分类： ERPNext

会计大师

在 ERPNext 中，会计主数据是指用于财务会计流程的基础数据元素。这些主数据在确保准确且合规的财务报告方面起着至关重要的作用。

通过有效管理 ERPNext 中的这些会计主数据文档类型，组织可以维护准确的财务记录，遵守法规要求，并获得对其财务绩效的宝贵洞察。

  • 公司
  • 货币
  • 国家
  • 会计科目表
  • 会计期间
  • 会计年度
  • 付款方式
  • 付款条款模板

开账与关账

期初发票创建工具、会计科目表导入器和期末结账凭证是ERPNext会计模块中的关键功能。

期初发票创建工具有助于在会计期初创建发票，简化了记录应收或应付期初余额的过程。

会计科目表导入器是一个强大的工具，使用户能够将结构化的科目列表导入ERPNext，节省时间并减少手动输入数据带来的错误。此功能在系统设置或更新科目结构时特别有用，确保会计科目表正确配置以反映组织的财务结构。

期末结账凭证可自动执行会计期末的结账活动。它整合了调整、应计项目和其他结账分录，提供了一种系统化的方式来最终确定该期间的财务交易。

  • 期初发票创建工具
  • 会计科目表导入器
  • 期末结账凭证

概览

‎

会计模块是核心财务引擎，采用复式记账法来管理财务数据。它充当单一财务事实来源，与采购、销售、制造、承包等不同阶段的核心模块紧密集成，为整个组织提供统一的财务视图。

‎

与会计集成的核心模块包括：

  • 采购、销售、库存、制造、分包、资产、项目

‎

‎功能套件

多公司设置

在同一系统中管理多家公司的会计事务，同时确保各公司的会计和报告保持独立。

  • 设置默认公司以便于访问
  • 在录入交易时可将其映射到特定公司

会计科目表

核心是需要一个结构化的会计科目表，能够涵盖您业务的所有财务部分。

  • 父级组和子级科目
  • 科目类型
  • 树形视图

销售与采购

管理采购、销售和服务发票，相应的会计条目会根据交易生命周期自动过账，这些交易源自采购、销售、库存、分包等核心模块。

  • 采购与销售发票
  • 基于客户、供应商和组的定价规则
  • 基于条件的运费规则费用
  • 销售点

资产、库存与制造

尽管这些组件属于各自的独立模块，但其生命周期在发生某些交易时会对账簿产生影响：

  • 资产相关活动，例如采购、资本化、折旧和减值调整，会自动生成相应的会计条目。
  • 库存移动和制造过程会创建适当的会计条目，从而实现准确的估值和详细的库存报告。

分类账

通过创建日记账分录来管理总分类账，以记录会计交易和调整。

  • ERPNext 会自动为遵循生命周期的交易生成日记账分录。
  • 超出标准流程的调整可以通过日记账分录进行记录。
  • 总分类账显示所有会计交易及其影响。

