分类： ERPNext

自动重复功能让 ERPNext 能够根据现有订单或发票创建周期性单据。当需要按固定时间表（例如月度服务发票、租金发票、周期性采购发票或重复销售和采购订单）生成相同的客户或供应商交易时，可以使用此功能。

自动重复记录不会替换原始单据。它会将所选单据作为参考，并根据您定义的时间表从中创建新单据。

开始之前

• 确保源单据正确无误，包括交易方、公司、项目、税费、价格表、仓库、付款条款和会计维度。
• 当周期性单据应基于已最终确定的交易时，请使用已提交的订单或发票。
• 如果自动重复表单要求您启用允许自动重复，请打开源单据类型的自定义表单，启用允许自动重复，并更新自定义设置。
• 决定新单据是保持为草稿，还是使用创建时提交自动提交。

1. 打开源订单或发票

打开需要重复的订单或发票。此单据将成为未来周期性单据的模板。在此示例中，销售发票 SINV-25-00006 被用作参考单据。

用作自动重复参考单据的源销售发票

对于重复订单，请使用相同的方法处理销售订单或采购订单。对于重复发票，请使用销售发票或采购发票。

2. 打开自动重复

从搜索栏或自动化模块转到自动重复，然后点击添加自动重复。

可在此创建新周期性设置的自动重复列表

3. 选择参考单据

在自动重复表单中，选择应重复的参考单据类型和具体的参考单据。设置 ERPNext 应开始生成单据的开始日期。如果重复应在特定时间自动停止，请添加结束日期。

选择销售发票作为参考单据的自动重复设置

仅当生成的订单或发票应自动提交时，才启用创建时提交。如果需要在提交前由用户审核每个生成的单据，请保持禁用状态。

4. 设置时间表

在时间表部分，选择 ERPNext 创建重复单据的频率。常见选项包括每日、每周、每月、每季度、每半年和每年时间表。对于每月时间表，根据交易应如何重复，设置每月的某一天或选择每月的最后一天。

显示自动重复重复频率的时间表标签页

示例：对于月度服务发票，将频率设置为每月，并使用诸如计费周期第一天之类的开始日期。

5. 配置通知

如果希望在生成单据时收件人收到电子邮件，请使用通知部分。您可以选择电子邮件模板、主题、消息、打印格式和收件人列表。如果财务或销售团队将手动审核和发送单据，请保持通知禁用。

6. 保存并监控自动重复

保存自动重复记录。ERPNext 将根据时间表生成新单据。定期检查生成的单据，尤其是在价格、税费、地址或付款条款发生变化时。

示例

• 周期性销售发票：为客户订阅或服务合同创建月度发票。
• 周期性采购发票：记录常规供应商账单，例如租金、托管或维护费用。
• 周期性销售订单：为可预测的供应计划创建重复的客户订单。
• 周期性采购订单：为常规采购的项目创建重复的采购订单。

备注

• 当重复协议在结束日期之前终止时，请禁用自动重复记录。
• 当价格、税费、项目、仓库或条款发生重大变化时，请更新或创建新的源单据。
• 谨慎使用创建时提交，因为已提交的发票和订单可能会影响库存、会计和下游工作流程。
• 对于通过电子邮件发送的发票，请在启用自动通知之前验证收件人列表和打印格式。

过期支票是指已签发或已收到，但未在有效期内提交并清算的支票。在 ERPNext 中，您可以通过付款条目上的支票/参考信息以及银行对账中缺失的清算日期来识别这些支票。

当原始支票不再应被视为有效的银行交易时，请使用过期支票会计处理。会计处理方式取决于支票是签发给供应商还是从客户处收到的。

何时使用此功能

• 支票/参考日期早于您的银行或公司遵循的有效期。
• 付款条目没有清算日期。
• 该支票在银行对账中仍显示为未清算。
• 您需要冲销旧的银行影响，并签发或接收一笔新的付款。

1. 识别过期支票

打开原始付款条目并查看支票详细信息。检查支票/参考号、支票/参考日期和清算日期。如果清算日期为空且支票已超过有效期，则应将其作为过期支票进行审核。

显示支票参考信息和空白清算日期的付款条目

在此示例中，付款条目 ACC-PAY-2024-00005 的支票/参考号为 6785464，日期为 2024年2月7日，且清算日期为空。如果此支票过期且未被银行清算，则不应将其作为未决银行交易保留。

