作者： Next

采购设置

ERPNext 允许您配置各种设置和配置，以帮助简化和自动化采购工作流程。

命名系列和价格默认值

1. 供应商命名方式

保存供应商时，系统会为该供应商生成一个唯一标识或名称，可用于在各种采购交易中引用该供应商。

如果未另行配置，ERPNext 会使用供应商名称作为唯一名称。如果您希望使用类似 SUPP-00001、SUPP-00002 或其他模式系列的名称来标识供应商，请将“供应商命名方式”的值选择为“命名系列”。

2. 默认供应商组

配置创建新供应商时“供应商组”的默认值。例如，如果您的多数供应商供应硬件，您可以将默认值设置为“硬件”。

3. 默认采购价格表

配置创建新采购交易时“价格表”的默认值，默认设置为“标准采购”。物料价格将从此价格表中获取。您可以通过使用字段右侧的箭头来修改“价格表”，以更改货币和国家。

4. 未提及相同价格时的操作

此设置定义了当系统遇到未提及物料相同价格的采购订单、物料需求单或其他采购交易时应采取的操作。

用户可采取两种可能的操作。

  • 停止：系统将阻止交易进行，防止用户在不指定价格的情况下继续操作。这确保所有交易都明确提及价格，避免潜在差异。
  • 警告：系统将允许交易进行，但会显示一条警告消息，提醒用户未提及相同价格。

5. 允许覆盖停止操作的角色

此设置指定哪些用户角色有权因价格差异而覆盖采购交易中的“停止”操作。

交易设置

1. 创建采购发票和收货单是否需要采购订单？

如果此选项配置为“是”，ERPNext 将阻止您直接创建采购发票或收货单，而必须先创建采购订单。

如果涉及线下订单的零售交易，则可以跳过采购订单。如果您正在接收样品物料，可以直接创建收货单以将物料收到仓库。

可以通过在供应商主数据中启用“允许无采购订单创建采购发票”复选框，为特定供应商覆盖此配置。

2. 创建采购发票是否需要收货单？

如果此选项配置为“是”，ERPNext 将阻止您创建采购发票，而必须先创建收货单。如果交易的物料是服务，则不需要收货单，您可以直接创建发票。

可以通过在供应商主数据中启用“允许无收货单创建采购发票”复选框，为特定供应商覆盖此配置。

3. 总括订单容差 (%)

您可以设置允许超出总括订单数量的百分比。例如：如果您有一个数量为 100 单位的总括订单，并且您的容差为 10%，则您最多可以订购 110 单位。

4. 项目更新频率

它指示项目总采购成本应多久更新一次。

5. 在整个采购周期内保持相同价格

如果启用此选项，ERPNext 将验证从采购订单创建的采购发票或收货单中物料价格是否发生变化，即帮助您在整个采购周期内保持相同价格。

您可以在“未保持相同价格时的操作”字段中配置系统应采取的操作：

  • 停止：ERPNext 将通过抛出验证错误来阻止您更改价格。
  • 警告：系统将允许您保存交易，但如果价格发生变化，会通过消息警告您。

注意：仅当启用了“在整个采购周期内保持相同价格”时，此字段才可见。

6. 允许物料在交易中多次添加

当此复选框未选中时，同一物料不能在同一个采购订单中多次添加。但是，您仍然可以显式更改数量。这是一个验证复选框，用于防止意外重复采购同一物料。对于特定用例（例如制造业中同一物料有多个来源的情况），可以勾选此选项。

7. 在采购发票中为拒收数量开票

如果勾选此项，则在根据采购收货单创建采购发票时，会包含拒收数量。

7.1 设置拒收物料的估价率

对于拒收物料，估价率设置为零，并且在采购收货单中不会为其创建会计分类账分录。要为拒收物料应用估价率并生成会计分录，请在采购设置中启用“设置拒收物料的估价率”选项。此选项仅在采购设置中已启用 Bill for Rejected Quantity in Purchase Invoice 时适用。

