作者： Next

邮件模板

每封发送的邮件都不同，但某些邮件可以标准化，通常称为邮件模板或标准回复。

要访问邮件模板列表，请前往：

首页 > 设置 > 邮件 > 邮件模板

1. 如何创建邮件模板

  1. 前往邮件模板列表，点击新建。
  2. 为此邮件模板输入一个名称。
  3. 为此邮件模板输入一个主题。
  4. 回复是该模板中包含的标准邮件内容。
  5. 保存。

关联单据类型：（可选）与此模板关联的单据类型。

1.1 如何使用邮件模板

您可以在从 ERPNext 发送的邮件中，在文档邮件部分的“抄送、密送和邮件模板”字段中使用此邮件模板。ERPNext 将根据所选模板获取主题和回复内容。

您可以通过自定义表单为每种文档类型设置默认邮件模板。

1.2 如何获取字段名

您可以在邮件模板中使用的字段名是您发送邮件时所在文档中的字段。您可以通过自定义表单并选择文档类型（例如销售订单）来查找任何文档的字段。

1.3 使用 HTML 构建模板

有一个 Use HTML 复选框，您可以切换以从文本编辑器切换到代码编辑器。这可以更精细地控制邮件正文，并使其更容易用于 Jinja 中的循环等功能。

1.4 模板化

模板使用 Jinja 编译。要了解更多关于 Jinja 的信息，请访问此页面。

  1. 邮件账户
  2. 邮件收件箱

电子邮件账户

您可以将电子邮件帐户与 ERPNext 同步，以便从 ERPNext 发送和接收电子邮件。

您可以在 ERPNext 中管理多个传入和传出电子邮件帐户。必须至少有一个默认的传出帐户和一个默认的传入帐户。如果您使用的是 ERPNext 云服务，默认的传出电子邮件由我们设置。

要访问电子邮件帐户，请前往：

首页 > 设置 > 电子邮件帐户

  1. 前提条件

在创建电子邮件帐户之前，您需要一个电子邮件域名。但是，如果您使用的是下面列出的服务之一，则可以跳过创建电子邮件域名的步骤，然后在此处创建以进行设置

  • Gmail
  • Yahoo
  • Sparkpost
  • SendGrid
  • Outlook.com
  • Yandex.mail
  1. 如何创建电子邮件帐户
  1. 前往电子邮件帐户列表，点击“新建”。
  2. 输入包含域名的电子邮件地址。需要先创建域名才能创建电子邮件帐户。如果您要同步的电子邮件来自此处列出的某些提供商，则无需创建域名。
  3. 输入电子邮件帐户密码。
  4. 保存。如果凭据正确，电子邮件帐户将被同步。

对于某些服务（如 Gmail），您可能需要启用双重验证并使用应用专用密码。

2.1 创建电子邮件帐户时的其他选项

  1. 使用不同的电子邮件登录 ID：使用备用的电子邮件登录名和密码来访问此帐户。例如，如果您有 [email protected]，并且希望用户使用另一个电子邮件 ID 访问此电子邮件，则应勾选此复选框。收件人将看到 [email protected] 作为发件人。

  2. 等待密码：如果您代表他人创建此帐户且不知道密码，请勾选此复选框。当其他用户登录时，系统会提示他们输入密码。

  3. 对密码使用 ASCII 编码：勾选此项将对密码使用 ASCII 编码。

  4. 电子邮件帐户的配置

3.1 默认电子邮件帐户

ERPNext 默认会为多个电子邮件帐户创建模板。并非所有模板都已启用。要启用它们，您必须设置有效的电子邮件帐户详细信息。

电子邮件帐户有两种类型：传出和传入。传出电子邮件帐户使用 SMTP 服务发送电子邮件，而电子邮件则通过 IMAP 或 POP 从您的收件箱中检索。大多数电子邮件提供商（如 Gmail、Outlook 或 Yahoo）都提供这些服务。

3.2 传入电子邮件帐户

要设置传入电子邮件帐户，请勾选启用传入并设置您的 POP3 设置。如果您使用的是流行的电子邮件服务，这些设置将为您预设。

传入电子邮件提供以下选项：

  1. 使用 IMAP
  2. 使用 SSL
  3. 附件限制
  4. 默认传入：如果勾选，所有发送到您公司（例如：[email protected]）的回复都将发送到此帐户。
  5. 电子邮件同步选项：是同步所有电子邮件还是仅同步未读的电子邮件。
  6. 初始同步数量：首次同步的电子邮件数量。

通过关联电子邮件自动创建文档

此功能会在电子邮件发送到特定预配置电子邮件时创建文档。

例如，您可以将 [email protected] 链接到“问题”文档类型。完成此操作后，每当电子邮件发送到 [email protected] 时，系统将自动创建一个“问题”文档。

