分类： 会计

预收客户账户预付款

从版本 15 开始，ERPNext 支持将客户预付款记入负债科目，将供应商预付款记入资产科目。 这些操作仅能通过付款分录进行。

注意：预付款科目仅限于公司本位币

  1. 前提条件

要使用此功能，需要先创建以下内容：

  • 针对客户的负债类“应收”科目，以及针对供应商的资产类“应付”科目
  • 在 公司 -> 科目 -> 预付款 部分维护上述科目
  1. 如何在负债/资产科目下创建预付款

一旦销售订单或采购订单提交后，您会找到针对该订单创建付款的选项。您也可以创建新的付款分录并手动选择值（如往来单位和付款科目）。以下是根据销售订单创建预付款的步骤。

  • 前往销售订单并点击 创建 > 付款分录。

  • 设置所需详细信息并保存

    1. 保存后，系统会将“付款至”/“付款自”科目更新为公司主数据中维护的预付款科目。

  • 提交

  1. 将预付款分配给发票

分配方式与普通预付款类似。请参阅预付款分配

限制

目前，此类型的预付款记账仅支持客户和供应商这两种往来单位类型。

  1. 普通预付款

普通往来核算

ERPNext 中的通用参与方会计涉及对异常交易进行核算，例如针对主要供应商创建销售发票。

假设一位 ERPNext 用户一直针对某供应商创建采购发票，现在想针对同一供应商创建销售发票，并将此销售发票与之前的一笔采购进行对账。

上述操作可以通过启用通用参与方会计来实现。

步骤：

  1. 前往会计设置，并启用通用参与方会计。

  2. 在两个参与方之间创建链接

    • 如果该参与方的主要角色是供应商，则前往供应商主数据，点击操作 -> 与客户关联
    • 如果该参与方的主要角色是客户，则前往客户主数据，点击操作 -> 与供应商关联

  3. 针对在第 2 步中设置为次要参与方的客户创建销售发票。

  4. 提交销售发票后，系统将自动过账一张日记账分录，该分录会为关联的供应商创建预付款余额。

5. 现在，此日记账分录的预付款可用于与采购发票进行对账。

重建树

重建树功能是 ERPNext 中的一个工具，用于修正和刷新层级数据的结构完整性，特别是会计科目表（CoA）。它确保系统中准确反映父子关系和科目的显示顺序。

问题：

有时在总账报告中，用户选择了某个科目，但报告中的数据却显示为另一个科目，如下方截图所示。

在这种情况下，您可以使用重建树功能，以便用户轻松解决此问题。

重建会计科目表树的分步指南

重建树是一个快速的过程。

步骤 1：访问会计科目表 导航到会计科目表树视图：

会计 > 会计科目表

步骤 2：打开操作菜单 在会计科目表树界面中，找到并点击窗口右上角的菜单按钮（通常由三个点或三条线表示）。

步骤 3：选择“重建树” 从出现的下拉菜单中，选择“重建树”选项

重建树过程完成后，您可以检查总账报告，确保报告中显示正确的数据。

不可变账本

从版本 13 开始引入

从版本 13 开始，ERPNext 引入了一项重大变更。这一变更改变了 ERPNext 中会计分类账（总分类账）和库存分类账的工作方式。分类账应当不可变的原因有很多，列举如下：

  • 重新过账未来分录的计算成本很高。要过账一笔回溯交易，所有未来分录都需要重新过账。
  • 在库存分类账中，当估值基于先进先出（FIFO）方法时，整个序列可能会被重新生成，这可能会影响后续交易的估值和利润。
  • 某一期间已缴税款也可能会发生变化。

以下是对日常交易的影响

1. 取消交易时的冲销分录

在取消任何交易时，不会删除该交易的总账分录，而是会过账冲销分录，以在取消日期抵消该交易的影响。

由于与交易关联的总账分录永远不会被删除，这也意味着已取消的交易及其关联单据将无法再被删除。

2. 限制过账回溯库存分录

由于分类账现在不可变，这意味着未来交易无法更新或重新过账。 因此，用户将无法再过账回溯的库存交易。

例如：假设已为物料 A 创建了一笔库存交易，过账时间为 19-06-2020 23:00:10，那么在此交易之后，您无法为物料 A 过账过账时间早于该时间戳的交易。

