分类： 采购

供应商评分卡

供应商评分卡是一种用于评估供应商绩效的评价工具。

供应商评分卡可用于长期追踪供应商的物品质量、交货情况和响应能力。这些数据通常用于辅助采购决策。 每个供应商的评分卡都是手动创建的。

要访问供应商评分卡，请前往：

首页 > 采购 > 供应商评分卡 > 供应商评分卡

1. 前提条件

在创建和使用供应商评分卡之前，建议您先创建以下内容：

  • 供应商

1. 如何创建供应商评分卡

  1. 前往供应商评分卡列表，点击“新建”。
  2. 选择一个要评分的供应商。
  3. 选择评估周期：每周、每月或每年。
  4. 设置评分函数（详见下一节）。
  5. 每个供应商单独创建一张评分卡。每个供应商只能创建一张评分卡。

2. 功能特点

2.1 评分设置

供应商评分卡包含一组固定的评估周期，在此期间对供应商的表现进行评估。周期可以是每周、每月或每年。当前分数是根据每个评估周期的分数，通过加权函数计算得出的。默认公式是对过去12个评分周期进行线性加权。 此公式是可定制的。

供应商等级

供应商等级用于根据其表现快速对供应商进行排序。每个供应商的等级都是可定制的。

供应商的评分卡等级也可用于限制该供应商参与询价或接收采购订单。展开“评分等级”表格中的某一行，点击向下的箭头，即可看到以下界面。

2.2 标准设置

供应商可以根据多个独立的评估标准进行评估，包括（但不限于）报价响应时间、交付物品质量和交货及时性。这些标准通过加权来确定最终的周期分数。

要创建新标准，请前往：采购 > 供应商评分卡 > 供应商评分卡标准：

注意：评分卡中各标准的权重之和应为100。

2.3 供应商评分卡变量

每个标准的计算方法由“标准公式”字段决定，该字段可以使用多个预设变量。这可以在前面的截图中看到。

每个变量的值是在评分周期内为每个供应商计算得出的。此类变量的示例包括：

  • 从供应商处收到的物品总数
  • 从供应商处接受的物品总数
  • 从供应商处拒收的物品总数
  • 供应商的交货总次数
  • 从供应商处收到的总金额（以美元计）

变量是预设的，可以通过服务器端自定义添加其他变量。如果您创建的变量用于自定义字段，请勾选“自定义”复选框。

标准公式应进行定制，以便以最符合公司要求的方式评估每个标准下的供应商表现。

2.4 评估公式

评估公式使用预设或自定义变量来评估评分周期内供应商在某个方面的表现。公式可以使用以下数学函数：

  • 加法：+
  • 减法：-
  • 乘法：*
  • 除法：/
  • 最小值：min(x,y)
  • 最大值：max(x,y)
  • 条件判断：如果 (公式) 则 (x) 否则 (y)
  • 小于：<
  • 大于：>
  • 变量：{变量名称}

公式必须对所有变量值都可解，这一点至关重要。当值解析为0时，这通常会成为问题。例如：

{total_accepted_items} / {total_received_items}

此示例在未收到任何物品的周期内会解析为0 / 0，因此应设置检查以防止这种情况：

({total_accepted_items} / {total_received_items})
if {total_received_items} > 0
else 1.

2.5 评估供应商

通过点击“生成缺失的评分卡周期”按钮，可以为每个供应商评分卡周期生成评估。可以看到供应商的当前分数，以及显示供应商随时间表现的可视化图表。此处还会记录针对供应商的任何操作，包括在创建询价单和采购订单时发出警告，或完全禁止该供应商使用这些功能。

  1. 供应商
  2. 供应商报价

通过供应商门户创建供应商报价

在 ERPNext 中，供应商报价可以手动创建，也可以通过供应商门户创建。供应商登录系统后，即可通过供应商门户创建报价。

前提条件：

  • 供应商必须是已注册的网站用户，并拥有“供应商”角色。
  • 供应商用户账户的联系人必须链接到供应商单据。

供应商要创建报价，必须存在针对他们的现有询价单（RFQ）。要完成整个流程，请按照以下步骤操作：

  1. 在系统中为供应商创建询价单。例如，我们正在为“MNO 供应商”创建一个询价单。

  1. 现在，供应商（本例中为 MNO 供应商）必须使用其登录凭据登录供应商门户。在那里，供应商将能够查看询价单。

供应商必须输入物料价格并提交询价单。

一旦询价单被提交，系统会自动针对此询价单创建一个供应商报价。点击“查看”选项。

请注意，供应商报价处于“草稿”状态。审核供应商报价后，用户可以提交它。这也会在供应商门户中反映出来。

采购订单

采购订单是与供应商之间具有约束力的合同，承诺在给定条件下购买一组物料。

它类似于销售订单，但不同之处在于，它是保留用于内部记录，而非发送给外部方。

首页 > 采购 > 采购管理 > 采购订单

  1. 前提条件

在创建和使用采购订单之前，建议您首先创建以下内容：

  • 供应商
  • 物料
  1. 如何创建采购订单

采购订单可以从物料需求计划或供应商报价单自动创建。

  1. 前往采购订单列表，点击“新建”。
  2. 选择供应商和需求日期。
  3. 在物料表格中，按编码选择物料，您可以更改每个物料的需求日期。
  4. 设置数量，如果在物料主数据中设置了价格，则会自动获取。
  5. 设置税费。
  6. 保存并提交。