法定合规与税务

管理专为您所在地区/国家定制的税务和法定合规报告。每个地区都有专门的本地化应用程序，引入字段、报告和集成，有助于无缝提交税务和合规申报。

  • 采购与销售的间接税
  • 应用税款预扣
  • 电子发票
  • 查看区域本地化应用程序

多币种会计

为客户、供应商、银行账户管理多种货币，同时为公司设置不同的本位币。

  • 以不同货币记录交易，同时以本位币生成会计条目。
  • 获取汇率并在记录波动损益时执行重估。

应收账款与应付账款

跟踪来自客户的应收款项和应付给供应商的款项，以更好地管理现金流。

  • 跟踪应收与应付的账龄报告
  • 账龄可基于到期日、过账日期、发票日期
  • 报告包含产生应付/应收金额的凭证参考

预付款管理

管理客户、供应商、员工的预付款项。

  • 记录预付款条目并进行对账，以计算净应付/应收金额。
  • 在发票处理过程中调整预付款项。

付款

管理与供应商和客户相关的收款和付款。

  • 向客户发送带有付款链接的提醒
  • 发起付款请求以向供应商释放付款
  • 执行对账以生成付款条目

银行业务

无缝管理银行操作和对账，并可选择管理与银行相关的增值服务。

  • 执行存款、取款操作，并与凭证进行核对。
  • 分别针对采购和销售业务，开具或接收银行保函。
  • 针对尚未结算的销售发票，创建发票贴现记录。

订阅管理

管理周期性服务中的重复计划与自动开票。

  • 客户订阅： 按固定周期向客户收取服务费用。
  • 供应商订阅： 跟踪并管理按固定频率从供应商处采购的重复性服务。

预算管理

通过将预算分配到任意会计科目段来管理支出，在采购周期的不同阶段识别并限制超支。

  • 按月、季度、半年、年度分配预算
  • 预算分配方式可为平均分配、基于百分比或临时分配
  • 灵活配置阈值计算逻辑

递延会计

管理已发生但尚未确认的收入与费用。

  • 配置需进行递延会计处理的物料。
  • 根据设置自动或手动处理递延会计。
  • 生成递延交易价值的报告。

股权管理

管理组织的股权持有情况，维护股份转让并查看报告。

  • 股东主数据
  • 股份发行、购买（回购）、转让
  • 股份余额及股份分类账报告

会计科目段

将公司划分为不同的业务线、部门、区域、市场，并基于这些科目段生成独立的财务报告以进行盈利能力和分析，可通过以下方式实现：

  • 使用默认会计科目段： 成本中心、项目
  • 使用以下方式创建自定义科目段： 会计维度

账目结账

通过结转余额并限制对已结账期间的更改来管理期间结账。

  • 会计期间： 在特定期间账目结账后，阻止创建新交易，并可选择允许特定用户角色绕过限制。
  • 期间结账凭证： 在年末将损益结转至指定的科目账户。

财务报告与盈利能力分析

借助多种报告生成报表，分析组织的财务状况。

  • 财务比率
  • 盈利能力分析
  • 采购与销售趋势
  • 合并财务报表与试算平衡表
  • 资产负债表、损益表及现金流量表

高级销售功能

销售佣金

可将销售合作伙伴关联到交易中，并据此生成佣金报告用于支付。

  • 管理目标并生成差异报告
  • 为销售合作伙伴设置佣金率。
  • 将销售合作伙伴分配给特定客户。

销售利息/催款

可向未能在到期日前结清销售发票的客户收取利息、费用及附加费。

  • 利息根据逾期金额和延迟天数计算。
  • 可根据需要配置收费计划

忠诚度计划

通过发放奖励积分来奖励忠实客户以留住他们，积分可用于抵扣未来购买。

  • 根据客户总消费金额设置多个等级（例如：金卡、银卡、铜卡）
  • 定义消费多少金额可累积一个忠诚度积分
  • 配置忠诚度积分按基础货币的兑换金额

促销方案

作为营销活动或促销期的一部分，在指定期间内向客户提供折扣。

  • 促销可应用于物料、物料组、品牌或交易
  • 选择方案适用于采购、销售或两者
  • 选择方案是提供折扣、赠送免费产品还是两者兼有

权限错误问题

问题：用户已分配了“账户用户”和“账户经理”等角色。但在访问“应收账款”报表时，用户仍收到无权限访问“地区主数据”的错误信息。

回答：

根据 ERPNext 的权限系统，用户要能访问某个表单或报表，必须至少对该表单/报表中的所有链接字段拥有读取权限。由于“地区”是“应收账款”报表中的一个链接字段，请添加一条权限规则，让“账户用户/经理”至少对“地区主数据”拥有读取权限。请按照以下步骤解决此问题。

  1. 分配给用户的角色是“账户用户”和“账户经理”。
  2. 如错误信息所示，该用户没有“地区主数据”的权限。根据默认权限，分配给该用户的上述角色均未对“地区主数据”拥有任何权限。
  3. 为解决此问题，我已为“账户用户”角色分配了“地区主数据”的读取权限。