ERPNext 快速迁移 QuickBooks 数据

如何设置 QuickBooks 迁移器？

创建 QuickBooks Online 应用

  1. 在 Awesome-bar 中，转到“QuickBooks 迁移器”文档类型。
  2. 进入 Inuit 开发者门户。
  3. 使用现有账户登录或注册新账户。
  4. 转到“我的应用”页面。
  5. 点击“选择 API”。
  6. 在“QuickBooks API”下勾选“会计”。
  7. 点击“创建应用”。
  • 您将被带到应用的仪表板。
  1. 转到“密钥”选项卡。
  2. 转到“生产密钥”部分。
  • 完成要求。
  1. 在“QuickBooks 迁移器”文档类型中，系统会为您生成一个“重定向 URL”，并将其添加到您的 Inuit 应用的“重定向 URI”列表中（位于“生产密钥”部分下）。点击保存。
  • 确保重定向 URL 以 https 开头。
  1. 从“生产密钥”部分复制“客户端 ID”和“客户端密钥”到“QuickBooks 迁移器”文档类型。
  2. 保存“QuickBooks 迁移器”。

连接到 QuickBooks Online API

  1. 点击“连接到 QuickBooks”。
  2. 浏览器中会打开一个新标签页，系统会要求您登录。
  3. 如果您有多个公司，请选择要迁移数据的公司。
  4. 点击“连接”。
  5. 授权成功后，标签页将关闭。
  6. 指示器将设置为“已连接到 QuickBooks”。
  7. 在“QuickBooks 迁移器”中，选择要迁移数据的目标“公司”。
  8. 保存“QuickBooks 迁移器”。

迁移数据

  1. 点击“获取数据”按钮。
  2. 指示器将从“已连接到 QuickBooks”变为“进行中”。
  3. 进度条将显示迁移状态。
  4. 根据数据量大小，这可能需要几分钟时间。
  5. 迁移完成后，指示器将变为“完成”或“失败”。

当我点击获取数据时会发生什么？

账户

现有会计科目表

创建公司时，ERPNext 会为该公司生成一个会计科目表，这些账户将被保留。

账户命名

为避免与现有账户名称冲突，所有来自 QuickBooks 的账户名称将添加“- QB”后缀。

例如：Job Expense 将变为 Job Expense - QB。

注意：ERPNext 还会使用公司缩写对账户名称进行编码。考虑到这一点，Job Expense 将变为 Job Expense - QB - AZ（假设 AZ 是公司缩写）。

根账户

将创建五个根账户，即 Asset、Equity、Expense、Liability、Income，所有账户（根据账户类型）将成为这些账户的子账户。

分组账户

QuickBooks 允许在分组账户上进行交易，但 ERPNext 不允许。为处理此问题，每个分组账户将有一个带连字符名称的子账户。

例如：

Job Expenses
Job Materials

将变为

Job Expenses
Job Expenses - 1
Job Materials

名称冲突

QuickBooks 允许多个账户同名，但 ERPNext 不允许。为处理此问题，每个重复账户将有一个带连字符的名称。

例如：

Insurance
Job Materials
Job Expenses
Job Materials

将变为

Insurance
Job Materials
Job Expenses
Job Materials - 1

物料

命名

所有物料将使用公司编码的名称。

例如：Pen 将变为 Pen - AZ（假设 AZ 是公司缩写）。

计量单位

所有物料将分配 Unit 作为默认计量单位。

小数计量单位

Unit 将允许使用小数值。

库存

无论物料在 QuickBooks 中是库存物料还是非库存物料，都不会保留任何与库存相关的信息。

客户和供应商

命名

所有客户和供应商将使用公司编码的名称。

例如：Pen 将变为 Pen - AZ（假设 AZ 是公司缩写）。

发票

变体

QuickBooks 有四种交易类型的发票变体，所有这些都将保存为销售发票。

  • 发票 等同于销售发票。
  • 销售收据 等同于 POS 销售发票。
  • 贷项通知单 等同于退货销售发票（红字发票）。
  • 退款收据 等同于退货 POS 销售发票。

折扣和加价

QuickBooks 使用特殊账户处理加价和折扣，ERPNext 不这样处理折扣费用和加价，而是所有物料将在其收入账户中体现变化。

运费

对于包含运费的发票，将在物料表中添加一个名为“运费”的物料。

四舍五入

ERPNext 使用与 QuickBooks 不同的四舍五入方法，因此，在包含税费且货币不同于公司货币的发票中，销售发票的总额可能与 QuickBooks 发票不同。

特殊情况

如果 QuickBooks 发票关联到 Delayed Charge 或 Statement Charge，则会为此发票创建一张等效的 Journal Entry。