2.1 设置仓库

  • 设置目标仓库：可选地，您可以设置默认的目标仓库，用于存放采购的物料。此设置将自动填充到物料表格行中。

2.2 从开放的物料需求计划中获取物料

物料可以从开放的物料需求计划中自动获取到采购订单中。为此，需要执行以下步骤：

  1. 在采购订单中选择一个供应商。
  2. 在物料表单的“物料默认值”下设置默认供应商。
  3. 需要存在一个类型为“采购”的物料需求计划。
  4. 点击供应商名称下方的从开放的物料需求计划获取物料按钮。此时将出现一个对话框，显示包含物料的物料需求计划，这些物料的默认供应商与采购订单中选择的供应商相同。选择物料需求计划并点击获取物料后，物料将从物料需求计划中获取。

注意： 只要物料表格为空，从开放的物料需求计划获取物料按钮就会显示。

  1. 功能特性

3.1 地址与联系人

  • 选择供应商地址：供应商的账单地址。
  • 选择发货地址：供应商用于发送物料的发货地址。
  • 如果已在供应商主数据中保存，则地址、发货地址、联系人、联系人邮箱将自动获取。

针对印度：

  • 供应商和公司 GSTIN：您的供应商和您公司的商品及服务税识别号。
  • 供应地点：对于 GST，供应地点是必需的。它包含州名称和编号。

3.2 货币与价格表

您可以设置采购订单存储所用的货币。如果设置了价格表，则物料价格将从该价格表中获取。勾选“忽略定价规则”将忽略在“会计 > 定价规则”中设置的定价规则。

阅读关于价格表和多币种交易的更多信息。

3.3 委外加工或“供应原材料”

设置“供应原材料”选项对于委外加工非常有用，即您提供原材料用于制造物料。要了解更多信息，请访问委外加工页面。

3.4 物料表格

  • 扫描条码：如果您有条码扫描器，可以通过扫描条码将物料添加到物料表格中。阅读使用条码跟踪物料的文档以了解更多信息。
  • 数量和单价：当您选择物料编码时，其名称、描述和计量单位将自动获取。“计量单位换算系数”默认为 1，您可以根据从卖方收到的计量单位进行更改，更多信息请参见下一节。

如果设置了标准采购价格，则会获取“价格表单价”。“上次采购单价”显示您上次采购订单中该物料的单价。如果在物料主数据中设置了单价，则会获取该单价。您可以附加一个物料税费模板，以对物料应用特定的税率。

  • 物料重量：如果在物料主数据中设置了重量，则会自动获取，否则请手动输入。
  • 仓库：物料将被送达的仓库，如果在采购订单中设置了“设置目标仓库”，则会自动填充。通过“总括订单”，可以关联一个总括订单，点击此处了解更多信息。可以关联一个“项目”以跟踪进度。也可以关联一个“物料清单”以跟踪进度。
  • “按库存计量单位的数量”将根据物料主数据中设置的计量单位显示当前库存。“已收数量”将在物料开票时更新。
  • 会计明细：此部分为采购订单自动填充。“费用科目”是采购订单开票所对应的科目，而“成本中心”是采购订单费用所计入的成本中心。

每个物料上的“需求日期”：如果您预计分批交货，您的供应商将知道在哪个日期需要交付多少数量。这将有助于您防止过量供应。它还将帮助您跟踪供应商在及时性方面的表现。

允许零估值率：勾选“允许零估值率”后，即使物料的估值率为 0，也可以提交采购收货单。这可能是样品物料，或是与供应商达成共识的情况。

3.5 采购单位与库存单位转换

您可以根据库存需求，在采购订单中更改您的单位。

例如，如果您以“箱”为单位大量采购原材料，但希望以“个”为单位进行库存管理，您可以在创建采购订单时进行设置。

  1. 在物料主数据中将库存单位设置为“个”。请注意，物料主数据中的单位即为库存单位。
  2. 在采购订单中将单位设置为“箱”。（因为物料以箱为单位到货）
  3. 在仓库和参考部分，单位将自动从物料表单中提取为“个”：

  1. 填写单位换算系数。例如，(1)；如果一箱有 1 公斤。
  2. 注意，库存数量将相应更新。

3.6 税费和费用

如果您的供应商将向您收取额外的税费或费用，例如运费或保险费，您可以在此处添加。这将帮助您准确跟踪成本。此外，如果其中某些费用增加了产品的价值，您需要在税费表中注明。

请访问采购税费模板页面以了解更多关于税费的信息。

税费和费用总额将显示在表格下方。

要通过税费类别自动添加税费，请访问此页面。

请确保在税费和费用表格中正确标记所有税费，以便进行准确的估值。

运费规则

运费规则用于设定物料的运输成本。成本通常会随着运输距离的增加而增加。要了解更多信息，请访问运费规则页面。

例如，您以 X 金额购买物料，并以 1.3X 的价格出售。因此，您的客户支付的价格是您支付给供应商的税款的 1.3 倍。由于您已经向供应商支付了 X 金额的税款，您需要向政府缴纳的税款仅为 0.3X 对应的部分。