同样，如果您链接 [email protected]，当电子邮件发送到 [email protected] 时，系统会自动创建一个“求职者”文档。

在文档中启用自动链接功能会将电子邮件链接到文档，要了解更多信息，请点击此处。

3.4 传出电子邮件帐户

所有从系统发送的电子邮件，无论是用户联系他人、通过通知发送还是通过事务性电子邮件发送，都将通过传出电子邮件帐户发送。

要设置传出电子邮件帐户，请勾选启用传出并设置您的 SMTP 服务器设置。如果您使用的是流行的电子邮件服务，这些设置将为您预设。

传出电子邮件提供以下选项：

  1. 使用 TLS

  2. 端口

  3. 禁用 SMTP 服务器身份验证

  4. 添加签名：默认签名会附加到每封电子邮件的末尾。

  5. 默认传出：通知和批量电子邮件将通过此传出服务器发送。

  6. 始终使用帐户的电子邮件地址作为发件人：此帐户的电子邮件地址将作为传出电子邮件的发件人。

  7. 在电子邮件中发送取消订阅消息：发送一个链接，用于取消订阅从此帐户发送的电子邮件。

  8. 跟踪邮件状态：跟踪您的邮件是否已被收件人打开。请注意，如果您发送给多个收件人，即使只有一位收件人阅读了邮件，也会被视为“已打开”。

  9. 启用自动回复：如果启用，请输入自动回复消息。

  10. 将外发邮件附加到已发送文件夹：如果使用自定义邮件服务器（如 Zimbra 或 CPanel），SMTP 不会自动将邮件附加到已发送文件夹。启用此选项将确保所有邮件明确附加到邮件账户的已发送文件夹。

  11. 对外发邮件使用 SSL：使用 SSL 作为外发邮件的标准。默认端口为 465。

  12. ERPNext 如何处理回复

在 ERPNext 中，当您向联系人（如客户）发送邮件时，发件人将是发送邮件的用户。在回复至属性中，邮件地址将是默认接收账户的地址（如 [[email protected]](mailto:[email protected])）。ERPNext 会自动从接收账户中提取这些邮件，并将其标记到相关的通信记录中。

自行实施者注意：对于外发邮件，您应设置自己的 SMTP 服务器，或注册使用 SMTP 中继服务（如 mandrill.com 或 sendgrid.com），这些服务允许发送大量事务性邮件。常规邮件服务（如 Gmail）会限制您每天发送的邮件数量。

如果在配置邮件账户时遇到错误，请参考此页面。

  1. 视频
  1. 邮件收件箱
  2. 邮件摘要
  3. 自动邮件报告
  4. 发送邮件
  5. 邮件域名

邮箱域名

Email Domain 是您在 ERPNex 和其他 Frappe 应用中为电子邮件服务设置的电子邮件网络/服务账户的显示名称。

如果您使用的是此处列出的服务之一，可以直接跳转到电子邮件账户创建。

您可以在 ERPNext 中配置电子邮件域，以便轻松设置所有电子邮件账户。要找到电子邮件域设置，请前往：

首页 > 设置 > 电子邮件域

我的电子邮件域是什么？： 您可能已从互联网服务提供商或 IT 服务提供商处购买了电子邮件服务。例如，如果您通过类似 http://mail.yourcompany.com 的 URL 访问您的企业邮箱，那么 yourcompany.com 应被用作您的电子邮件域。如果您从最初输入的示例 Email Address 开始，ERPNext 会尝试从那里猜测 Email Domain。

如果您希望在 ERPNext 账户上发送和接收电子邮件，您需要正确设置一个 Email Domain。您可能正在使用 Gmail 或 Yahoo 等免费邮件服务。在这种情况下，您无需创建域，只需从列表中选择一个服务提供商即可。但是，您可能需要允许 ERPNext 访问您的 Gmail 账户。

ERPNext 会使用 example.com 创建一个模板 Email Domain 供您参考。如果您希望在 ERPNext 账户中使用新域，则应添加它。

重要提示： 如果您的实际邮件账户 ID 与稍后在 Email Account 设置中使用的工作电子邮件地址不同，则在创建不同的工作邮件账户以与您的服务通信时，您需要使用选项 Use different Email ID，并使用相关的密码！

1. 如何创建电子邮件域

  1. 前往电子邮件域列表，点击新建。

  2. 输入示例电子邮件地址。在此处输入您的企业电子邮件地址。例如，如果您的电子邮件 ID 是 [email protected]，则应输入此地址。

  3. 电子邮件服务器。这是您购买的邮件服务器或电子邮件服务的 URL。例如，可能是 mail.yourcompany.com 或 imap.yourcompany.com。