2. 在银行对账中审核支票

前往银行对账，选择该支票的银行账户和日期范围。点击获取付款条目以审核未清算条目。检查支票号码和清算日期列。

显示支票号码和清算日期列的银行对账

对于实际未清算的支票，不要输入清算日期。如果支票已过期，请冲销会计影响，而不是将其标记为已清算。

3. 冲销会计影响

当原始付款条目不应被取消或会计期间已关闭时，创建一个日记账分录来冲销原始的银行影响。使用与过期支票相同的金额，并在备注中添加原始付款条目的参考信息。

用于记录过期支票冲销的日记账分录屏幕

对于已签发的支票，冲销银行贷项并恢复应付款项或负债：

• 借记银行账户。
• 贷记供应商应付账户或相关负债账户。

对于已收到的支票，冲销银行借项并恢复应收款项：

• 借记客户应收账户或相关债务人账户。
• 贷记银行账户。

使用参考编号、参考日期和用户备注字段记录原始支票号码、支票日期、付款条目以及冲销原因。审核后保存并提交日记账分录。

4. 签发或记录新付款

如果仍需向供应商付款，请使用新的支票或参考号创建一个新的付款条目。如果客户提供替换支票或进行新付款，请记录一个新的收款付款条目。仅在新交易通过银行清算后才进行对账。

备注

• 仅当您的工作流程和会计期间允许时，才使用取消和修改功能。
• 当原始付款条目必须为审计或期间控制目的而保持已提交状态时，请使用日记账分录。
• 在备注中保留原始支票号码、支票日期和付款条目编号，以便进行审计追踪。
• 如果适用，应用原始条目中使用的相同成本中心、项目、财务账簿和会计维度。
• 如果银行对过期支票收取了任何费用，请单独记录银行费用。
• 如果支票在冲销后意外清算，请先与银行确认，然后再冲销过期支票调整。

当同一业务方既是客户又是供应商时，可使用共同方会计。

例如，一家公司通常从某方采购，并将其作为供应商记录采购发票。之后，该方可能从公司购买商品或服务，因此需要将其作为客户开具销售发票。共同方会计让 ERPNext 能够关联这两个方记录，并调整它们之间的余额。

当应收和应付属于同一真实世界中的业务方时，此功能非常有用。

何时使用共同方会计

在以下情况下使用此功能：

• 同一方同时作为客户和供应商存在。
• 您希望用销售发票抵扣采购发票，或反之亦然。
• 您希望 ERPNext 在发票提交时自动创建会计调整。

示例场景

一家公司一直从某供应商处采购，并有未付的采购发票。后来，该供应商从公司购买了东西。为了记录这笔交易，公司为该方创建了一个客户记录，并开具了销售发票。

无需分别收款和付款给供应商，可以通过共同方会计来调整未结金额。

设置步骤

1. 启用共同方会计

前往：

Accounts Settings > Enable Common Party Accounting

启用该设置并保存账户设置。

2. 创建或识别双方记录

确保该方在以下两个角色中都存在：

• 客户
• 供应商

在 ERPNext 中，这些是独立的主记录，即使它们代表同一个真实世界的组织。

3. 关联客户和供应商

在两个记录之间创建一个方链接。

如果主要方是供应商：

Supplier > Actions > Link with Customer

如果主要方是客户：

Customer > Actions > Link with Supplier

ERPNext 会创建一个方链接，以便它知道该客户和供应商代表同一方。

交易流程

Enable Common Party Accounting
        |
        v
Create Customer and Supplier records
        |
        v
Link Customer and Supplier using Party Link
        |
        v
Create invoice against the secondary party
        |
        v
Submit invoice
        |
        v
<a href="https://erpnext.yuannext.com">ERPNext</a> creates adjustment Journal Entry
        |
        v
Use the advance to reconcile the linked invoice

发票提交后会发生什么

在关联发票提交后，ERPNext 会检查共同方会计是否已启用，以及方链接是否存在。

如果两个条件都满足，ERPNext 会自动创建一个日记账分录。该日记账分录会针对关联方创建一个预付款余额。

例如：

• 针对关联的客户创建了一张销售发票。
• ERPNext 会针对关联的供应商创建一个预付款。
• 然后，该预付款可以与供应商的采购发票进行对账。

当关联方关系反转时，同样的思路也适用于相反方向。

对账

一旦日记账分录创建完成，使用预付款金额来对账关联方的未结发票。

例如，如果一张销售发票针对供应商创建了预付款，那么该预付款可用于对账未结的采购发票。

重要说明

• 共同方会计仅在客户和供应商通过方链接关联时才有效。
• 在 ERPNext 能够创建自动调整之前，必须在账户设置中启用此功能。
• 客户和供应商仍然是独立的主记录。该链接仅告知 ERPNext 它们代表同一业务方，以便进行会计调整。
• 在对账前，请检查生成的日记账分录，尤其是在使用多种货币或不同的应收和应付账户时。