在 ERPNext 中跟踪这一点非常容易，因为每个税目也是一个科目。理想情况下，您应该为每种需要支付和收取的增值税创建两个科目：“采购增值税-X”（资产）和“销售增值税-X”（负债），或类似名称。

3.7 额外折扣

除了按物料记录折扣外，您还可以在此部分为整个采购订单添加折扣。此折扣可以基于总计（即税后/费用后）或净额（即税前/费用前）。额外折扣可以按百分比或金额应用。

阅读应用折扣以了解更多详情。

3.8 付款条款

有时付款并非一次性完成。根据协议，一半的款项可能在发货前支付，另一半在收到货物/服务后支付。您可以在此部分添加付款条款模板或手动添加条款。

阅读付款条款以了解更多信息。

3.9 条款与条件

在销售/采购交易中，可能存在供应商向客户提供货物或服务所依据的某些条款与条件。您可以将条款与条件应用于交易，并在打印文档时显示。要了解条款与条件，请点击此处

3.10 打印设置

信笺抬头

您可以在公司的信笺抬头纸上打印询价单/采购订单。在此了解更多信息。

“合并相同物料”将合并物料表中多次添加的相同物料。这在打印时可以看到。

文档的标题可以更改。在此了解更多信息。

卖方的额外折扣、付款条款、条款与条件可以记录在您的采购订单中。

3.11 更多信息

此部分显示采购订单的状态、已收货物料的百分比以及已开票物料的百分比。如果是公司间订单，可以在此处关联销售订单。

3.12 提交后

一旦您“提交”采购订单，您可以触发以下操作：

  • 您可以通过点击更新物料按钮来添加、更新、删除采购订单中的物料。但是，您无法删除已收货的物料。
  • 状态：提交后，您可以暂停采购订单或将其关闭。
  • 创建：从已提交的采购订单，您可以创建以下单据：
    • 采购收货单 – 表示您已收到物料的收据。
    • 采购发票 – 针对采购订单的发票/账单。
    • 付款录入 – 表示已针对采购订单进行付款的录入。
    • 日记账分录 – 在总账中记录的分录。

  1. 询价单
  2. 采购税费模板
  3. 以不同单位采购
  4. 提交后修改采购订单

供应商报价

供应商报价单是潜在供应商出具的文件，详细说明其在指定期限内提供商品或服务的成本。

供应商报价单还可能包含销售条款、付款条款和保修条款。买方接受报价可视为双方具有约束力的协议。

要访问供应商报价单，请前往：

首页 > 采购 > 采购管理 > 供应商报价单

1. 前提条件

在创建和使用供应商报价单之前，建议您先创建以下内容：

  • 供应商
  • 物料

2. 如何创建供应商报价单

2.1 从物料申请单创建供应商报价单

您可以从物料申请单创建供应商报价单：

或者：

也可以从供应商主数据创建供应商报价单。

或者：

供应商可以通过 ERPNext 自行向您提交报价单。要了解更多信息，请参阅询价单页面。

2.2 手动创建供应商报价单

  1. 您也可以直接从以下路径创建供应商报价单：

采购 > 采购管理 > 供应商报价单 > 新建。

  1. 选择向您发送报价单的供应商。
  2. 如果您已在供应商主数据中保存了地址和联系人信息，系统将自动获取。
  3. 输入物料编码，选择数量。如果您已在物料价格中设置了该物料的标准采购价，系统将自动获取单价。

如果您有多个供应商提供相同的物料，您通常会向不同供应商发出询价单。在许多情况下，尤其是集中采购时，您可能希望记录所有报价，以便：

  • 将来可以轻松比较价格
  • 审计是否所有供应商都有机会报价。

对于大多数小型企业来说，供应商报价单并非必需。请始终评估收集信息的成本与其实际提供的价值！建议仅对高价值物料执行此操作。

3. 功能特性

3.1 税费和费用

如果您的供应商将向您收取额外税费或费用（如运费或保险费），您可以在此处添加。这将帮助您准确跟踪成本。此外，如果其中某些费用计入产品价值，您必须在税费表中注明。您还可以使用税费模板。有关设置税费的更多信息，请参阅采购税费和费用模板。

3.2 更多信息

存在以下字段：税务类别、运费规则、采购税费和费用模板、折扣、条款与条件、报价单编号、打印设置。您可以填写这些字段以供记录。请访问报价单页面了解更多关于这些部分的信息。请注意，运费规则、税费、折扣、条款与条件、报价单编号等详细信息来自您的供应商，可以记录以便准确跟踪。

注意：

  • 如果已在供应商主数据中设置，税务类别将自动获取
  • 打印设置用于更改供应商报价单的打印格式
  • 此处的条款与条件属于您的供应商
  • 供应商报价单可以通过“链接到物料申请单”按钮关联到物料申请单