  4. 使用 IMAP。IMAP 和 POP 是大多数邮件服务器用于接收电子邮件的两种服务。如果您的电子邮件服务器允许对接收的电子邮件使用 IMAP 服务，请保持此选项选中。否则，请取消选中。

  5. 使用 SSL。如果您的邮件服务器使用 SSL（安全套接层）通信，请保持此选项选中。

我是否有 SSL？： 您可能已从 IT 服务提供商处购买了 SSL 证书，并且他们可能已为您的邮件服务器设置了 SSL。如果您在通过浏览器访问邮件服务器时使用“https”，则您可能已设置 SSL。

  1. 对出站邮件使用 SSL。如果您的邮件服务器对出站邮件使用 SSL，请启用此选项以明确对出站电子邮件使用 SSL。默认端口为 465。

  2. 将出站电子邮件附加到已发送文件夹。如果您未使用 Gmail 和类似服务提供的标准邮件服务器，您可能需要启用此选项，将所有出站电子邮件附加到电子邮件账户的收件箱中。（推荐用于 Zimbra 和 CPanel 等电子邮件服务器）。

  3. 附件限制 (MB)。您可以限制从 ERPNext 发送的电子邮件中文件附件的大小。

  4. SMTP 服务器是您电子邮件服务器的出站电子邮件服务地址。

  5. 如果您的 SMTP 服务支持 TLS 以增强安全性，请勾选使用 TLS。

  6. 默认端口。SMTP 服务通常设置在端口 25 上。如果您的电子邮件服务器设置在单独的端口号上，您可以在此处进行设置。

1.1 保存域后

一旦您点击保存，ERPNext 会验证这些设置，然后电子邮件域才会被保存。有时这可能需要几秒钟，您可能需要等待。然后，此电子邮件域将在电子邮件账户屏幕中名为“域”的下拉菜单中可用。

已输入所有内容但仍无法设置电子邮件域？

如果您已输入并验证了上述设置，但仍无法设置电子邮件域，您可以联系您账户内的 ERPNext 支持以获取帮助。

  1. 电子邮件账户
  2. 电子邮件收件箱

邮件设置

在 ERPNext 中配置电子邮件有一个流程，可以极大地增强系统内的沟通和生产力。通过配置您的电子邮件设置，您可以直接从 ERPNext 无缝发送和接收电子邮件，从而能够高效地与客户、供应商和团队成员进行通信，以保持透明度。

此外，用户可以个性化电子邮件模板、设置自动回复和安排电子邮件通知，从而提高生产力并简化 ERP 系统内的通信工作流程。

  • 电子邮件域名
  • 电子邮件账户
  • 电子邮件模板
  • 电子邮件摘要
  • 新闻简报
  • 通知
  • 自动电子邮件报告
  • 从文档发送电子邮件
  • 将电子邮件链接到文档

能源积分系统

能量点系统是一种用户参与度的游戏化机制，用于识别和激励用户在 ERPNext 中的贡献和活动。

该系统可用于跟踪每个用户的表现。

要启用能量点系统，请前往

能量点设置 > 已启用

如何使用能量点系统？

要开始使用此系统，您需要创建一些能量点规则（参见第 3 节：如何创建能量点规则？），以便用户可以根据其活动获得能量点。

什么是能量点规则？

能量点规则存储有关活动以及要分配的积分值的信息。

能量点规则包含以下字段：

字段 描述
参考单据类型 您要应用规则的文档类型，例如任务、待办事项、问题等。
针对文档事件 选项：保存、提交、取消和自定义。注意： 如果选择了“自定义”选项，则“条件”字段变为必填项
积分 要分配的积分。
将积分分配给已分配用户 如果勾选，分配给参考文档的用户将获得相应积分。例如，如果用户 Santosh 和 Albert 被分配了特定任务，那么当文档满足条件时，两人都将获得积分
用户字段 从中选择用户的字段，例如可以使用 Resolved By、Modified By、Owner 等。如果选择了 Modified By，则最后一个满足文档条件的用户将获得积分。
乘数字段 存储乘数值的字段。此字段可以接受数字和小数值，这些值将与规则中定义的积分相乘。例如：2（乘数）* 10（规则中设置的积分）= 20 积分
条件 积分分配的条件。例如：doc.status == 'Closed'。上述条件将检查文档中的 status 字段是否为“已关闭”，如果是，则积分将分配给该用户。
仅应用一次 该规则将仅对每个文档应用一次。

