规则允许根据定义的条件，在单据上配置自定义的授权/审批流程。

例如：如果销售订单的总额超过 1,000 元，那么即使销售用户拥有“提交”权限，也只能由销售经理进行验证/提交。

同样地，您可以根据净总额、总额、折扣百分比等字段定义授权规则，并指定当满足授权条件时，谁将是单据审批人。

让我们通过一个详细的授权规则示例来更好地理解。

假设销售经理仅需对总额超过 10,000 元的销售订单进行授权。如果销售订单金额低于 10,000 元，那么销售用户也可以提交。这意味着销售用户的“提交”权限将被限制在总额低于 10,000 元的销售订单范围内。

1. 如何创建授权规则

  1. 前往授权规则列表，点击“新建”。
  2. 选择授权规则将适用的交易类型。此功能仅适用于有限的交易类型。
  3. 输入授权金额等。这取决于您在“基于”字段中选择的字段。
  4. 选择“基于”。授权规则将根据在此字段中选择的值来应用。
  5. 选择“适用角色”。这是此授权规则将适用的角色。根据示例，它将是“销售用户”。
  6. 为了更具体，如果您希望将规则应用于特定的销售用户而非所有销售用户，您还可以选择“适用用户”。
  7. 选择“审批角色”。这是可以审批超过授权金额表单的角色。根据我们的示例，它是“销售经理”。
  8. 您还可以选择特定的销售经理。
  9. 保存。

如果销售用户尝试提交金额超过 10,000 元的销售订单，他将收到一条错误消息。

如果您希望限制销售用户提交销售订单，那么与其创建授权规则，不如从角色权限管理器中移除销售用户的“提交”权限。

可应用授权规则的单据

  1. 销售订单
  2. 采购订单
  3. 报价单
  4. 交货单
  5. 销售发票
  6. 采购发票
  7. 采购收货单
  8. 绩效评估

授权条件可基于的字段

  1. 总额
  2. 平均折扣
  3. 按客户折扣
  4. 按物料折扣

工作流过渡任务

注意：将在版本 16 中添加

简介

工作流转换任务是在工作流的状态转换期间可以执行的操作。每个工作流转换可以链接到一组转换任务。

每个工作流转换任务可以包含以下类型的任务：

  1. 应用定义的操作（由每个 Frappe 应用通过 hooks.py 指定）
  2. 服务器脚本
  3. Webhooks

除此之外，每个转换任务可以是以下两种模式之一：

  1. 同步：这是转换任务的默认模式。当状态转换启动时，所有转换任务会逐个运行。即使其中一个任务失败，转换也会被撤销。
  2. 异步：可以通过勾选“异步”复选框来启用此模式。每个异步转换任务在状态转换完成后运行，这意味着它对状态完成没有影响，并且会在单独的后台作业中独立运行。

应用定义的操作

每个 Frappe 应用通过 ‘workflow_methods’ 钩子来定义它们。

通过 workflow_methods 钩子定义的任何点分路径方法必须接受 doc: Document 作为参数，该参数是正在应用转换的文档。

应用定义的任务示例如下：

# hooks.py
workflow_methods = [{"name": "Create a customer", "method":
                     "myapp.shop.doctype.kirana.create_customer"}]

# myapp/shop/doctype/kirana.py
def create_customer(doc):
    customer = frappe.new_doc("Customer")
    customer.customer_name = "Customer " + doc.name
    customer.customer_type = "Individual"

    customer.save()

如果任何应用提供了这些任务，它们将出现在“任务”下拉菜单中。

如果您是最终用户，您无法自行创建应用定义的操作，必须使用下面提到的服务器脚本。

服务器脚本

这些脚本也接受 doc: Document 参数，并且可以使用“工作流任务”脚本类型进行设置。

然后，这些脚本必须在转换任务中进行链接：

Webhooks

可以通过将 Webhook 的“文档事件”字段设置为 ‘workflow_transition’ 来创建它们：

然后，这些 Webhook 必须在转换任务中进行链接：

  • 工作流状态
  • 工作流操作
  • 工作流

工作流操作

版本 11 中引入

“工作流操作”是一个集中位置，您可以在此跟踪和管理所有需要在工作流上执行的待处理操作。

仅当您创建的工作流中勾选了“发送邮件提醒”复选框时，工作流操作才会发送邮件通知。

要访问工作流操作，请前往：

首页 > 设置 > 工作流操作

如果用户有资格对某些工作流执行操作，系统将向该用户发送包含相关文档附件的邮件。用户可以从邮件中 Approve 或 Reject 该工作流。

此外，用户还会在其工作流操作列表中看到相应条目：

注意：

  • 您可以为每个状态下的工作流操作设置邮件模板。该模板可能包含一条消息，提示用户继续执行下一步工作流操作。
  • 对于过渡到可选状态的情况，不会创建工作流操作。
  1. 工作流
  2. 分配规则

工作流状态

“工作流状态”是指文档（如销售订单、采购订单或请假申请）在其生命周期中可能处于的特定状态。

工作流状态对于管理多阶段审批流程、确保适当的制衡以及维持操作流程至关重要。

在对文档应用不同的工作流操作之前或之后，可能会达到不同的工作流状态。如果您想创建一个需要经理、高级经理、总经理等多级审批的工作流，您可以通过工作流状态为其设置这些状态。

系统根据每个阶段标记的样式，以不同颜色显示不同的状态。

  • 成功 – 绿色
  • 危险 – 红色
  • 反转 – 黑色
  • 主要 – 深蓝色
  • 信息 – 浅蓝色
  • 警告 – 橙色
  1. 工作流
  2. 工作流操作
  3. 分配规则