3.3 提交后

提交供应商报价单后，可以创建以下记录：

  • 采购订单 – 如果您同意供应商的报价，可创建采购订单。
  • 报价单 – 向您的客户发出的报价单。
  • 自动重复 – 按指定间隔自动重复供应商报价单。
  1. 供应商
  2. 供应商组
  3. 采购订单
  4. 询价单

询价单

询价单是组织向一个或多个供应商发送的，要求提供商品报价的文档。

要访问询价单，请打开“采购”工作区，在“报表与主数据” > “采购”下，点击“询价单”。

  1. 前提条件

在创建和使用询价单之前，建议您先创建以下内容：

  • 供应商
  • 物料
  1. 如何创建询价单

  1. 前往询价单列表，点击“+ 添加询价单”。

  2. 输入需求日期，即您需要所请求物料的日期。

  3. 在“供应商”列表中填写可能的供应商。
    如果您设置了联系人和电子邮件地址，这些信息稍后可用于通过电子邮件发送询价单，并授予供应商门户的访问权限。

  4. 在下一个表格中，输入所需的物料及其计量单位和数量，以及目标仓库。

  5. 如果物料未启用维护库存，则仓库可以留空。

  6. 如果您想通过电子邮件将询价单发送给供应商，您可以创建一个电子邮件模板并在此处选择它。在模板中，您可以使用特殊变量来获取供应商特定数据：

    1. {{ update_password_link }}：一个链接，您的供应商可以通过该链接设置新密码以登录您的门户。
    2. {{ portal_link }}：指向您供应商门户中此询价单的链接。
    3. {{ supplier_name }}：您供应商的公司名称。
    4. {{ contact.salutation }} {{ contact.last_name }}：您供应商的联系人。
    5. {{ user_fullname }}：您的全名。

    除此之外，您还可以访问此询价单中的所有值，例如 {{ message_for_supplier }} 或 {{ terms }}。

  7. 您可以使用“预览电子邮件”按钮查看特定供应商收到的电子邮件样式。

8. 如果您想向供应商发送更多附件，可以勾选
发送附件复选框。这将把附加到询价单的每个文件作为附件添加到发送给每个供应商的电子邮件中。 9. 完成后，将询价单保存为草稿。 10. 准备就绪后，您可以提交询价单。这将触发向每个已启用发送电子邮件的供应商发送电子邮件。

询价单也可以从已提交的物料申请单创建。创建询价单后，您可以打印并向供应商发送包含您输入的所有相关详细信息的PDF。您还可以在ERPNext中直接获取他们的回复（供应商报价），请参阅第4.1节“用户提交的供应商报价”。但是，对于大量物料，您的供应商可能更习惯使用Excel表格等。

  1. 功能特性

3.1 从…获取物料

物料表中的物料可以从其他文档中获取。选项包括：物料申请单、商机和潜在供应商。

  • 物料申请单：物料将从您选择的已提交物料申请单中获取。可以通过匹配关键词搜索物料申请单，也可以选择日期范围来筛选物料申请单。
  • 商机：物料将从已保存的商机中获取。此处也可以选择日期范围。
  • 潜在供应商：选择一个潜在供应商。如果您有针对该供应商的任何已提交物料申请单，则可以从中获取物料。

3.2 获取供应商

您也可以使用“获取供应商”按钮来获取供应商，而无需手动在表格中输入。当您点击工具 > 获取供应商时，您将看到“获取供应商方式”字段。有两种获取供应商的选项：按标签或按分组。

  • 按标签：通过搜索栏搜索“标签类别”。您必须首先在此处创建标签，并在采购模块中将其分配给供应商。然后您可以选择“按标签”。点击“添加所有供应商”后，具有匹配标签的供应商将被获取。
  • 按分组：选择“供应商分组”，并选择需要添加供应商的供应商分组。例如，如果您选择“硬件”，则所有硬件供应商都将被添加，以便您可以从他们所有人那里获取报价。

在供应商表格中，展开带有倒三角的行，您将看到“下载PDF”选项，点击后将打开询价单的PDF文件。

当您点击工具 > 链接到物料申请单时，它会将询价单链接到可用的物料申请单。询价单和物料申请单中的物料应相同。

现在，当询价单保存后，您可以在仪表盘中看到它已链接到物料申请单。如果存在多个具有相同物料的物料申请单，则将链接到最新的物料申请单。

3.5 条款与条件

在销售/采购交易中，可能存在某些条款和条件，供应商根据这些条款和条件向客户提供商品或服务。您可以将条款和条件应用于交易，它们将在打印文档时显示。要了解条款和条件，请点击此处

3.6 打印设置

信笺抬头

您可以在公司信笺抬头纸上打印询价单/采购订单。在此处了解更多信息。

‘合并相同项目’ 将合并项目表中多次添加的相同项目。打印时可以看到此效果。

文档的标题可以更改。在此处了解更多信息。

特殊属性

当通过 “工具 > 下载 PDF” 按钮打印询价单时，系统会要求您选择要联系的特定供应商。在询价单的打印格式中，可以通过特殊属性访问此信息：

  • {{ doc.vendor }} 保存所选供应商 ID。
  • {{ doc.items[i].supplier_part_no }} 保存请求行项目的供应商零件编号。