根据此权限更新，用户应该能够正常访问“应收账款”报表。

权限级别错误

在权限管理器中自定义规则时，您可能会收到一条错误消息，内容如下：

对于系统管理员 （或其他角色），在客户 （或其他单据） 的第 8 行，级别 2 （或其他级别）：必须先设置级别 0 的权限，然后才能设置更高级别的权限。

错误消息表明问题出在该单据的现有权限设置中。

对于任何角色，在分配权限级别 1 或 2（及更高）的权限之前，必须先分配权限级别 0 的权限。错误消息指出系统管理员已被分配了权限级别 1 和 2 的权限，但未分配级别 0 的权限。您应首先通过以下方式更正系统管理员角色的权限：

  • 为系统管理员分配级别 0 的权限。

或者

  • 删除级别 1 和 2 的权限。

执行上述任一步骤后，您应该能够成功地在角色权限管理器中添加新的权限规则。

最大用户数限制问题

您的 ERPNext 订阅取决于您订阅的系统用户数量。一旦超过该限制，系统将不允许您创建更多用户。例如，您订阅了 10 个用户。如果您已在账户中创建了 10 个系统用户，系统将不允许您创建第 11 个系统用户，并且您会看到以下消息。

要解决此问题，您需要执行以下操作之一：

  1. 购买新用户，或

  2. 禁用当前用户

然而，有时即使您尚未用尽订阅计划中的系统用户数量，仍可能遇到此问题。例如，您的限制是 5 个系统用户，而您只创建了 3 个用户。但在创建第 4 个用户时，您却收到了上述消息。原因可能是某些用户的“同时会话”字段值大于 1。

每个同时会话被视为 1 个系统用户。例如，如果您创建了 3 个用户，其中一人的“同时会话”设置为 3，那么您总共有 5 个用户，即 3 + 1 + 1 = 5 个同时会话/系统用户。

为了让系统允许您创建更多用户，您需要减少这些用户的同时会话数。为此，请进入用户的个人资料，在安全设置下，相应设置/减少“同时会话”的值。

注意： 您仍然可以创建网站用户，因为对此没有限制。

基于层级的用户权限

问题：

如何配置用户权限，使员工既能查看自己的费用报销单，也能查看向其汇报的下属的费用报销单？

答案：

在员工主数据中，可以为每位员工定义其汇报对象。根据定义的“汇报给”关系，员工层级结构也会随之建立。

员工层级结构

此外，当用户与员工关联后，系统会按如下方式创建用户权限。根据此用户权限，员工将能够查看自己在人力资源模块中创建的文档，以及为其下属员工创建的文档。

根据此配置，当向 Kenneth 汇报的用户创建费用报销单时，Kenneth 也能访问该报销单。

请确保在向其汇报的员工信息中，将上级员工的员工编号更新为“汇报给”字段。之后，经理应能查看为其下属创建的费用报销单及其他文档（如请假申请、绩效评估等）。

系统用户与网站用户的区别

问题： 我已将我的员工添加为用户，并为他们分配了角色。但他们登录后仍然无法查看仪表盘。

回答：

ERPNext 中有两种类型的用户。

  • 系统用户：通常是内部用户，如员工、经理和管理员，他们需要对 ERPNext 系统进行广泛访问以执行各种业务操作。他们拥有更高级别的访问权限和更详细的权限，允许他们与多个模块交互、生成报告和自定义工作流程。
  • 网站用户：通常是外部用户，如客户或供应商，他们通过网络门户与 ERPNext 系统交互。他们的访问权限仅限于与其需求相关的功能，例如下订单、查看订单状态或管理其账户信息。与系统用户使用的全面后台界面相比，他们的界面更简单。

以下是 ERPNext 中系统用户和网站用户的表格对比

系统用户 网站用户
此类型适用于管理内部活动和操作 适用于管理外部操作和交易
提供对 ERPNext 模块和功能的完全访问权限 提供对 ERPNext 模块和功能的受限访问权限
此类别的典型用户是内部员工 此类型的用户角色包括外部方，如客户、顾客等
由 ERPNext 内的管理员创建 可以自行注册或由管理员创建
提供对公司范围数据和报告的访问权限 仅提供对个人数据和有限报告的访问权限
可以查看、创建、编辑和删除记录 大多只能查看和创建与其相关的记录
在所有模块中拥有完整的数据录入能力 数据录入能力仅限于与其角色相关的部分