8. 根据采购发票费率设置到岸成本

如果“在整个采购周期中保持相同费率”被禁用，则此字段会显示在采购设置中。如果用户希望根据采购发票成本调整产品估值，则需要启用此选项。

工作原理

  • 以 100 的费率创建了物料 A 的采购收货单
  • 系统已按 100 的费率记入库存
  • 2 天后，用户根据上述采购收货单创建了采购发票
  • 2 天后，由于汇率变动，发票中的费率变为 150
  • 现在采购收货单的费率是 100，而采购发票的费率是 150
  • 如果您希望根据采购发票费率 (150) 调整库存，请启用“根据采购发票费率设置到岸成本”。

注意：在提交采购发票时，系统会创建重估物料估值记录以更新采购收货单的成本。用户需要等待重估物料估值完成，才能看到发票成本对库存的影响。

9. 禁用上次采购费率

这可以防止系统在创建新采购订单或交易时自动使用上次采购交易中的费率。

10. 使用交易日期汇率

在根据采购订单创建采购发票时，使用发票交易日期当天的汇率，而不是继承采购订单中的汇率。仅适用于采购发票。

分包设置

1. 分包原材料倒冲依据

  1. 物料清单 (BOM)：系统将根据成品物料清单消耗分包收货单中的原材料
  2. 已转移至分包商的物料：系统将根据针对分包订单转移的物料消耗原材料。如果没有库存转移，则在分包收货时不会消耗任何物料。

2. 自动创建分包订单

当提交已启用“是否分包”的采购订单时，系统会自动创建处于“草稿”状态的分包订单。

3. 自动创建采购收货单

当提交分包收货单时，系统会自动为服务项目创建处于“草稿”状态的采购收货单。

4. 超额转移容差 (%)

这是允许您相对于订购数量超额转移的百分比。例如：如果您订购了 100 个单位，您的容差是 10%，则您最多可以转移 110 个单位。

供应商

供应商是向您提供产品或服务的公司或个人。

要访问供应商列表，请前往：> 首页 > 采购 > 供应商 > 供应商

  1. 如何创建供应商
  1. 前往供应商列表，点击“新建”。
  2. 输入供应商名称。
  3. 选择供应商组，例如医药、五金等。
  4. 保存。

一旦您创建了供应商评分卡并进行了交易，“警告询价单、采购订单”、“阻止询价单、采购订单”等选项将可用。

  1. 功能

如果在供应商中设置了“默认”字段，如默认银行账户、默认付款条款模板等，未来交易中的字段将自动填充。

2.1 税务详情

  • 国家：如果供应商来自其他国家，您可以在此处更改。
  • 税号：供应商的税务识别号。
  • 税务类别：这与税务规则相关联。如果在此处设置了税务类别，当您选择此供应商时，相应的采购税和费用模板将被应用。此模板与税务规则关联，而税务规则又与税务类别关联。税务类别可用于对适用相同税率的供应商进行分组。例如：政府、商业等。
  • 打印语言：文档打印时使用的语言。
  • 预扣税类别：对于印度，指供应商的 TDS 类别。在此处设置类别后，它将自动带入采购发票。有关更多信息，请访问预扣税类别页面。
  • 已禁用：禁用该供应商，他们将不会显示在供应商列表中。
  • 是运输商：如果供应商提供您的运输服务，请勾选此框。如果勾选此字段，“GST 运输商 ID”字段将可见。
  • 内部供应商：如果供应商来自姐妹公司或母/子公司，请勾选此字段并选择他们代表的公司。

对于印度：

  • GST 类别：选择供应商的 GST 类别。
  • PAN：对于印度，指供应商的 PAN（永久账号）卡详细信息。

2.2 允许在没有采购订单和采购收货单的情况下创建采购发票

如果在采购设置中将“需要采购订单”或“需要采购收货单”选项配置为“是”，则可以通过在供应商主数据中启用“允许在没有采购订单的情况下创建采购发票”或“允许在没有采购收货单的情况下创建采购发票”来为特定供应商覆盖此设置。

2.3 货币和价格表

结算货币：您的供应商的货币可能与您公司的货币不同。如果您为供应商选择日元，则货币将填充为日元，并在未来的采购交易中显示汇率。

每个供应商都可以有一个默认的价格表，这样每次您以不同价格从该供应商购买新商品时，与该供应商关联的价格表也会更新。在价格表下是商品价格，您可以在采购 > 商品和定价 > 商品价格中查看价格。