在渲染标准打印预览时，将使用第一个供应商的数据。如果您想为其他供应商打印，请使用 “工具 > 下载 PDF” 按钮。

  1. 在询价单后创建供应商报价

创建询价单后，有两种方法可以从询价单生成供应商报价。

4.1 由用户创建供应商报价

  1. 打开询价单，点击 供应商报价 > 创建。

2. 选择供应商，再次点击该供应商。在此页面中，点击 ‘供应商报价’ 旁边的 +。将打开一个新的供应商报价页面，用户需要输入数量、费率并提交。

4.2 由供应商创建供应商报价

  1. 如果为供应商创建了联系人，并且该联系人关联了电子邮件地址，则在选择供应商时会自动获取联系人详情和电子邮件地址。如果尚未创建联系人和电子邮件地址，请先创建。
  2. 点击 工具 > 向供应商发送电子邮件。

如果供应商账户不存在：系统将创建供应商账户，并将详细信息发送给供应商。供应商需要点击电子邮件中的链接（密码更新）。更新密码后，供应商可以使用 ‘询价单’ 表单访问其门户。该供应商将被创建为网站用户。

如果供应商账户已存在：系统将向供应商发送询价单链接。供应商必须使用其凭据登录，才能在门户上查看询价单表单。

3. 无论哪种方式，当供应商登录时，将显示以下屏幕。供应商可以从此处向您发送报价：

供应商必须在表单上输入金额和备注（付款条款），然后点击提交。在报价部分，将显示之前的报价。 4. 提交后，ERPNext 将针对该供应商创建一个供应商报价（草稿模式）。用户需要审核供应商报价并提交。当供应商已对询价单中的所有项目进行报价时，询价单的 ‘供应商’ 表中的报价状态将更新为 ‘已收到’。

阅读供应商报价以了解更多信息。

  1. 视频
  1. 采购订单
  2. 供应商
  3. 供应商报价
  4. 报价
  5. 物料需求单

采购退货

已采购物品被退回，称为采购退货。

通过采购退货功能，您可以将产品退还给供应商。这可能是由于多种原因造成的，例如货物缺陷、质量不匹配、买方不需要该库存等。

1. 前提条件

在创建和使用采购退货之前，建议您先创建以下内容：

  • 物品
  • 采购发票

或

采购收货单

2. 如何创建采购退货

  1. 首先打开原始的采购收货单，即供应商交付物品时所依据的单据。

  1. 点击“创建 > 退货”，将打开一张新的采购收货单，其中“是否退货”选项已勾选。物品、单价和税费将显示为负数。

  1. 提交退货采购收货单后，系统将减少指定仓库中的物品数量。为了保持正确的库存估值，库存余额也将根据退回物品的原始采购单价相应增加。

  1. 在会计分类账中，“库存商品”科目将被贷记，“已收货未开票”科目将被借记。

如果启用了永续盘存制，系统还将针对仓库科目过账会计分录，以使仓库科目余额与根据库存分类账计算的库存余额保持同步。

3. 通过采购收货单退货对库存的影响

针对采购收货单创建采购退货时：

  • 原始采购收货单及其关联的任何采购订单中的退货数量会得到更新。

  • 如果100%退货，原始采购收货单的状态将更改为已发出退货：

  1. 销售退货
  2. 永续盘存制

物料申请

物料申请单是一份简单的文档，用于标识因特定原因对一组物料（产品或服务）的需求。

物料申请单可以有以下用途：

  • 采购：如果所申请的物料需要采购。
  • 物料调拨：如果所申请的物料需要从一个仓库转移到另一个仓库。
  • 物料发放：如果所申请的物料需要为某些目的（如生产）而发放。
  • 生产：如果所申请的物料需要被生产出来。
  • 委外加工：如果所申请的物料需要分包给供应商。
  • 客户提供：如果所申请的物料需要由客户提供。要了解更多信息，请访问客户提供物料页面。

要访问物料申请单列表，请前往：

首页 > 库存 > 库存交易 > 物料申请单

  1. 如何创建物料申请单
  1. 前往物料申请单列表，点击“添加物料申请单”。
  2. 输入“需求日期”。
  3. 从列表中选择合适的用途。
  4. 您可以从物料清单、销售订单或产品套装中获取物料。

5. 选择物料并设置数量。 6. 选择需要物料的仓库。 7. 您可以在此表格中为单个物料更改“需求日期”。 8. 保存并提交。

1.1 创建物料申请单的其他方式

物料申请单可以自动生成：

  • 从销售订单生成。在创建物料申请单时，用户可以选择忽略或包含预计数量。相应地，销售订单物料会被提取到物料申请单中。
  • 当仓库中物料的预计数量达到特定水平时。
  • 从您的生产计划中生成，以规划您的生产活动。