总结

当同一方既是客户又是供应商时，共同方会计有助于调整应收和应付。在启用设置并关联双方记录后，ERPNext 可以自动创建所需的日记账分录，并使余额可用于对账。

用户 ID 是根据电子邮件地址创建的。当用户被重命名时，其值会在所有现有记录（包括变更日志）中更新。因此，这是一个资源密集型操作。如果在重命名用户时遇到超时问题，可以考虑使用更新后的电子邮件地址创建一个新的用户 ID，并禁用旧用户。

如果您需要更改用户的电子邮件地址或用户名，请使用 ERPNext 内置的重命名工具。这会在所有关联记录中更新用户的唯一 ID，同时保留分配、权限和历史数据。

要更改用户的电子邮件 ID，请按照以下步骤操作：

用户列表 -> 打开用户 > 点击菜单 -> 重命名 > 输入新的电子邮件 ID。保存

前提条件

您必须拥有管理员权限才能重命名用户。

步骤

1. 转到设置 > 用户和权限 > 用户。
2. 打开您想要重命名的用户。
3. 点击表单右上角的菜单 (⋮)。
4. 选择重命名。
5. 输入新的电子邮件地址或用户名。
6. 点击保存。

重命名后会发生什么？

ERPNext 会自动更新系统中所有对该用户的引用。这确保了：

• 现有文档链接保持不变。
• 分配继续有效。
• 用户权限得以保留。
• 历史记录能正确引用重命名后的用户。

当您想要删除某个公司的交易记录，同时保留公司设置和主数据时，请在“公司”表单上使用删除交易记录功能。这在测试、演示数据录入或示例导入之后，当您希望开始录入真实交易记录而无需重新创建所有主数据时非常有用。

此操作会清除所选公司的交易数据。它不会删除公司、客户、供应商、物料、科目、仓库、成本中心或其他设置记录等主数据。

开始之前

• 在删除交易记录之前，请进行完整备份。此操作具有破坏性，除非从备份中恢复，否则应视为不可逆。
• 仅在您确定不再需要所选公司的交易记录时使用此功能。
• 确保在删除操作运行期间，没有用户正在为该公司创建或提交新的交易记录。
• 如果该公司已用于实际会计记账，请在删除数据前导出所需的分类账和报表。
• 确保您以拥有删除公司交易记录权限的用户身份登录。

会被删除的内容

ERPNext 会删除与所选公司关联的交易记录。这可能包括属于该公司的会计、库存、采购、销售、付款、制造和其他交易单据。

具体删除哪些记录取决于您站点中使用的模块以及为该公司创建的交易记录。

不会被删除的内容

主数据和设置记录会被保留。例如，仅因公司交易记录被删除，以下记录不会被删除：

• 公司
• 客户
• 供应商
• 物料
• 科目
• 仓库
• 成本中心
• 区域、客户组、供应商组和物料组

这使您可以保留公司的结构，并在交易记录清除后重复使用相同的主数据。

删除公司的交易记录

步骤 1：打开公司列表

从工作台搜索栏搜索公司，或从会计工作区打开公司列表。

步骤 2：打开公司记录

选择您要删除其交易记录的公司。在继续操作前，请仔细检查公司名称。

步骤 3：选择删除交易记录

在公司表单上，打开管理并点击删除交易记录。

步骤 4：验证您的密码

ERPNext 会要求您在继续操作前验证密码。仅当您确定已选择正确的公司并已进行备份时，才输入密码并点击验证。

验证后，ERPNext 会开始删除所选公司的交易记录。在删除过程中，请勿关闭站点或为该公司创建新的交易记录。

删除之后

• 打开关键交易列表，例如销售发票、采购发票、付款单、日记账分录、库存分录和销售订单，确认该公司的交易记录已被移除。
• 检查该公司的会计和库存报表，确保余额已按预期清除。
• 在创建新交易记录之前，审查保留的主数据，例如客户、供应商、物料、科目和仓库。
• 如果您计划开始全新的会计记账，请在录入新单据前验证期初余额、库存余额和会计年度设置。