如果您选择此特定供应商，则关联的价格表将被带入采购交易中。

2.4 付款条款和冻结供应商

  • 默认付款条款模板：如果在此处设置了付款条款模板，它将自动用于未来的采购交易。
  • 冻结供应商：您可以冻结来自供应商的发票、付款或两者，直到特定日期。选择“冻结类型”，如果您不选择冻结类型，ERPNext 将将其设置为“全部”。当供应商被冻结时，其状态将显示为“已冻结”。

冻结类型如下：

+ Invoices: ERPNext will not allow Purchase Invoices or Purchase Orders to be created for the supplier
+ Payments: ERPNext will not allow Payment Entries to be created for the Supplier
+ All: ERPNext will apply both hold types aboveIf you do not set a release date, <a href="https://erpnext.yuannext.com">ERPNext</a> will hold the Supplier **indefinitely**.

2.5 默认应付账款科目

添加用于支付此供应商发票的默认科目。为更多公司添加额外行，每家公司只能选择一个科目。

您可以将供应商与一个科目集成。对于所有供应商，“应付账款”科目被设置为默认的应付科目。当创建采购发票时，对供应商的应付款将记入“应付账款”科目。

如果您想自定义供应商的应付科目，您应该首先在科目表中添加一个应付科目，然后在供应商主数据中选择该应付科目。

如果您不想自定义应付科目，而是使用默认的应付科目“应付账款”，则不要在默认供应商科目表中更新任何值。

提示：默认应付科目在公司主数据中设置。如果您想设置另一个科目作为应付的默认科目，而不是“应付账款”，请前往公司主数据，并将该科目设置为“默认应付科目”。

根据您的套餐，您可以在 ERPNext 实例中添加多家公司。一个供应商可以跨多家公司使用。在这种情况下，您应在“默认应付账款”表中为供应商定义按公司划分的应付科目，即添加多行。

2.6 更多信息

您可以在此部分添加供应商的网站以及关于供应商的任何其他详细信息。如果您使用“是否冻结”选项冻结供应商，则该供应商的会计凭证将被冻结。此时，只有“会计 > 设置 > 账户设置”中“允许设置冻结账户和编辑冻结凭证的角色”所分配的角色，其凭证才能绕过“冻结”。这在供应商名称或银行信息正在修改时非常有用。

2.7 地址和联系人

ERPNext 中的联系人和地址是分开存储的，这样您可以为同一个供应商创建多个联系人和地址。保存供应商后，您将看到为该供应商创建联系人和地址的选项。

提示：当您在任意交易中选择供应商时，如果联系人的“是否主要”字段被勾选，该联系人将随供应商详细信息自动填充。

2.8 保存后

填写完所有必要详细信息后，保存文档。保存后，您将在仪表板中看到创建以下内容的选项：

  • 采购申请：针对此供应商的采购申请。
  • 供应商报价：供应商发送给您且您已提交到系统中的任何报价。
  • 采购订单：您针对此供应商创建的采购订单。
  • 采购收货：此供应商提供的、您已保存到系统中的采购收货单。
  • 采购发票：您针对此供应商创建的采购发票。
  • 付款分录：针对此供应商的采购发票的付款分录。
  • 定价规则：与此供应商关联的任何定价规则。请参阅第 2.2 节 货币与价格表 了解其工作原理。

点击“查看”按钮，您可以直接查看此供应商的会计分类账或应付账款。

还有一个按钮用于向供应商发送“发送 GST 更新提醒”。您需要先设置默认电子邮件账户。

  1. 视频
  1. 供应商报价
  2. 供应商评分卡
  3. 在物料主数据中维护供应商的物料代码

供应商分组

供应商组是对某些方面相似的供应商进行的聚合。

供应商可能与承包商或分包商有所区别，后者通常为交付物提供专业化的输入。供应商也被称为供货商。根据所供应的商品和产品，供应商有不同的类型。

ERPNext 允许您创建自己的供应商类别。这些类别被称为供应商组。例如，如果您的供应商主要是制药公司和快速消费品分销商，您可以为他们创建一个新的供应商组，并相应地命名这些组。