如果您的物料是库存物料，您还必须指定您期望这些物料送达的仓库。这有助于跟踪该物料的预计数量。

信息：物料申请单不是强制性的。如果您有集中采购，以便从各个部门收集此信息，那么使用它是最理想的。

1.2 状态

以下是物料申请单可能处于的状态：

  • 草稿：草稿已保存，但尚未提交到系统。
  • 已提交：文档已提交到系统。
  • 已停止：如果不再需要物料，可以停止物料申请单。
  • 已取消：完全不需要物料，申请单被取消。
  • 待处理：采购/生产正在处理中，以完成物料申请单。
  • 部分已订购：物料申请单中部分物料已创建采购订单，部分仍在处理中。
  • 已订购：物料申请单中的所有物料均已通过采购订单订购。
  • 已发放：物料已通过物料发放库存条目发放。
  • 已调拨：所需物料已通过库存条目从一个仓库转移到另一个仓库。
  • 已收货：物料已订购，并已通过采购收货单在您的仓库收到。
  1. 功能

2.1 物料表格

  • 条码：您可以使用条码跟踪物料。
  • 物料编码、名称、描述、图片和制造商将从物料主数据中获取。
  • 扫描条码：如果您有条码扫描器，可以通过扫描条码在物料表格中添加物料。阅读使用条码跟踪物料的文档以了解更多信息。
  • 计量单位、换算系数和金额将被获取。您可以更改申请物料的仓库。
  • 可以为物料设置会计详细信息，如费用科目和会计维度。
  • 分页符将在打印时在此物料之前创建分页。

2.2 设置仓库

  • 设置仓库：可选地，您可以设置所申请物料将到达的仓库。这将自动填入物料表格行中的“目标仓库”字段。

2.3 更多信息

在“作业卡”和“工单”字段中，它设置了生成物料申请单的引用来源。

2.4 打印详细信息

信笺抬头

您可以在公司的信笺抬头纸上打印物料申请单。阅读信笺抬头文档以了解更多信息。

打印文档时，物料申请单的标题也可以更改。您可以通过选择一个打印标题来实现。要创建新的打印标题，请前往：首页 > 设置 > 打印 > 打印标题。在此处了解更多信息。

2.5 条款与条件

在销售/采购交易中，可能存在某些条款和条件，供应商根据这些条款和条件向客户提供商品或服务。您可以将条款和条件应用于交易，它们将在打印文档时显示。要了解条款和条件，请点击此处

2.6 提交后

您可以创建以下单据：

  • 询价单
  • 采购订单
  • 供应商报价单

2.7 自动生成物料申请单

通过启用库存设置中的选项并在物料表单中设置级别，可以自动生成物料申请单。当库存水平低于一定数量时，设置再订购点将自动为物料创建物料申请单。

注意：

物料申请单用途“委外加工”是新添加的，目前仅存在于 ERPNext 的开发分支中。它将在下一个主要版本（即 v16）中默认存在。

委外加工物料申请单允许用户在提交后直接从物料申请单创建委外加工采购订单。

采购交易

ERPNext 中的采购交易涵盖了从供应商处获取商品或服务的各种活动。

这些交易通常包括创建采购订单以明确所需物品或服务、根据订单收货以更新库存水平，以及处理采购发票以便付款。此外，ERPNext 还支持与供应商沟通、跟踪采购历史记录，并与会计模块集成，实现无缝的财务管理。

  • 物料申请
  • 采购订单
  • 采购发票
  • 借项通知单
  • 询价请求
  • 供应商报价
  • 通过门户提交供应商报价
  • 采购退货

采购设置

ERPNext 允许您配置各种设置和配置，以帮助简化和自动化采购工作流程。

命名系列和价格默认值

1. 供应商命名方式

保存供应商时，系统会为该供应商生成一个唯一标识或名称，可用于在各种采购交易中引用该供应商。

如果未另行配置，ERPNext 会使用供应商名称作为唯一名称。如果您希望使用类似 SUPP-00001、SUPP-00002 或其他模式系列的名称来标识供应商，请将“供应商命名方式”的值选择为“命名系列”。

2. 默认供应商组

配置创建新供应商时“供应商组”的默认值。例如，如果您的多数供应商供应硬件，您可以将默认值设置为“硬件”。

3. 默认采购价格表

配置创建新采购交易时“价格表”的默认值，默认设置为“标准采购”。物料价格将从此价格表中获取。您可以通过使用字段右侧的箭头来修改“价格表”，以更改货币和国家。

4. 未提及相同价格时的操作

此设置定义了当系统遇到未提及物料相同价格的采购订单、物料需求单或其他采购交易时应采取的操作。

用户可采取两种可能的操作。

  • 停止：系统将阻止交易进行，防止用户在不指定价格的情况下继续操作。这确保所有交易都明确提及价格，避免潜在差异。
  • 警告：系统将允许交易进行，但会显示一条警告消息，提醒用户未提及相同价格。

