询价单

询价单是组织向一个或多个供应商发送的，要求提供商品报价的文档。

要访问询价单，请打开“采购”工作区，在“报表与主数据” > “采购”下，点击“询价单”。

  1. 前提条件

在创建和使用询价单之前，建议您先创建以下内容：

  • 供应商
  • 物料
  1. 如何创建询价单

  1. 前往询价单列表，点击“+ 添加询价单”。

  2. 输入需求日期，即您需要所请求物料的日期。

  3. 在“供应商”列表中填写可能的供应商。
    如果您设置了联系人和电子邮件地址，这些信息稍后可用于通过电子邮件发送询价单，并授予供应商门户的访问权限。

  4. 在下一个表格中，输入所需的物料及其计量单位和数量，以及目标仓库。

  5. 如果物料未启用维护库存，则仓库可以留空。

  6. 如果您想通过电子邮件将询价单发送给供应商，您可以创建一个电子邮件模板并在此处选择它。在模板中，您可以使用特殊变量来获取供应商特定数据：

    1. {{ update_password_link }}：一个链接，您的供应商可以通过该链接设置新密码以登录您的门户。
    2. {{ portal_link }}：指向您供应商门户中此询价单的链接。
    3. {{ supplier_name }}：您供应商的公司名称。
    4. {{ contact.salutation }} {{ contact.last_name }}：您供应商的联系人。
    5. {{ user_fullname }}：您的全名。

    除此之外，您还可以访问此询价单中的所有值，例如 {{ message_for_supplier }} 或 {{ terms }}。

  7. 您可以使用“预览电子邮件”按钮查看特定供应商收到的电子邮件样式。

8. 如果您想向供应商发送更多附件，可以勾选
发送附件复选框。这将把附加到询价单的每个文件作为附件添加到发送给每个供应商的电子邮件中。 9. 完成后，将询价单保存为草稿。 10. 准备就绪后，您可以提交询价单。这将触发向每个已启用发送电子邮件的供应商发送电子邮件。

询价单也可以从已提交的物料申请单创建。创建询价单后，您可以打印并向供应商发送包含您输入的所有相关详细信息的PDF。您还可以在ERPNext中直接获取他们的回复（供应商报价），请参阅第4.1节“用户提交的供应商报价”。但是，对于大量物料，您的供应商可能更习惯使用Excel表格等。

  1. 功能特性

3.1 从…获取物料

物料表中的物料可以从其他文档中获取。选项包括：物料申请单、商机和潜在供应商。

  • 物料申请单：物料将从您选择的已提交物料申请单中获取。可以通过匹配关键词搜索物料申请单，也可以选择日期范围来筛选物料申请单。
  • 商机：物料将从已保存的商机中获取。此处也可以选择日期范围。
  • 潜在供应商：选择一个潜在供应商。如果您有针对该供应商的任何已提交物料申请单，则可以从中获取物料。

3.2 获取供应商

您也可以使用“获取供应商”按钮来获取供应商，而无需手动在表格中输入。当您点击工具 > 获取供应商时，您将看到“获取供应商方式”字段。有两种获取供应商的选项：按标签或按分组。

  • 按标签：通过搜索栏搜索“标签类别”。您必须首先在此处创建标签，并在采购模块中将其分配给供应商。然后您可以选择“按标签”。点击“添加所有供应商”后，具有匹配标签的供应商将被获取。
  • 按分组：选择“供应商分组”，并选择需要添加供应商的供应商分组。例如，如果您选择“硬件”，则所有硬件供应商都将被添加，以便您可以从他们所有人那里获取报价。

在供应商表格中，展开带有倒三角的行，您将看到“下载PDF”选项，点击后将打开询价单的PDF文件。

当您点击工具 > 链接到物料申请单时，它会将询价单链接到可用的物料申请单。询价单和物料申请单中的物料应相同。

现在，当询价单保存后，您可以在仪表盘中看到它已链接到物料申请单。如果存在多个具有相同物料的物料申请单，则将链接到最新的物料申请单。

3.5 条款与条件

在销售/采购交易中，可能存在某些条款和条件，供应商根据这些条款和条件向客户提供商品或服务。您可以将条款和条件应用于交易，它们将在打印文档时显示。要了解条款和条件，请点击此处

3.6 打印设置

信笺抬头

您可以在公司信笺抬头纸上打印询价单/采购订单。在此处了解更多信息。

‘合并相同项目’ 将合并项目表中多次添加的相同项目。打印时可以看到此效果。

文档的标题可以更改。在此处了解更多信息。

特殊属性

当通过 “工具 > 下载 PDF” 按钮打印询价单时，系统会要求您选择要联系的特定供应商。在询价单的打印格式中，可以通过特殊属性访问此信息：

  • {{ doc.vendor }} 保存所选供应商 ID。
  • {{ doc.items[i].supplier_part_no }} 保存请求行项目的供应商零件编号。

在渲染标准打印预览时，将使用第一个供应商的数据。如果您想为其他供应商打印，请使用 “工具 > 下载 PDF” 按钮。

  1. 在询价单后创建供应商报价

创建询价单后，有两种方法可以从询价单生成供应商报价。

4.1 由用户创建供应商报价

  1. 打开询价单，点击 供应商报价 > 创建。

2. 选择供应商，再次点击该供应商。在此页面中，点击 ‘供应商报价’ 旁边的 +。将打开一个新的供应商报价页面，用户需要输入数量、费率并提交。

4.2 由供应商创建供应商报价

  1. 如果为供应商创建了联系人，并且该联系人关联了电子邮件地址，则在选择供应商时会自动获取联系人详情和电子邮件地址。如果尚未创建联系人和电子邮件地址，请先创建。
  2. 点击 工具 > 向供应商发送电子邮件。

如果供应商账户不存在：系统将创建供应商账户，并将详细信息发送给供应商。供应商需要点击电子邮件中的链接（密码更新）。更新密码后，供应商可以使用 ‘询价单’ 表单访问其门户。该供应商将被创建为网站用户。

如果供应商账户已存在：系统将向供应商发送询价单链接。供应商必须使用其凭据登录，才能在门户上查看询价单表单。

3. 无论哪种方式，当供应商登录时，将显示以下屏幕。供应商可以从此处向您发送报价：

供应商必须在表单上输入金额和备注（付款条款），然后点击提交。在报价部分，将显示之前的报价。 4. 提交后，ERPNext 将针对该供应商创建一个供应商报价（草稿模式）。用户需要审核供应商报价并提交。当供应商已对询价单中的所有项目进行报价时，询价单的 ‘供应商’ 表中的报价状态将更新为 ‘已收到’。

阅读供应商报价以了解更多信息。

  1. 视频
  1. 采购订单
  2. 供应商
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  4. 报价
  5. 物料需求单

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