如何创建能量点规则？

搜索 能量点规则 > 创建新的能量点规则

请看以下示例规则：

上面的截图是 问题关闭 的规则。因此，当任何用户关闭问题时，他/她将获得 10 积分奖励。

其他情况可以类似地处理。

假设您想创建一个规则，当用户完成任务时获得积分，您可以通过创建以下规则来实现：

功能特性

4.1 自动积分分配

根据创建的能量点规则，当用户完成使用能量点系统跟踪的活动时，他们将自动获得积分。

4.2 评审系统

评审系统可用于“赞赏”或“批评”某人的工作，请查看以下 GIF 了解评审过程。

对于评审，用户需要拥有评审积分，这些积分可以由系统管理员通过 能量点设置 分配。

您还可以从“能量点设置”中设置自动评审积分分配：

4.3 排行榜

前往社交主页 > 排行榜（侧边导航栏）

排行榜显示用户在组织中的排名。

  1. 里程碑跟踪

报告中的信头

在报表中，信笺抬头是从公司主数据中获取的。

为了确保报表中能正确获取公司的信笺抬头，请确保您已在公司主数据中更新了默认信笺抬头。

探索 > 会计 > 公司

在公司主数据中，如果没有设置默认信笺抬头，则报表中会获取已勾选“默认”字段的信笺抬头。

如果您在单个 ERPNext 账户中管理多个公司，请确保在每个公司的主数据中都设置了默认信笺抬头。

在公司主数据中更新信笺抬头后，请刷新您的 ERPNext 账户，然后检查报表的打印格式。

删除自定义报表

ERPNext 拥有多种类型的报表，可以根据用户需求进行自定义。

如果需要删除某个自定义报表，可以通过以下步骤实现。请注意，此操作仅适用于自定义报表，不适用于标准报表。

步骤 1：进入报表列表

在超级搜索栏中，输入并选择“报表列表”选项。

步骤 2：从列表中删除报表

报表列表将包含您账户中的所有标准报表和自定义报表。您可以直接在列表中选择要删除的自定义报表，然后点击操作菜单中的删除图标。

或者，您可以打开该报表，然后从文件菜单中删除它。

制作自定义报告

ERPNext 中有三种类型的报表。

1. 报表生成器

报表生成器是 ERPNext 内置的报表自定义工具。它允许您定义表单中要添加到报表的特定字段。您还可以设置所需的筛选条件、排序方式，并为报表指定首选名称。

2. 查询报表

查询报表是用 SQL 编写的，它从账户数据库中提取值并在报表中显示。虽然 SQL 查询可以从前端（如 HTML）编写，但 ERPNext 云用户已受到限制。这是因为它允许没有特定报表访问权限的用户直接从数据库获取数据。

请查看库存模块中的“待收货采购订单”报表，作为查询报表的示例。点击此处了解如何创建查询报表。

3. 脚本报表

脚本报表是用 Python 编写的并存储在服务器端。这些是涉及逻辑和计算的复杂报表。由于这些报表是在服务器端编写的，因此无法从托管账户进行自定义。

请查看会计模块中的“财务分析”报表，作为脚本报表的示例。点击此处了解如何创建脚本报表。

> 注意：动态筛选器在脚本报表和查询报表中可用，但在报表生成器中不可用。

使用预制报表

很多时候，在生成处理大量数据的报告时，比如一整年的总账报告，你可能会遇到以下错误信息：请求超时。这是因为需要处理和展示在报告页面上的数据量很大，但服务器资源不足，从而导致超时。

为了更好地处理此类报告，ERPNext 提供了预生成报告（自 v11 版本起）。当报告被设置为预生成报告时，它会通过后台任务生成，一旦准备就绪，用户即可查看。

设置预生成报告的步骤

  1. 前往页面和报告的角色权限设置。
  2. 在“设置角色为”字段中，选择 报告。
  3. 在“报告”字段中，选择你想要启用/禁用预生成报告的报告。
  4. 使用 禁用预生成报告 复选框来启用/禁用预生成报告。如果勾选了该选项，则所选报告的预生成报告选项将被禁用。
  5. 点击 更新。

如何使用预生成报告

  1. 打开所述报告（例如总账），并应用所有需要的筛选条件。
  2. 如果该报告启用了预生成报告选项，你会看到一个 生成报告 按钮。点击该按钮。
  3. 你会在屏幕右下角看到一条通知：“报告已启动。你可以在此处跟踪其状态”。
  4. 你可以等待在当前屏幕，或者点击上述消息中的此处，打开该报告的页面。这将打开一个报告的新页面： 如你所见，报告页面的状态显示为“已排队”。一旦报告准备就绪，你会看到一个 显示报告 按钮，点击即可查看报告：
  5. 由于预生成报告也是一个文档类型，要查看预生成报告列表，你可以使用角色权限管理器来授予相应的访问权限。