5. 允许覆盖停止操作的角色

此设置指定哪些用户角色有权因价格差异而覆盖采购交易中的“停止”操作。

交易设置

1. 创建采购发票和收货单是否需要采购订单？

如果此选项配置为“是”，ERPNext 将阻止您直接创建采购发票或收货单，而必须先创建采购订单。

如果涉及线下订单的零售交易，则可以跳过采购订单。如果您正在接收样品物料，可以直接创建收货单以将物料收到仓库。

可以通过在供应商主数据中启用“允许无采购订单创建采购发票”复选框，为特定供应商覆盖此配置。

2. 创建采购发票是否需要收货单？

如果此选项配置为“是”，ERPNext 将阻止您创建采购发票，而必须先创建收货单。如果交易的物料是服务，则不需要收货单，您可以直接创建发票。

可以通过在供应商主数据中启用“允许无收货单创建采购发票”复选框，为特定供应商覆盖此配置。

3. 总括订单容差 (%)

您可以设置允许超出总括订单数量的百分比。例如：如果您有一个数量为 100 单位的总括订单，并且您的容差为 10%，则您最多可以订购 110 单位。

4. 项目更新频率

它指示项目总采购成本应多久更新一次。

5. 在整个采购周期内保持相同价格

如果启用此选项，ERPNext 将验证从采购订单创建的采购发票或收货单中物料价格是否发生变化，即帮助您在整个采购周期内保持相同价格。

您可以在“未保持相同价格时的操作”字段中配置系统应采取的操作：

  • 停止：ERPNext 将通过抛出验证错误来阻止您更改价格。
  • 警告：系统将允许您保存交易，但如果价格发生变化，会通过消息警告您。

注意：仅当启用了“在整个采购周期内保持相同价格”时，此字段才可见。

6. 允许物料在交易中多次添加

当此复选框未选中时，同一物料不能在同一个采购订单中多次添加。但是，您仍然可以显式更改数量。这是一个验证复选框，用于防止意外重复采购同一物料。对于特定用例（例如制造业中同一物料有多个来源的情况），可以勾选此选项。

7. 在采购发票中为拒收数量开票

如果勾选此项，则在根据采购收货单创建采购发票时，会包含拒收数量。

7.1 设置拒收物料的估价率

对于拒收物料，估价率设置为零，并且在采购收货单中不会为其创建会计分类账分录。要为拒收物料应用估价率并生成会计分录，请在采购设置中启用“设置拒收物料的估价率”选项。此选项仅在采购设置中已启用 Bill for Rejected Quantity in Purchase Invoice 时适用。

8. 根据采购发票费率设置到岸成本

如果“在整个采购周期中保持相同费率”被禁用，则此字段会显示在采购设置中。如果用户希望根据采购发票成本调整产品估值，则需要启用此选项。

工作原理

  • 以 100 的费率创建了物料 A 的采购收货单
  • 系统已按 100 的费率记入库存
  • 2 天后，用户根据上述采购收货单创建了采购发票
  • 2 天后，由于汇率变动，发票中的费率变为 150
  • 现在采购收货单的费率是 100，而采购发票的费率是 150
  • 如果您希望根据采购发票费率 (150) 调整库存，请启用“根据采购发票费率设置到岸成本”。

注意：在提交采购发票时，系统会创建重估物料估值记录以更新采购收货单的成本。用户需要等待重估物料估值完成，才能看到发票成本对库存的影响。

9. 禁用上次采购费率

这可以防止系统在创建新采购订单或交易时自动使用上次采购交易中的费率。

10. 使用交易日期汇率

在根据采购订单创建采购发票时，使用发票交易日期当天的汇率，而不是继承采购订单中的汇率。仅适用于采购发票。

分包设置

1. 分包原材料倒冲依据

  1. 物料清单 (BOM)：系统将根据成品物料清单消耗分包收货单中的原材料
  2. 已转移至分包商的物料：系统将根据针对分包订单转移的物料消耗原材料。如果没有库存转移，则在分包收货时不会消耗任何物料。

2. 自动创建分包订单

当提交已启用“是否分包”的采购订单时，系统会自动创建处于“草稿”状态的分包订单。

3. 自动创建采购收货单

当提交分包收货单时，系统会自动为服务项目创建处于“草稿”状态的采购收货单。

4. 超额转移容差 (%)

这是允许您相对于订购数量超额转移的百分比。例如：如果您订购了 100 个单位，您的容差是 10%，则您最多可以转移 110 个单位。

供应商

供应商是向您提供产品或服务的公司或个人。

要访问供应商列表，请前往：> 首页 > 采购 > 供应商 > 供应商

  1. 如何创建供应商
  1. 前往供应商列表，点击“新建”。
  2. 输入供应商名称。
  3. 选择供应商组，例如医药、五金等。
  4. 保存。

一旦您创建了供应商评分卡并进行了交易，“警告询价单、采购订单”、“阻止询价单、采购订单”等选项将可用。

  1. 功能

如果在供应商中设置了“默认”字段，如默认银行账户、默认付款条款模板等，未来交易中的字段将自动填充。

2.1 税务详情

  • 国家：如果供应商来自其他国家，您可以在此处更改。
  • 税号：供应商的税务识别号。
  • 税务类别：这与税务规则相关联。如果在此处设置了税务类别，当您选择此供应商时，相应的采购税和费用模板将被应用。此模板与税务规则关联，而税务规则又与税务类别关联。税务类别可用于对适用相同税率的供应商进行分组。例如：政府、商业等。
  • 打印语言：文档打印时使用的语言。
  • 预扣税类别：对于印度，指供应商的 TDS 类别。在此处设置类别后，它将自动带入采购发票。有关更多信息，请访问预扣税类别页面。
  • 已禁用：禁用该供应商，他们将不会显示在供应商列表中。
  • 是运输商：如果供应商提供您的运输服务，请勾选此框。如果勾选此字段，“GST 运输商 ID”字段将可见。
  • 内部供应商：如果供应商来自姐妹公司或母/子公司，请勾选此字段并选择他们代表的公司。