要访问供应商组，请前往：

首页 采购 > 供应商 > 供应商组

1. 前提条件

在创建和使用供应商组之前，建议您先创建以下内容：

  • 供应商

2. 如何创建供应商组

  1. 前往供应商组列表，点击“新建”。
  2. 为您的新供应商类别输入一个名称。
  3. 您可以为该供应商组设置一个父级供应商组。
  4. 勾选“是组”复选框将使其成为父级供应商组。
  5. 您还可以为供应商组分配一个默认的付款条款模板。这在您的所有硬件供应商都要求在销售订单时支付一半款项，发货后支付另一半的情况下非常有用。
  6. 保存。

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您可以根据 ERPNext 中提供的多种选项对供应商进行分类。从给定的选项中选择，例如分销商、电气、硬件、本地、制药、原材料、服务等。将供应商分类为不同类型有助于会计和付款处理。

3. 供应商组树形结构

您还可以以树形层次结构的形式构建供应商组，类似于会计科目表。

要查看树形结构，请点击侧边栏中的 树形。要返回列表视图，只需选择：菜单 > 查看列表。

通过新的用户权限设置，您现在可以应用基于层次结构的权限。也就是说，如果用户被允许查看供应商组的父节点，他/她自动就有资格查看该父节点的子节点。

例如，在上图中，假设为用户应用了查看“分销商”文档的权限。那么该用户也会被允许查看其子节点，如“图书分销商”、“电子分销商”等。

  1. 供应商

采购模块简介

ERPNext 中的采购模块旨在管理采购流程并优化供应商关系。

  • 询价单 (RFQ)：评估供应商的报价，以便做出明智的采购决策。
  • 供应商管理：维护供应商的详细记录，包括联系方式、条款和绩效指标。
  • 采购订单：创建并跟踪采购订单，确保及时准确地完成订单。
  • 采购发票：处理和管理供应商发票，包括付款处理。
  • 库存管理：更新库存水平并管理库存补货。

采购模块帮助企业简化采购活动、控制采购成本并加强供应商关系。

观看此 Frappe School 采购课程以了解更多信息。

将资产从库存项转移至固定资产项

问题： 我们已将资产物料添加为库存/消耗品物料。如何将此物料移至固定资产登记簿，以便对其应用折旧？

答案： 要在 ERPNext 中将库存或消耗品物料移至固定资产登记簿，请按照以下步骤操作：

  1. 创建固定资产物料：

    • 前往“物料”列表并创建一个新物料，确保将其类型设置为“固定资产”。
    • 确保填写与折旧和资产管理相关的详细信息。

  2. 从现有物料创建固定资产：

    • 导航到“资产”模块。
    • 点击“新建”以创建新的固定资产记录。
    • 输入资产的详细信息，包括其资产类型以及来自库存/消耗品物料的物料编码。

  3. 更新资产详细信息：

    • 在固定资产记录中，更新购买日期、购买金额以及其他相关信息。
    • 如果需要应用折旧，请相应设置折旧规则。

  4. 将库存转移至资产：

    • 如果物料已在库存中，您需要调整库存并记录转移：

      • 创建库存盘点或库存条目以调整库存。
      • 如有需要，将物料从库存移至固定资产科目。

  5. 设置折旧：

    • 前往固定资产模块中的“折旧计划”。
    • 根据公司政策为资产创建折旧计划。

进行这些更改时，请务必遵循公司的会计和库存政策。

资产报表

1. 资产折旧分类账

此报表显示所选日期范围内所有资产的购置金额、已折旧金额和累计折旧总额。它还显示资产的当前价值和当前折旧状态。

2. 资产折旧与余额

ERPNext 中的资产折旧与余额报表提供了指定期间内资产价值、成本和折旧的详细概览。它允许用户跟踪资产财务状况、评估折旧并计算资产净值。具有按资产或资产类别分组、灵活筛选和实时数据检索等功能。

2.1 按资产类别分组

2.2 按资产分组

3. 固定资产登记簿

固定资产登记簿提供了有关资产当前状态的所有详细信息的统一视图。固定资产登记簿跟踪您已创建的所有固定资产。这不仅包括您当前拥有的资产，还包括已处置的资产。

基于折旧的记录类型：

  • ** 在库：您当前拥有的所有资产均属于此类别。
  • ** 已处置：所有已出售或报废的资产均属于此类别。

4. 资产活动

资产活动报表让您在一个位置查看资产经历的所有活动。

报废资产

当资产不再可用时，即进行报废处理。

您可以随时在资产记录中使用“报废资产”按钮来报废资产。系统会要求输入报废日期。然后，资产将在该日期以追溯生效的方式报废。

报废日期不能早于购买日期，也不能晚于当前日期。此外，如果已过账折旧分录，则资产只能在最后一个折旧日期之后报废，而不能在此之前报废。在这种情况下，需要先手动取消折旧分录，然后才能进行报废。