账单

变体

QuickBooks 有两种交易变体的账单，所有这些都将保存为采购发票。

  • 账单 等同于采购发票。
  • 供应商贷项 等同于退货采购发票。

其他

以下交易将保存为日记账分录

  • 预付款
  • 账单付款
  • 支票
  • 信用卡贷项
  • 费用
  • 库存数量调整
  • 日记账分录
  • 付款
  • 税款支付

税务

对于每个 QuickBooks 税率，将创建一个 ERPNext 科目。

自定义字段

QuickBooks 迁移工具将添加以下自定义字段

  • 公司字段

  • 客户

  • 物料

  • 供应商

  • QuickBooks ID 字段

  • 客户

  • 物料

  • 日记账分录

  • 采购发票

  • 销售发票

  • 供应商

处理客户多付款

本文档概述了客户超额付款（未分配金额）的标准行为，并提供了配置 ERPNext 以自动将这些超额金额过账到单独的客户预收款（负债）科目的步骤。

1. 标准行为：未分配金额

默认情况下，当为客户创建付款分录且付款金额超过其关联发票的总金额（已分配金额）时，超额金额会存储在客户的债务人（应收）科目下。

运作方式：

超额金额被存储： 该差额在付款分录中被标记为“未分配金额”。

客户贷项： 此未分配金额作为客户账户上的贷方余额。

未来分配： 此贷项可以自动或手动分配给同一客户未来的未结销售发票。

不自动过账负债： 此超额金额不会自动转移到单独的负债科目。

2. 预付款配置（负债科目）

如果您的业务流程要求将超额金额立即过账到特定的客户预收款负债科目（而不是保留在债务人/应收科目中），则必须配置“在单独往来方科目中处理预收款”功能。

所需配置步骤：

步骤 1：创建客户预收款科目 您必须首先在负债科目组下创建一个类型为“应收”的特定科目。

  1. 列表项前往会计 > 科目表。
  2. 在主要负债科目（例如，流动负债）下创建一个新科目（例如，客户预收款 – 负债）。
  3. 将科目类型设置为“应收”。 （注意：在负债下使用“应收”类型是 ERPNext 的一项特定要求，以便此功能正确链接到客户分类账。）

步骤 2：在公司主数据中设置预收款科目 接下来，您必须在公司设置中指定这个新创建的科目。

  1. 列表项前往会计 > 公司。
  2. 选择您的公司。
  3. 滚动到“科目”部分。
  4. 在“预付款”字段中，选择您在步骤 1 中创建的“客户预收款 – 负债”科目。
  5. 保存公司记录。

3. 创建用于预收款分配的付款分录

配置完成后，需要指示系统将付款视为预收款，而不是将其关联到会产生超额金额的发票。

推荐方法：单独的预付款付款分录 最直接且可靠的方法是专门为预付款金额创建付款分录。

  1. 列表项前往会计 > 付款分录。
  2. 将付款类型设置为“收款”。
  3. 选择客户。
  4. 在“付款金额”字段中输入预付款金额（例如，2,500 美元）。
  5. 关键点：不要在“分配”表中关联任何发票。保持该表为空。

保存后的系统行为：

当付款分录在没有任何分配的情况下保存时，全部付款金额将自动导向到公司主数据中配置的“客户预收款 – 负债”科目。

替代方法：拆分付款

如果客户支付一笔涵盖发票金额和超额金额的款项，您可以将付款拆分为两笔分录：

  1. 列表项付款分录 1（发票）：为现有销售发票的精确金额创建一笔付款分录。
  2. 付款分录 2（预收款）：为超额金额（例如，2,500 美元）创建第二笔付款分录，遵循上述推荐方法（无发票分配）。

此过程可确保超额资金被干净地转移到指定的负债科目中，以实现正确的会计核算。

付款中的附加费用

当客户通过银行或支付网关电汇付款金额时，交易会产生一笔转账手续费。这会导致客户支付的金额（等于发票金额）与我们银行账户实际收到的金额之间存在差异。在 ERPNext 中，您可以将这笔差异金额分配到“付款扣除”或“损失”部分。

在付款条目中扣除银行手续费的使用场景

  • 发票金额 / 客户支付 = 4810 美元
  • 银行实际收到 = 4800 美元
  • 银行扣除的手续费 = 10 美元

在以下步骤中，我们将学习如何创建一个付款条目，将发票标记为已付，同时将银行手续费记为扣除项。

分配已付金额

在此字段中，输入银行账户实际收到的金额。根据我们的使用场景，即使发票金额是 4810 美元，这里也应填写 4800 美元。

针对销售发票分配发票金额

当已付金额更新为小于发票金额时，针对销售发票的分配金额会自动更新。在这种情况下，它会减少。为确保此付款条目后销售发票已完全付清，请确保分配金额与发票金额相同。

在付款参考表中，确保将 4810 美元更新到分配金额，以便将发票标记为已付。

在扣除项中分配差异金额

由于已付金额（4800 美元）与分配金额（4810 美元）不同，因此有 10 美元的差异金额未分配到任何会计分类账。为确保此条目中的借方和贷方过账匹配，需要分配一个账户来处理这 10 美元的差异。由于此差异源于银行手续费，因此该金额将分配到在扣除表中选择的相关账户。