对于印度：

  • GST 类别：选择供应商的 GST 类别。
  • PAN：对于印度，指供应商的 PAN（永久账号）卡详细信息。

2.2 允许在没有采购订单和采购收货单的情况下创建采购发票

如果在采购设置中将“需要采购订单”或“需要采购收货单”选项配置为“是”，则可以通过在供应商主数据中启用“允许在没有采购订单的情况下创建采购发票”或“允许在没有采购收货单的情况下创建采购发票”来为特定供应商覆盖此设置。

2.3 货币和价格表

结算货币：您的供应商的货币可能与您公司的货币不同。如果您为供应商选择日元，则货币将填充为日元，并在未来的采购交易中显示汇率。

每个供应商都可以有一个默认的价格表，这样每次您以不同价格从该供应商购买新商品时，与该供应商关联的价格表也会更新。在价格表下是商品价格，您可以在采购 > 商品和定价 > 商品价格中查看价格。

如果您选择此特定供应商，则关联的价格表将被带入采购交易中。

2.4 付款条款和冻结供应商

  • 默认付款条款模板：如果在此处设置了付款条款模板，它将自动用于未来的采购交易。
  • 冻结供应商：您可以冻结来自供应商的发票、付款或两者，直到特定日期。选择“冻结类型”，如果您不选择冻结类型，ERPNext 将将其设置为“全部”。当供应商被冻结时，其状态将显示为“已冻结”。

冻结类型如下：

+ Invoices: ERPNext will not allow Purchase Invoices or Purchase Orders to be created for the supplier
+ Payments: ERPNext will not allow Payment Entries to be created for the Supplier
+ All: ERPNext will apply both hold types aboveIf you do not set a release date, <a href="https://erpnext.yuannext.com">ERPNext</a> will hold the Supplier **indefinitely**.

2.5 默认应付账款科目

添加用于支付此供应商发票的默认科目。为更多公司添加额外行，每家公司只能选择一个科目。

您可以将供应商与一个科目集成。对于所有供应商，“应付账款”科目被设置为默认的应付科目。当创建采购发票时，对供应商的应付款将记入“应付账款”科目。

如果您想自定义供应商的应付科目，您应该首先在科目表中添加一个应付科目，然后在供应商主数据中选择该应付科目。

如果您不想自定义应付科目，而是使用默认的应付科目“应付账款”，则不要在默认供应商科目表中更新任何值。

提示：默认应付科目在公司主数据中设置。如果您想设置另一个科目作为应付的默认科目，而不是“应付账款”，请前往公司主数据，并将该科目设置为“默认应付科目”。

根据您的套餐，您可以在 ERPNext 实例中添加多家公司。一个供应商可以跨多家公司使用。在这种情况下，您应在“默认应付账款”表中为供应商定义按公司划分的应付科目，即添加多行。

2.6 更多信息

您可以在此部分添加供应商的网站以及关于供应商的任何其他详细信息。如果您使用“是否冻结”选项冻结供应商，则该供应商的会计凭证将被冻结。此时，只有“会计 > 设置 > 账户设置”中“允许设置冻结账户和编辑冻结凭证的角色”所分配的角色，其凭证才能绕过“冻结”。这在供应商名称或银行信息正在修改时非常有用。

2.7 地址和联系人

ERPNext 中的联系人和地址是分开存储的，这样您可以为同一个供应商创建多个联系人和地址。保存供应商后，您将看到为该供应商创建联系人和地址的选项。

提示：当您在任意交易中选择供应商时，如果联系人的“是否主要”字段被勾选，该联系人将随供应商详细信息自动填充。

2.8 保存后

填写完所有必要详细信息后，保存文档。保存后，您将在仪表板中看到创建以下内容的选项：

  • 采购申请：针对此供应商的采购申请。
  • 供应商报价：供应商发送给您且您已提交到系统中的任何报价。
  • 采购订单：您针对此供应商创建的采购订单。
  • 采购收货：此供应商提供的、您已保存到系统中的采购收货单。
  • 采购发票：您针对此供应商创建的采购发票。
  • 付款分录：针对此供应商的采购发票的付款分录。
  • 定价规则：与此供应商关联的任何定价规则。请参阅第 2.2 节 货币与价格表 了解其工作原理。

点击“查看”按钮，您可以直接查看此供应商的会计分类账或应付账款。

还有一个按钮用于向供应商发送“发送 GST 更新提醒”。您需要先设置默认电子邮件账户。

  1. 视频
  1. 供应商报价
  2. 供应商评分卡
  3. 在物料主数据中维护供应商的物料代码