何时使用此功能

当您希望保留设置和主数据，但移除某个公司的交易历史记录时，请使用此工具。常见示例包括演示数据清理、测试清理以及为已配置好的公司投入实际使用做准备。

何时不应使用此功能

• 请勿将其用作实际运营公司的常规数据清理工具。
• 当您只需要取消或冲销几个特定的交易记录时，请勿使用此功能。
• 如果您需要在同一站点内保留已删除交易记录的审计跟踪，请勿使用此功能。
• 在没有您知道可以恢复的备份的情况下，请勿使用此功能。

常见问题

• 交易记录仍然可见： 检查这些记录是否属于另一家公司，或者它们是否是主数据记录而非交易记录。
• 余额未清除： 重新检查所选公司的关联交易记录和报表。同时验证期初余额或库存余额是否已单独录入。
• 权限错误： 您的用户可能没有运行删除工具的权限。请系统管理员或管理员审查您的访问权限。
• 选错了公司： 如果错误地删除了另一家公司的交易记录，请立即停止并从备份中恢复。

推荐做法

在重要站点上使用此功能之前，先在测试站点上恢复最近的备份并在此运行删除操作。检查结果，确认所需的主数据仍然存在，然后仅在您对结果有信心时，再在主站点上重复该过程。

当您需要从电子表格中批量更新大量已有的 ERPNext 记录时，请使用数据导入功能。这对于修正字段值、补充缺失信息或在不逐个打开文档的情况下对多条记录应用相同更改非常有用。

批量覆盖会更新现有记录。当您选择更新现有记录时，它不会为每一行创建新记录。

开始之前

• 在进行更改之前，先导出或下载现有数据，以便有回滚参考。
• 在更新大量列表之前，先用少量记录测试导入。
• 在文件中保留记录标识列，例如 ID 或 name。ERPNext 使用它来查找要更新的记录。
• 只保留您想要更新的列以及必需的标识列。删除不必要的列，以减少覆盖错误字段的可能性。
• 在导入之前检查必填字段和链接字段。无效的值将阻止这些行导入。

步骤 1：打开数据导入

1. 从数据工作区转到数据导入，或搜索数据导入。
2. 点击添加数据导入。
3. 选择您想要更新的文档类型。

步骤 2：选择更新现有记录

1. 在导入类型中，选择更新现有记录。
2. 保持启用不发送电子邮件，除非您有意发送更新通知。
3. 仅当导入的文档应在更新后立即提交时，才使用导入后提交。

步骤 3：准备导入文件

1. 为所选文档类型下载或准备一个电子表格。
2. 保持记录标识列不变。
3. 在您想要覆盖的字段中输入新值。
4. 删除不应更改的行。
5. 根据导入屏幕选项，将文件保存为 CSV 或 Excel 格式。

如果某个字段不应更改，请将该列从导入文件中移除。这比保留带有陈旧值的额外列更安全。

步骤 4：上传并验证

1. 将准备好的文件上传到数据导入记录。
2. 启动导入预览或验证。
3. 仔细检查行错误。如果 ERPNext 报告缺少链接、值无效或权限问题，请修正文件并重新上传。
4. 仅在预览看起来正确后才启动导入。

哪些内容会被覆盖

ERPNext 会更新上传文件中存在的字段，以匹配记录。匹配基于文件中的文档标识符。对于链接字段，导入的值必须与现有的链接记录匹配。

常见问题

• 未找到记录：检查 ID 或名称列是否存在，并且包含确切的现有文档 ID。
• 链接验证失败：链接字段中的值不存在或拼写错误。
• 缺少必填字段：必填字段为空，或者被空值覆盖。
• 权限错误：您的用户角色没有更新所选文档类型或字段的权限。

推荐做法

对于重要记录，首先在少量样本上运行更新。验证结果后，再分批导入剩余行。保留原始导出文件和最终导入文件，以备审计之用。

ERPNext CRM 中的销售管道是一个结构化流程，用于管理和跟踪销售周期的每个阶段。它从潜在客户生成开始，依次经过销售周期的不同阶段，直至交易达成。在系统中，通过活动跟踪、沟通记录、预约管理、合同生成等方式，对管道中的每个阶段进行管理和监控。

借助对销售管道的有效管理，组织可以简化销售流程、提高转化率并增强客户关系。

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