最终过账

根据此分配：

  • 发票将被标记为完全付清
  • 银行账户将仅反映银行实际收到的金额，从而简化对账
  • 通过付款扣除和损失过账，准确记录银行手续费或货币兑换损益

付款方式

支付方式用于存储进行付款或收款时所使用的媒介。

要访问支付方式列表，请前往：

首页 > 会计 > 设置 > 支付方式

1. 如何创建支付方式

  1. 前往支付方式列表，点击“新建”。
  2. 输入支付方式的名称。
  3. 设置类型：现金、银行或通用。这有助于了解在销售点（PoS）中使用的支付方式。
  4. 为所有公司设置默认的支付科目。
  5. 保存。

提示：设置默认科目后，该科目将在付款分录中被自动提取。

注意：在创建付款分录时，如果已设置，默认银行账户将按以下顺序提取：

  • 公司表单
  • 支付方式的默认科目
  • 客户/供应商的默认银行账户
  • 在付款分录中手动选择
  1. 付款分录
  2. 付款请求

会计分录

会计分录 会计的概念通过以下示例进行说明：我们将以“茶摊”作为一家公司，并了解如何为该业务记录会计分录。

马马（茶摊老板）投资 25000 卢比来启动业务。

1. 投资

马马向公司投资了 25000 卢比，希望获得一些利润。换句话说，公司有义务在未来向马马支付 25000 卢比。因此，“马马”账户是一个负债账户，并被记入贷方。由于这笔投资，公司的现金余额将会增加。“现金”是公司的一项资产，将被记入借方。

公司需要立即购买设备（炉子、茶壶、杯子等）和原材料（茶叶、糖、牛奶等）。他决定从最近的杂货店“超级集市”购买，该店老板是他的朋友，这样他就能获得一些赊账。设备花费他 2800 卢比，原材料花费 2200 卢比。他从总成本 5000 卢比中支付了 2000 卢比。这可以在 ERPNext 中使用付款条目进行记录。

2. 资产

设备是公司的“固定资产”（因为它们使用寿命长），原材料是公司的“流动资产”（因为它们用于日常业务）。因此，“设备”和“库存商品”账户已被记入借方以增加价值。他支付了 2000 卢比，因此“现金”账户将减少该金额，故记入贷方，并且他有义务稍后向“超级集市”支付 3000 卢比，因此“超级集市”将被记入贷方 3000 卢比。

马马（负责所有条目的人）决定在每天结束时记录销售，以便他可以分析每日销售情况。在第一天结束时，茶摊卖出了 325 杯茶，净销售额为 1625 卢比。老板高兴地记录了他第一天的销售情况。

3. 收入

收入已记录在“茶叶销售”账户中，该账户被记入贷方以增加价值，相同金额将被记入“现金”账户的借方。假设制作 325 杯茶的成本为 800 卢比，那么“库存商品”将减少（贷方）800 卢比，并且费用将以相同金额记录在“销售成本”账户中。

在月底，公司支付了摊位的租金（5000 卢比）和一名从第一天开始工作的员工的工资（8000 卢比）。

4. 记录利润

随着月份推进，公司为业务购买了更多原材料。一个月后，他记录利润以平衡“资产负债表”和“损益表”。利润属于马马，而非公司，因此对公司来说是一项负债（它必须支付给马马）。当资产负债表不平衡时，即借方不等于贷方，说明利润尚未记录。为了记录利润，必须重置损益账户。利润/亏损被转移到负债账户，损益表重新开始。这是通过使用期间结账凭证来完成的。

解释：公司的净销售额和费用分别为 40000 卢比和 20000 卢比。因此，公司获得了 20000 卢比的利润。为了进行利润记录分录，“利润或亏损”账户被记入借方，“资本账户”被记入贷方。公司的净现金余额为 44000 卢比，并且还有一些价值 1000 卢比的原材料可用。

  1. 付款条目
  2. 预付款条目
  3. 冻结会计分录
  4. 远期支票条目
  5. 在付款条目中调整预扣金额
  6. 差额条目按钮

对其他税费或收费征税

假设一个潜在客户希望对税款再征税。我们举一个例子：先对商品净总额征收一种税（NBT），然后再对其征收另一种税（VAT）。在下面的例子中，先对商品总价值征收 2% 的 NBT 税，然后再征收 15% 的 VAT 税。

在 ERPNext 中，要在销售订单/发票的“销售税费”表格中实现此映射：1. 将税费类型选择为 按净总额 2. 选择或添加新税种为 NBT，并将税率设置为 2%。 3. 然后添加新行，将税费类型选择为 按上一行总额，并选择或添加新税种为 VAT，将税率设置为 15%。


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