公司中提到的“资产处置损益账户”将按资产的当前价值（折旧后）进行借记。

如果您报废一项资产，将创建一张日记账分录：

报废后，您还可以使用资产主数据中的“恢复资产”按钮来恢复该资产。

出售资产

要出售一项资产，请打开该资产记录并点击出售资产按钮。这将带你进入一张销售发票。在销售发票中，输入客户和付款到期日等详细信息。

提交销售发票后，将进行以下会计分录：

  • “应收账款科目”（债务人）将按销售金额借记。
  • “固定资产科目”将按资产的购买金额贷记。
  • “累计折旧科目”将按截至目前的累计折旧金额借记。
  • “资产处置损益科目”将根据收益/损失金额进行贷记或借记。收益/损失科目可以在公司记录中设置。

  1. 资产价值调整
  2. 购买资产

资产资本化

资产资本化是一种交易，用于将库存物料或现有资产合并成一个新的复合资产，并将所有相关成本资本化。

示例场景

一家公司正在建设一条新的生产线。该生产线包括：

  • 传送带（库存物料）
  • 工业电机（库存物料）
  • 控制面板（库存物料）
  • 安装费用（服务费用）

公司不想单独跟踪这些项目，而是希望创建一个名为 “生产线 – A厂” 的单一资产，并将所有组件和服务成本资本化为一个复合资产。

资产资本化允许您：

  • 将多个库存物料合并为一个资产
  • 将服务和安装成本资本化
  • 将多个现有资产合并为一个新资产
  • 自动生成正确的会计分录

要访问资产资本化功能，请前往：

首页 > 资产 > 维护 > 资产资本化

1. 将库存物料转换为新的复合资产

当从库存物料构建新资产时使用此功能。

1.1 步骤

  • 前往资产资本化并点击新建。
  • 选择目标资产（新的复合资产）。
  • 根据需要更新：
    • 命名系列
    • 公司
    • 财务账簿
    • 过账日期
  • 在消耗的库存物料表中：
    • 添加库存物料
    • 选择数量和仓库
  • 点击保存并提交。
  • 打开新创建的资产。
  • 设置折旧详情（如适用）。
  • 提交资产。

1.2 会计影响

  • 消耗的库存物料将从所选仓库中减少所选数量，并且仓库库存账户将按发出的库存价值金额贷记。
  • 系统将首先检查目标资产是否处于在建工程（CWIP）状态。如果是，则在建工程账户将按总价值借记。
  • 提交目标资产后，在建工程账户将被贷记，相应的固定资产账户将被借记。

2. 转换库存物料并资本化服务费用

此场景包括与服务相关的成本。

2.1 步骤

除了消耗的库存物料外，还需添加：

  • 服务费用
  • 相应的费用账户

2.2 会计影响

  • 服务费用账户被贷记。
  • 总资产价值包括：
    • 库存物料价值
    • 服务费用

所有成本一起资本化。

3. 将现有资产转换为新的复合资产

当多个资产合并为一个时使用此功能。

3.1 步骤

  • 创建一个新的资产资本化。
  • 选择目标资产。
  • 根据需要调整公司、财务账簿和过账日期。
  • 在消耗的资产表中添加资产。
  • 点击保存并提交。
  • 设置新资产的折旧详情。
  • 提交资产。

3.2 会计影响

提交时：

  • 消耗的资产折旧至过账日期。
  • 自动创建折旧日记账分录。
  • 资产状态更改为已资本化。
  • 消耗资产的固定资产账户被贷记。
  • 如果使用在建工程（CWIP）：
    • 在建工程最初被借记。
    • 最终提交时，在建工程被贷记，固定资产账户被借记。

4. 提交后

完成资产资本化后：

  • 库存数量减少。
  • 折旧分录（如需要）已过账。
  • 自动创建总账分录。
  • 新的复合资产即可开始折旧。